Assistenz Abteilungsleitung Straßenverkehr

Stadt Karlsruhe; Karlsruhe; Vor Ort; EUR 30.000 - 40.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Stadt Karlsruhe sucht eine engagierte Assistenz für die Abteilung Straßenverkehr in Karlsruhe. In dieser Rolle unterstützen Sie die Abteilungsleitung direkt und koordinieren wichtige Abläufe. Ihre Aufgaben umfassen die professionelle Bearbeitung von Kommunikation, die Verwaltung von Büromaterial sowie administrative Unterstützung bei Dienstreisen.

Voraussetzungen sind eine abgeschlossene Ausbildung im mittleren nichttechnischen Verwaltungsdienst oder eine vergleichbare Qualifikation. Diese Position erfordert ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten und Organisationstalent.

Qualifikationen

• Abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte*r oder Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement.
• Idealerweise erste Berufserfahrung im Assistenzbereich.
• Sichere Kenntnisse in gängigen Office-Tools.

Aufgaben

• Koordination des E-Mail- und Telefonverkehrs der Abteilungsleitung.
• Verwaltung des Büromaterials und Organisation von Dienstreisen.
• Unterstützung bei der täglichen Organisation des Arbeitsablaufs.

Kenntnisse

Kommunikationsstärke

Organisationsgeschick

Office-Tools

Ausbildung

Abgeschlossene Ausbildung im mittleren nichttechnischen Verwaltungsdienst

Jobbeschreibung

Start: 1. August 2026 | unbefristet | Voll- oder Teilzeit (Tandem) | Bezahlung: bis E 8 TVöD / A 8 LBesOBW

Das Ordnungs- und Bürgeramt steht mit rund 450 Mitarbeitenden in sieben Abteilungen für einen verlässlichen und bürgernahen Service. Die Abteilung Straßenverkehr gewährleistet die Sicherheit und Ordnung auf den Straßen der Stadt Karlsruhe. Als Assistenz unterstützen Sie die Abteilungleitung direkt, koordinieren zentrale Abläufe und sorgen dafür, dass Informationen und Unterlagen für Entscheidungen sorgfältig aufbereitet werden.

Ein Blick in Ihren Arbeitsalltag

• Kommunikation und Korrespondenz: Als erste Ansprechperson übernehmen Sie die professionelle Koordination des E-Mail- und Telefonverkehrs der Abteilungsleitung. Sie priorisieren und leiten relevante Informationen gezielt weiter und sorgen für eine effiziente Abstimmung mit der Abteilungsleitung sowie internen und externen Gesprächspartner*innen.
• Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben: Sie verwalten das Büromaterial, bearbeiten Dienstreisen und prüfen E-Rechnungen. Zudem übernehmen Sie die Koordination von Aufgaben im Bereich der Hausverwaltung und stellen damit einen reibungslosen organisatorischen Ablauf im Arbeitsumfeld sicher. Weiterhin prüfen Sie Fahrtenbuchauflagen und ordnen diese entsprechend an.
• Unterstützung und Vertretung: Sie unterstützen die Abteilungsleitung bei der Organisation des täglichen Arbeitsablaufs. Darüber hinaus übernehmen Sie bei Bedarf die Vertretung in anderen Sekretariatsbereichen und tragen so zu einem verlässlichen und flexiblen Ablauf innerhalb der gesamten Verwaltung bei.

Ihr Profil auf einen Blick

• Qualifikationen: Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung im mittleren nichttechnischen Verwaltungsdienst, als Verwaltungsfachangestellte*r, Kauffrau*Kaufmann für Büromanagement mit erfolgreicher abgeschlossener "Ersten Prüfung nach der Entgeltordnung (VKA)" oder eine vergleichbare Qualifikation. Alternativ verfügen Sie über eine abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau*Kaufmann für Büromanagement mit der Bereitschaft zur Weiterqualifizierung für den neuen Aufgabenbereich.
• Fachkenntnisse: Idealerweise bringen Sie erste Berufserfahrung im Assistenzbereich mit und arbeiten sicher und routiniert mit den gängigen Office-Tools. Zudem zeigen Sie Offenheit und Lernbereitschaft sich in neue Systeme einzuarbeiten.
• Kompetenzen: Sie überzeugen durch ausgeprägte Kommunikationsstärke und ein stets freundliches Auftreten. Der Umgang mit Menschen bereitet Ihnen Freude, dabei handeln Sie zuverlässig, loyal und zeichnen sich durch ein hohes Maß an Organisationsgeschick aus. Gleichzeitig handeln Sie stets diskret und gehen auch mit sensiblen Informationen verantwortungsvoll um.

Ihre Bewerbung

Online über unser Bewerbungsportal oder postalisch an Stadt Karlsruhe, Ordnungs- und Bürgeramt, 76124 Karlsruhe

Bewerbungsfrist: 24.04.2026 Kennziffer: 320.26.006

Ansprechperson Auswahlverfahren: Helga Ax, Personalstelle, Telefon [phone], E-Mail: [e-mail]

Fachliche Ansprechperson: Tamara Martin, stellvertretende Abteilungsleitung, Telefon [phone], E-Mail: [e-mail]