Assistenz der Abteilungsleitung Personal

BG BAU BG der Bauwirtschaft; Berlin; Vor Ort; EUR 42.000 - 75.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Attraktive Vergütung nach BG-AT

Jahressonderzahlung

DeutschlandJobTicket Zuschuss

30 Urlaubstage + freie Tage 24./31.12.

Mobiles Arbeiten

Zusammenfassung

BG BAU BG der Bauwirtschaft sucht eine engagierte Assistenz der Geschäftsleitung in der Hauptverwaltung Berlin. Sie unterstützen die Personalleitung im operativen Geschäft, organisieren Termine, planen Veranstaltungen und bereiten Besprechungen vor.

Zudem gehört die Korrespondenz, Reisekoordination und die Büroorganisation zu Ihrem Verantwortungsbereich. Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung, mehrjährige Büroerfahrung, sichere MS-Office- und SAP-Kenntnisse sowie gute Deutschkenntnisse.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung als Kauffrau/-mann für Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung in der Büroorganisation, idealerweise im Projektmanagement Office
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (PowerPoint, Excel) und SAP
• Gute Kenntnisse im Rechnungswesen einschließlich Rechnungskontrolle
• Umgang mit Kommunikationsanlagen (Video-, Telefonkonferenzen)
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Affinität zu digitalen Technologien, serviceorientierte, strukturierte Arbeitsweise
• Diskretion, Loyalität, Verbindlichkeit und bereichsübergreifendes Denken

Aufgaben

• Unterstützung und Entlastung der Personalleitung im Tagesgeschäft
• Terminmanagement, Organisation von Sitzungen, Workshops und Reisen
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Erstellung von Präsentationen
• Schriftliche und telefonische Korrespondenz, Büroadministration
• Besucherbetreuung, Ansprechperson für interne/ externe Anfragen
• Schnittstelle zwischen Fachabteilung und Geschäftsführung, Urlaubslisten
• Materialbeschaffung und Koordination interner Prozesse

Tools

MS Office

PowerPoint

Excel

SAP

Jobbeschreibung

Ihre Vorteile bei uns:

• Eine Tätigkeit für eine spannende und wichtige Branche
• Einen sicheren Arbeitgeber mit fairen und gerechten Bedingungen und vielen sozialen Leistungen u. a.:
  • Attraktive Vergütung nach Tarifvertrag (BG-AT) inkl. Jahressonderzahlung
  • Zuschuss zum DeutschlandJobTicket
  • 30 Urlaubstage (bei einer 5-Tage-Woche) sowie zusätzlich frei am 24./31. Dezember
  • Möglichkeit der Umwandlung von Teilen der Jahressonderzahlung in zusätzlichen Urlaub
  • Optionen des mobilen Arbeitens
  • Vermögenswirksame Leistungen in Höhe von 40 Euro monatlich
• Vielfältige Maßnahmen zur Gesundheitsförderung (Externe betriebliche Sozialberatung, Gesundheitstage, Bewegte Pause, Firmenfitness etc.)
• Förderung von lebenslangem Lernen durch vielfältige, umfangreiche und attraktive Fortbildungsmöglichkeiten zur persönlichen sowie fachlichen Weiterentwicklung
• Eine sehr gute Anbindung an das öffentliche Verkehrsnetz

Ihre Aufgabenschwerpunkte:

Unterstützung und Entlastung der Personalleitung in sämtlichen Belangen des Tagesgeschäfts, insbesondere

• Terminmanagement (Terminplanung, -koordination und -überwachung)
• Veranstaltungsorganisation und Planung (z. B. Arbeitskreise, Dienstbesprechungen, Workshops usw.)
• Organisation, Vor- und Nachbereiten von Besprechungen
• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen
• Organisation von Dienstreisen
• Verantwortung und Durchführung von schriftlicher und telefonischer Korrespondenz
• Erledigung der Büroadministration
• Besucherbetreuung
• Ansprechpartner für externe und interne Anfragen an die Leitung
• Schnittstelle zwischen Fachabteilung und Geschäftsführung
• Führen von Statistiken, Urlaubs- und Abwesenheitsliste (z. B. Raumplanung, Bewirtung, Einladung etc.)
• Materialbeschaffung

Bearbeitung von Aufgaben der Personalabteilung, insbesondere

• Inhaltliche Unterstützung der Leitung in anfallenden operativen, konzeptionellen und organisatorischen Aufgaben
• Aufbereitung von Informationen zur Unterstützung von Entscheidungsprozessen
• Eigenverantwortliche Recherche im Internet und Onlineportalen zu Fachthemen
• Koordinierung der Rechnungsstellungen und Buchungen
• Angebotseinholung und Wirtschaftlichkeitsbetrachtung
• Koordination interner Prozesse
• Sonderaufgaben nach Zuweisung

Ihr Profil:

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung als Kauffrau/-mann für Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung in der Büroorganisation, idealerweise Erfahrungen im Projektmanagement Office
• Sehr gute Kenntnisse in MS-Office (vor allem PowerPoint und Excel) und SAP
• Gute Kenntnisse im Rechnungswesen, insbesondere bei den Themen Rechnungskontrolle und Rechnungslegung (Buchhaltung)
• Gute Kenntnisse im Umgang mit Kommunikationsanlagen (Video-, Telefonkonferenzen)
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Affinität im Umgang mit digitalen Technologien
• Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung, Organisationsstärke sowie eine strukturierte und eigenständige Arbeitsweise
• Hohes Maß an Diskretion, Loyalität und Verbindlichkeit sowie ein sicheres und freundliches Auftreten
• Fähigkeit zum bereichsübergreifenden Denken und Handeln

Vergütung:

Die Vergütung erfolgt nach Entgeltgruppe 8 BG-AT.

Dienstsitz:

Hauptverwaltung Berlin: Bundesallee 210, 10719 Berlin

Die BG BAU steht für Chancengerechtigkeit, Wertschätzung und ein respektvolles Miteinander. Vielfalt in unseren Teams sehen wir als Bereicherung. Deshalb freuen wir uns über Bewerbungen aller qualifizierten Menschen, unabhängig von persönlichen Merkmalen oder Lebenswegen.

Schwerbehinderte Bewerbende werden bei gleicher Eignung und Qualifikation besonders berücksichtigt.

Kontakte:

Fachliche Ansprechpartnerin: Jessica Barthel, Tel.: [phone]

Ansprechpartnerin in Bezug auf den Auswahlprozess: Sabine Kaiser, Tel.: [phone]

Hinweis: Die Vorstellungsgespräche finden voraussichtlich am 12. /13. Oktober 2026 statt.