Assistenz der Fachbereichsleitung Stadtentwicklung (m/w/d)

Stadt Cottbus; Cottbus; Vor Ort; EUR 36.000 - 48.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Tarifvertrag TVöD EG 6

Betriebsrente (Zusatzversicherung)

Jahressonderzahlung

Vermögenswirksame Leistungen

30 Tage Urlaub

Jobticket / Deutschlandticket

Betriebliches Gesundheitsmanagement

Fortbildungsmöglichkeiten

flexible Arbeitszeiten

Zusammenfassung

Stadt Cottbus sucht eine Assistenz der Fachbereichsleitung Stadtentwicklung (m/w/d) in Vollzeit. Sie koordinieren den Fachbereich, bereiten Termine vor, führen Protokolle und organisieren Abläufe.

Zudem unterstützen Sie bei Personal- und Einsatzplanung, Digitalisierung und Datenschutz, mit familiärer Arbeitsatmosphäre und Tarifbindung nach TVöD EG 6. Es erwarten Sie eine sichere Kommunikation, eigenständiges Arbeiten und attraktive Fortbildungsmöglichkeiten neben flexiblen Arbeitszeiten und

Qualifikationen

• abgeschlossene kaufmännische Ausbildung bzw. Verwaltungsfachangestellte/r mit mehrjähriger Berufserfahrung
• sehr gute Deutschkenntnisse (C1) in Wort und Schrift

Aufgaben

• Koordination des Arbeitsalltags der Fachbereichsleitung und zentraler Abläufe
• Organisation, Vor- und Nachbereitung von Terminen, Beratungen und Sitzungen
• Protokollführung und Dienstberatungen
• Koordination von Terminen mit internen und externen Stellen
• Unterstützung bei der Steuerung von Aufgaben und Prozessen im Fachbereich
• Organisation von Dienstreisen und Fortbildungen
• Unterstützung bei Personal- und Einsatzplanung
• Digitale Prozesse und Datenschutzthemen mitgestalten

Kenntnisse

Organisationstalent

Koordination

Kommunikationsstärke

MS Office

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Verwaltungsfachangestellte/r

Tools

DMS

Jobbeschreibung

Die kreisfreie Stadt Cottbus/Chóśebuz ist eine junge Universitäts- und traditionelle Parkstadt mit 100.000 Einwohnern/Einwohnerinnen und hoher Lebensqualität, moderner, digitaler Infrastruktur und einem breiten Bildungs- und Kulturangebot.

Assistenz der Fachbereichsleitung Stadtentwicklung (m/w/d)

zur schnellstmöglichen unbefristeten Besetzung aus. Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt 39 Stunden.

Welche Arbeitsaufgaben erwarten Sie:

Koordination und Organisation des Fachbereichs

• Koordination des Arbeitsalltags der Fachbereichsleitung und zentraler Abläufe im gesamten Fachbereich
• Organisation, Vor - und Nachbereitung von Terminen, Beratungen und Sitzungen
• Teilnahme an Dienstberatungen sowie Protokollführung
• Koordination von Terminen und Abstimmungen mit internen und externen Stellen
• Unterstützung bei der Steuerung von Aufgaben und Prozessen im Fachbereich

Kommunikation und Fachbereichssekretariat

• zentrale Anlaufstelle für Anfragen innerhalb und außerhalb des Fachbereichs
• Bearbeitung des Schriftverkehrs für den gesamten Fachbereich
• Organisation von Telefon- und Videokonferenzen
• Posteingang und -verteilung sowie eigenständige Bearbeitung von Vorgängen
• Erstellung, Aufbereitung und Verwaltung von Unterlagen und Dokumenten

Organisatorische Querschnittsaufgaben

• Organisation von Dienstreisen und Fortbildungen für den Fachbereich
• Unterstützung bei Personal- und Einsatzplanung
• Mitwirkung bei der Optimierung von Arbeitsabläufen und Digitalisierung
• Koordination von Datenschutz- und Arbeitsschutzthemen
• Verwaltung von Materialien, Technik und Fachinformationen
• Unterstützung bei Auswahlverfahren und administrativen Prozessen

Unterstützung der Fachbereichsleitung in Datenschutzbelangen des Fachbereichs

Unterstützung der Fachbereichsleitung bei der Optimierung von Arbeitsabläufen und der Verbesserung von Prozessen durch Digitalisierung

Was bieten wir Ihnen?

• Bezahlung nach Tarifvertrag – Entgeltgruppe 6 TVöD (mittlerer Dienst)
• Zusatzversicherung für Arbeitnehmer/innen im öffentlichen Dienst (Betriebsrente)
• eine zusätzliche Leistungsorientierte Bezahlung nach § 18 TVöD
• Jahressonderzahlung und vermögenswirksame Leistungen
• 30 Tage Erholungsurlaub pro Jahr
• Gewährung eines kostenfreien Jobtickets oder eines Deutschlandticket-Job (mit Eigenanteil)
• ein Betriebliches Gesundheitsmanagement
• stellenbezogene Fortbildungsmöglichkeiten
• abwechslungsreiche Aufgaben mit Raum für eigene Ideen und Eigenverantwortung
• attraktive Qualifikations- und Seminarangebote
• gute Aufstiegs- und Karrieremöglichkeiten
• gute Arbeitsatmosphäre - Wertschätzendes Miteinander und offene Kommunikation auf Augenhöhe

Als familienfreundliches Unternehmen bieten wir Ihnen darüber hinaus:

• Vereinbarkeit von Beruf und Familie
• flexible Arbeitszeiten
• Möglichkeit der Vereinbarung von Teilzeit
• Möglichkeit zum mobilen Arbeiten nach Absprache

Wen suchen wir?

Folgende Anforderungen werden gestellt:

• abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (m/w/d), Verwaltungsfachangestellte/r (m/w/d) mit mehrjähriger Berufserfahrung oder mehrjährige Berufserfahrung im vorgenannten Aufgabengebiet
• sehr gute Sprachkenntnisse in Deutsch (bei ausländischen Bewerbungen Sprachniveau C1)

Wir erwarten von Ihnen:

• ausgeprägtes Organisationsvermögen und Fähigkeit zur Strukturierung komplexer Abläufe
• Fähigkeit, unterschiedliche Aufgabenbereiche parallel und eigenständig zu steuern
• Verständnis für Verwaltungsabläufe und organisatorische Zusammenhänge
• sehr gute Kommunikations- und Kooperationsfähigkeit
• sicheres, freundliches und verbindliches Auftreten
• hohe Zuverlässigkeit, Termintreue und Verantwortungsbewusstsein
• Bereitschaft, sowohl Assistenzaufgaben als auch Aufgaben für den gesamten Fachbereich wahrzunehmen
• Belastbarkeit sowie Fähigkeit, auch in arbeitsintensiven Phasen den Überblick zu behalten
• strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise
• sicherer Umgang mit digitalen Anwendungen (MS Office, idealerweise DMS)

Wir freuen uns über Ihre Bewerbung unabhängig von Ihrer ethnischen Herkunft, Ihres Geschlechts, Ihrer Religion oder Weltanschauung, Ihres Alters, Ihrer Nationalität oder Ihrer sexuellen Identität. Die Stelle ist für schwerbehinderte bzw. gleichgestellte behinderte Menschen geeignet.

Zur Geltendmachung der Rechte für schwerbehinderte bzw. gleichgestellte behinderte Menschen ist mit Einreichung der Bewerbungsunterlagen die Vorlage der entsprechenden amtlichen Nachweise erforderlich.

Schwerbehinderte bzw. gleichgestellte behinderte Bewerber/innen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Wir weisen darauf hin, dass bei einer möglichen Zuschlagserteilung ein einfaches Führungszeugnis abgefordert wird.

Bei Bewerbungen per Post bitten wir um Verständnis, dass aus Kostengründen Bewerbungsunterlagen nur zurückgeschickt werden können, wenn ein adressierter, ausreichend großer und ausreichend frankierter Rückumschlag beigefügt ist.

Von der Zusendung von Eingangsbestätigungen und Zwischenbescheiden wird abgesehen.

Des Weiteren weisen wir hin, dass von Seiten der Stadtverwaltung Cottbus/Chóśebuz im Zusammenhang mit der Bewerbung entstehende Kosten (z.B. Fahrt- und Bewerbungskosten) nicht übernommen werden.