Assistenz der Geschäftsführung (M/W/D)

Elma Schmidbauer GmbH; Singen (Hohentwiel); Presencial; EUR 50.000 - 76.000; Jornada completa

Ventajas ofrecidas por este puesto de trabajo

Spannende Herausforderungen

Marktführer in Reinigungstechnologie

Flexible Arbeitszeitmodelle

Descripción de la vacante

Elma Schmidbauer GmbH in Singen sucht eine erfahrene Assistenz der Geschäftsführung. Sie koordinieren zentrale Themen, organisieren Termine, Protokolle und Präsentationen und unterstützen die Geschäftsführung eigenverantwortlich.

Ihre Aufgaben umfassen Reiseplanung, Organisation von Events sowie interne und externe Kommunikation. Sie bringen kaufmännische Ausbildung oder Studium, mehrjährige Sekretariats-Erfahrung, analytische Fähigkeiten und ausgeprägte Kommunikationsstärke mit.

Formación

• Kaufmännische Ausbildung oder betriebswirtschaftliches Studium erfolgreich abgeschlossen.
• Berufserfahrung im Sekretariat oder Assistenz bevorzugt in Mittelstand.
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit in Deutsch und Englisch, strukturiertes Arbeiten.
• Proaktive, eigenständige Arbeitsweise mit Priorisierung.

Responsabilidades

• Korrespondenz, Terminvereinbarungen, Präsentationen, Protokolle – eigenständig.
• Reiseplanung und -organisation für Gesellschafter/Leitung.
• Events, Meetings und Firmenevents koordinieren und begleiten.
• Unterstützung der Geschäftsführung bei Projekten und Business Development.
• Vertragsverwaltung und Dokumentenmanagement; Social-Sponsoring koordinieren.

Conocimientos

Kaufmännische Ausbildung oder betriebs

Organisationstalent

Analytisches Denken

Kommunikationsstärke

Empathie

Diskretion

Loyality

Digitale Affinität & KI

Educación

Kaufmännische Ausbildung oder betriebswirtschaftliches Studium

Herramientas

MS-Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)

Descripción del empleo

Was uns antreibt? Die Leidenschaft für höchste Reinheit. Wir sind ein dynamisches Familienunternehmen, das seit über 75 Jahren nun schon in dritter Generation innovative Ultraschall- und Dampfreinigungstechnologien an Kunden in über 80 Länder dieser Welt liefert. Mehr als 290 Mitarbeiter entwickeln, fertigen und vertreiben mit hoher Kompetenz maßgeschneiderte Lösungen zur industriellen Präzisionsreinigung in verschiedenen Hightech-Branchen mit hohen Reinheitsanforderungen. Eine weitsichtige Unternehmens- sowie eine nachhaltige Produktpolitik bilden dabei die Basis unseres Erfolgs, die wir gemeinsam mit unseren motivierten Mitarbeitern umsetzen.

Für unseren Firmenstandort in Singen suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine erfahrene und engagierte

Assistenz der Geschäftsführung (M/W/D)

Als zentrale Schnittstelle zwischen den Gesellschaftern, der Führungsebene, unseren Mitarbeitenden und externen Partnern koordinieren Sie wesentliche Themen im Auftrag der Geschäftsführung. Sie organisieren vorausschauend, kommunizieren klar und sorgen dafür, dass die Geschäftsführung ihre Zeit fokussiert und wirkungsvoll einsetzen kann. Sie sind loyal, integer, empathisch und haben Freude daran, Themen eigenständig voranzubringen.

Ihre Aufgaben - Hier können Sie sich voll einbringen:
Sie arbeiten gerne eigenständig und managen das Office unserer beiden geschäftsführenden Gesellschafterinnen, indem Sie für strukturierte und gleichermaßen entlastende Abläufe sorgen. Sie denken voraus, setzen Prioritäten und halten wichtige Themen zuverlässig nach.

• Korrespondenz und Kommunikation: Sie übernehmen klassische Assistenzaufgaben wie Korrespondenz, Terminvereinbarungen, Präsentationen und Protokolle - selbstständig und nach Vorgabe. Sie pflegen und verwalten E-Mail-Konten, koordinieren die interne und externe Kommunikation und unterstützen bei Presse- und Lobbythemen.
• Reiseplanung und -organisation: Sie koordinieren die Reiseplanung für unsere Geschäftsleitungsmitglieder, erstellen Reisepläne und übernehmen die entsprechenden Buchungen.
• Events und Gastgeberrolle: Sie organisieren und begleiten interne und externe Veranstaltungen, Meetings und Firmenevents für Geschäftsführung und Geschäftsleitung - von Einladung und Räumlichkeiten bis zur Bewirtung. Mit dem Mindset "Gastgeber sein" sorgen Sie gemeinsam mit den beteiligten internen Stellen für einen professionellen und wertschätzenden Rahmen für unsere Gäste.
• Projekte und Unterstützung der Geschäftsführung: Sie übernehmen eigenständig interne Projekte im Auftrag der Geschäftsführung und koordinieren die Zusammenarbeit mit den beteiligten Bereichen. Dabei sorgen Sie für Struktur, Verbindlichkeit und die konsequente Nachverfolgung. Ergänzend unterstützen Sie die Geschäftsführung bei Business-Development-Themen durch die strukturierte Aufbereitung relevanter Daten und Informationen.
• Administration und Dokumentenmanagement: Sie pflegen Kontaktlisten, bereiten Termine vor und nach und verwalten Verträge, inklusive der ordnungsgemäßen Dokumentation. Die Koordination von Social-Sponsoring-Aktivitäten gehört ebenfalls zum Aufgabenbereich.

Ihr Profil - Damit überzeugen Sie uns:

• Kaufmännische Ausbildung: Idealerweise verfügen Sie über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein betriebswirtschaftliches Studium.
• Berufserfahrung: Sie bringen mehrjährige Erfahrung im Bereich Sekretariat oder Assistenz mit, vorzugsweise in einem mittelständischen Unternehmen.
• Organisationstalent und Drive: Sie arbeiten proaktiv, strukturiert und eigenständig, setzen klare Prioritäten und behalten auch bei hoher Dynamik den Überblick. Sie warten nicht nur auf Aufgaben, sondern denken mit, erkennen Handlungsbedarf und bringen Themen konsequent voran.
• Analytisches Denken: Sie erfassen komplexe Zusammenhänge schnell, recherchieren fundiert und können Informationen auf das Wesentliche verdichten und verständlich aufbereiten.
• Kommunikationsstärke und Empathie: Sie kommunizieren klar, verbindlich und wertschätzend, haben Freude am Umgang mit Menschen und besitzen ein hohes Maß an sozialer Kompetenz. Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift setzen wir voraus, weitere Fremdsprachen sind von Vorteil.
• Diskretion, Integrität und Loyalität: Sie gehen mit vertraulichen Informationen jederzeit verantwortungsbewusst um. Absolute Verlässlichkeit, Diskretion und Loyalität gegenüber Unternehmen und Geschäftsführung sind für Sie selbstverständlich. Gleichzeitig sprechen Sie relevante Beobachtungen respektvoll und lösungsorientiert an.
• Digitale Affinität und KI: Sie beherrschen die gängigen MS-Office-Programme (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) und haben Freude daran, neue digitale Werkzeuge und KI-Lösungen aktiv einzusetzen. KI nutzen Sie verantwortungsvoll für Recherche, Analyse, Präsentationen und effizientere Abläufe, prüfen Ergebnisse kritisch und entwickeln Ihre Arbeitsweise kontinuierlich weiter.

Unsere Elma Benefits - Darauf können Sie sich freuen:

• Spannende Herausforderungen in einem technisch innovativen Premiumumfeld
• Sie arbeiten beim Marktführer und gestalten die Zukunft der Reinigungstechnologie aktiv mit
• Eine klare Vision, strategische Leuchttürme und die Elma-Werte, die Sie auf Ihrem Weg leiten
• Ein kollegiales Team mit offener Kommunikation, das Sie unterstützt
• Ein zukunftsorientiertes, mittelständisches Familienunternehmen auf ertragsreichem Wachstumskurs
• Ein flexibler Arbeitszeitrahmen mit mobilem Arbeiten
• Eine leistungsorientierte Vergütung sowie umfassende Sozialleistungen (Hansefit, Corporate Benefits, Dienstwagen, Bikeleasing, betriebliche Altersvorsorge, Gesundheitsmanagement, VWL, Prämiensystem für Mitarbeiterempfehlungen)
• Strukturierte Einarbeitung mit gezielter Onboarding-Begleitung und Feedback-Kultur
• Individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten und Förderung Ihrer Karriere
• Regelmäßige Firmen- und Sportevents
• Eigene Unternehmens-Cantina mit frischem, abwechslungsreichem Essensangebot unseres Elma-Kochs

Bereit für den ersten Schritt in eine neue berufliche Heimat? Dann freuen wir uns darauf, Sie kennenzulernen.