Assistenz der Geschäftsführung (KI-First) (m/w/d)

Thrive GmbH; Berlin; Vor Ort; Vertraulich; Vollzeit

Zusammenfassung

Thrive GmbH in Berlin sucht einen engagierten Praktikanten, der die Geschäftsführung bei der Implementierung effizienter Prozesse unterstützt. Du arbeitest zusamm...en KI-First-Ansatz und wirst direkt in transformative Projekte eingebunden.

Deine Aufgaben umfassen die Organisation und Automatisierung von administrativen Abläufen sowie die Qualitätssicherung unserer Programme. Wir suchen jemanden mit einer strukturierten Arbeitsweise und einem tiefen Interesse an Automatisierung und künstlicher Intelligenz.

Qualifikationen

• Du musst strukturiert und eigenverantwortlich arbeiten.
• Eine starke Affinität zu KI ist erforderlich.
• Engagement für kontinuierliches Lernen und Verbesserung.

Aufgaben

• Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft.
• Vorbereitung von Präsentationen und Unterlagen.
• Verantwortung für die Programm- und Event-Operations.

Kenntnisse

Struktur und Sorgfalt

Wille zur Automatisierung

Ausbildung

Abgeschlossenes Studium

Tools

MCP-Integrationen

Design-Tools

Jobbeschreibung

Worum es geht

Thrive macht Organisationen erfolgreich – und denkt dabei integral. Wir sind keine klassische Coaching-Adresse, sondern eine Beratung mit kompromisslosem Qualitätsanspruch: Wir begleiten Unternehmen durch ganz unterschiedliche Transformationen – von der Post-Merger-Integration über festgefahrene Plateau-Phasen bis hin zu Leadership- und KI-Transformation. KI ist dabei ein wichtiger Treiber. Es geht darum, die jeweils richtige Herausforderung zu lösen und Menschen wie Organisationen nach vorn zu bringen.

Wofür wir stehen

01 · High-Performance & Haltung

Wir streben nach tiefgreifender Wirksamkeit – und bleiben dabei echt. Wir wagen Risiken – mit der Klarheit durchdachter Strukturen. Wir leben Exzellenz – und bauen die Prozesse, die sie ermöglichen.

02 · Mut & Demut

Wir gehen voran, auch wenn's wehtut – und bleiben dabei fühlende Menschen. Wir sprechen unbequeme Wahrheiten aus – und halten einander dabei. Wir zeigen Stärke – und Verletzlichkeit.

03 · Wachstum & Tränen

Wir wachsen ständig, auch wenn's unbequem ist – und gewinnen dadurch echte Tiefe. Wir entwickeln uns – und bewegen dabei die Welt. Wir streben nach Erkenntnis – und hinterlassen damit Spuren.

Für wen das genau das Richtige ist

Dieser Job ist gemacht für jemanden, der/die frisch aus dem Studium kommt und wirklich durchstarten will. Du arbeitest vom ersten Tag an direkt mit zwei Unternehmern zusammen, die bereits gegründet und erfolgreich verkauft haben und jetzt ihr zweites Unternehmen aufbauen – und mit Unternehmer:innen als Kund:innen.

Wenn du strukturiert, eigenverantwortlich und KI-orientiert bist und einen echten Willen zu lernen mitbringst, ist das eine der steilsten Lernkurven, die du gerade finden kannst. Und vielleicht der klügste Einstieg in einem Markt, der sich rasant verändert: eine Rolle, die dich KI-nativ aufstellt – mit enormem Wachstumspotenzial.

Deine Mission

Du sorgst dafür, dass im Hintergrund alles auf Top-Niveau läuft, während die Geschäftsführung nach außen Beratung auf höchstem Qualitätsniveau liefert. Du hältst der GF den Rücken frei, machst unsere zertifizierten Programme audit-fest – und automatisierst konsequent alles, was sich verlässlich automatisieren lässt.

Aufgaben

Deine Verantwortung – drei Säulen

1 · Assistenz & Operations

• Du entlastest die Geschäftsführung im Tagesgeschäft: Termine, Reisen, Kommunikation, Vor- und Nachbereitung.
• Du bereitest Präsentationen und Unterlagen für Workshops, Programme und Events vor und hältst sie aktuell.
• Du verantwortest die Programm- und Event-Operations (Logistik, Location, Technik) – schlank und reibungslos.
• Du bringst Struktur in den Maschinenraum und treibst Projekte eigenständig voran.
• Du bist die verlässliche Schnittstelle nach innen wie außen – mit dem Anspruch, dass nichts durchrutscht.

2 · Qualitätsmanagement, Bildungsträger & Finanzen

• Du verantwortest die Qualität unserer AZAV-/CERTQUA-zertifizierten Programme: lückenlose Dokumentation, saubere Prozesse, jederzeit audit-bereit.
• Du steuerst die Bildungsträgerabrechnung – korrekt, vollständig und fristgerecht.
• Du übernimmst die vorbereitende Buchhaltung, stimmst dich mit dem Steuerberater ab und behältst Rechnungen und Budgets im Griff.
• Du baust unser QM-System weiter aus und sorgst dafür, dass Qualität bei uns System hat, nicht Zufall ist.

3 · KI-First & Automatisierung (Querschnitt über alles)

• Du denkst unseren gesamten Tool-Stack KI-First und denkst Automatisierung von Anfang an mit.
• Du baust verlässliche, automatisierte Abläufe – gerne via MCP-Integrationen, aber genauso mit Granola, Gamma und Design-Tools wie Framer & Co.
• Du nimmst wiederkehrende Aufgaben aus QM, Dokumentation und Abrechnung und überführst sie in saubere, automatisierte Prozesse.
• Du sorgst dafür, dass KI bei uns selbstverständlich mitgedacht wird – nicht als Spielerei, sondern als verlässliche Betriebsebene.

Qualifikation

Dein Profil

• Struktur und Sorgfalt – kompromisslos. Du hältst die Fäden zusammen, arbeitest fehlerfrei und termingerecht und liebst es, wenn Dinge sauber laufen. Das ist uns wichtiger als alles andere.
• Wille zur verlässlichen Automatisierung. Du gibst dich nicht mit „läuft irgendwie