Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Zeppelin GmbH; München; On-site; EUR 50,000 - 70,000; Full time

Benefits offered by this job

30 Tage Urlaub

Weiterbildungsmöglichkeiten

Flexible Arbeitszeit

Betriebliche Altersvorsorge

Job summary

Zeppelin GmbH sucht an ihrem Standort in Garching bei München eine Assistenz der Konzern-Geschäftsführung (m/w/d). Sie planen Termine, koordinieren Abläufe und sorgen für einen reibungslosen Tagesablauf.

Zudem organisieren Sie Workshops, Meetings und Reisen, betreuen die Korrespondenz und unterstützen bei Präsentationen. Sie arbeiten eng mit internen Schnittstellen zusammen, vertreten das GF‑Assistenzteam und behalten Fristen sowie Wiedervorlagen im Blick.

Qualifications

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbarer Abschluss
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion, idealerweise im Vorstand/Geschäftsführung
• Ausgezeichnete Organisations-, Zeitmanagement- und Planungsfähigkeiten
• Sicherer Umgang mit Kommunikations- und Präsentationstools (Outlook, PowerPoint, Word, MS Teams)
• Hohe IT‑Affinität, Diskretion und Vertraulichkeit
• Ausgeprägte Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Responsibilities

• Effiziente Planung und Koordination von Terminen und Abläufen
• Organisation von Workshops, Meetings und Sitzungen (deutsch/englisch) inkl. Vor- und Nachbereitung
• Professionelle Korrespondenz (E-Mail, Post, Telefon) sowie Kalender- und Kontaktmanagement
• Planung und Koordination von Geschäftsreisen inkl. Buchung, Ablauf und Abrechnung
• Dokumenten- und Ablagemanagement sowie Unterstützung bei Präsentationen
• Allgemeine administrative Aufgaben und Unterstützung bei Sonderthemen
• Enge Zusammenarbeit mit internen Schnittstellen und Vertretung im GF-Assistenzteam

Skills

Organisation

Zeitmanagement

Planung

IT‑Affinität

PowerPoint

Outlook

MS Teams

Teamgeist

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

PowerPoint

Word

MS Outlook

MS Teams

Job description

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir an unserem Zeppelin Standort in Garching bei München eine „Assistenz für unsere Konzerngeschäftsführung (m/w/d)“. Darauf haben Sie Lust:

In Ihrer Rolle als "Assistenz der Konzerngeschäftsführung (m/w/d)" verantworten Sie die effiziente Planung und Koordination von Terminen und Abläufen und sorgen für einen reibungslosen Tagesablauf.

Sie organisieren Workshops, Meetings und Sitzungen (intern/extern, auf Deutsch und Englisch) inkl. der Vor- und Nachbereitung, der Gästebetreuung sowie der Bereitstellung aller relevanten Unterlagen.

Sie übernehmen die professionelle Korrespondenz (E-Mail, Post, Telefon) sowie das Kalender- und Kontaktmanagement.

Zudem planen und koordinieren Sie Geschäftsreisen inklusive Buchung, Reiseablauf und Abrechnung.

Sie kümmern sich um ein strukturiertes Dokumenten- und Ablagemanagement und unterstützen bei der Erstellung von Präsentationen und Unterlagen.

Darüber hinaus übernehmen Sie allgemeine administrative Aufgaben und unterstützen bei organisatorischen Sonderthemen.

Sie arbeiten eng mit internen Schnittstellen zusammen, vertreten innerhalb des GF-Assistenzteams und behalten Fristen, Wiedervorlagen und To‑Dos stets im Blick.

Das wünschen wir uns:

• Den Abschluss einer kaufmännischen Ausbildung als Management-Assistenz oder einen vergleichbaren Abschluss
• Eine mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion, idealerweise im Vorstand oder der Geschäftsführung eines Konzerns
• Hervorragende Organisations-, Zeitmanagement- und Planungsfähigkeiten sowie ein Engagement für sehr gute operative Leistungen bei den zugewiesenen Aufgaben
• Sicherer Umgang mit Kommunikations- und Präsentationstools (Outlook, PowerPoint, Word, MS Teams usw.) und eine allgemein hohe IT‑Affinität
• Ein Höchstmaß an Flexibilität, Integrität und Vertraulichkeit
• Einfühlungsvermögen, praktischer Arbeitsstil, Aufgeschlossenheit und interkulturelle Sensibilität sowie Teamgeist
• Ausgezeichnete Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Resilienz und empathischer Umgang mit dem Führungsteam und mit Kolleginnen und Kollegen

Darauf können Sie sich freuen:

• Einzigartige Unternehmenskultur: Basierend auf den Werten von Ferdinand Graf von Zeppelin handeln wir als Stiftungsunternehmen zukunftsorientiert, sozial und nachhaltig.
• We are sustainable: Wir leben den Schutz von Umwelt und Klima. Und das meinen wir ernst: Bis 2030 werden wir Zeppelin im laufenden Geschäftsbetrieb klimaneutral machen.
• Gestaltungsspielraum: Bei uns bekommen Sie die Möglichkeit, Themen eigenverantwortlich voranzutreiben.
• Mit Zeppelin wachsen: Wir unterstützen Sie mit umfangreichen Entwicklungsmöglichkeiten und einem vielseitigen Weiterbildungsprogramm.
• Z Colourful: Wir arbeiten mit gezielten Aktivitäten, wie zum Beispiel unserem Frauennetzwerk und unseren Impulsreihen an der Verankerung von Vielfalt und deren Wertschätzung bei Zeppelin.
• Work-Life-Balance: Wir bieten Ihnen mobiles und flexibles Arbeiten und dazu 30 Tage Urlaub. Zudem haben wir verschiedene Angebote und Initiativen rund um die Themen Gesundheit, Kinder und Pflege.
• Gesundheit und Bewegung: Über unsere Initiative ZFIT können Sie an verschiedenen Themenwochen und Yogastunden teilnehmen oder auch ein Firmenfahrrad leasen.
• Betriebliche Altersvorsorge: Wir stocken Ihre Rente auf.

The Zeppelin Group is a global sales and service provider with extensive industry expertise in the fields of construction, drive and energy. The company’s success is built on its established brands Zeppelin Cat, Zeppelin Rental, and Zeppelin Power Systems as well as its plant engineering division, Zeppelin Systems. Zeppelin supports its customers with a comprehensive portfolio of services – ranging from consulting, engineering and sales to rental and project solutions as well as service, maintenance and digital solutions. With approx. 12,000 employees in 29 countries, Zeppelin is a high-performing, globally positioned group. In the 2025 fiscal year, Zeppelin generated revenue of 4.4 billion euros. The holding company is Zeppelin GmbH, with its legal domicile in Friedrichshafen; the corporate headquarters are located in Garching near Munich. The Zeppelin Group is owned by the Zeppelin Foundation. For more information, visit http://zeppelin.com