Assistent/in Geschäftsleitung (m/w/d)

ZHP Prüfstelle; Osnabrück; Vor Ort; Vertraulich; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein wachsendes Unternehmen im Bereich Backoffice sucht eine organisierte und verlässliche Person, die Verantwortung übernehmen möchte. Sie werden erste Anlaufstelle für organisatorische Themen sein und die Büroorganisation, Disposition und Kundenkommunikation unterstützen. Das Unternehmen bietet ein junges, dynamisches Umfeld mit echten Aufstiegschancen. Angestellten wird modernes Equipment und Förderung geboten.

Leistungen

Betriebliche Weiterbildung

Betriebsarzt/Betriebsärztin

Firmenevents

Kostenlose Getränke

Kostenloser Parkplatz

Modernes Arbeitsequipment

Qualifikationen

• Erste Erfahrung im Backoffice oder Verwaltung von Vorteil.
• Sichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Freude an Organisation und administrativen Prozessen.

Aufgaben

• Bearbeitung des täglichen E-Mail-Verkehrs.
• Vorbereitung und Unterstützung bei Monatsabschlüssen.
• Kommunikation mit Kunden und Dienstleistern.

Kenntnisse

Strukturierte Arbeitsweise

Kommunikationsstärke

MS Office (Word, Excel, Outlook)

Erfahrung mit ERP-/CRM-Systemen

Teamfähigkeit

Deutschkenntnisse

Ausbildung

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Jobbeschreibung

Gehalt: €3.000,00 - €3.500,00 pro Monat

Wir suchen Verstärkung für unser Backoffice: eine organisierte, verlässliche Person, die Lust hat, Verantwortung zu übernehmen und täglich dafür sorgt, dass im Hintergrund alles rund läuft.

Du bist erste Anlaufstelle für organisatorische und administrative Themen, hältst dem Team den Rücken frei und sorgst für klare Strukturen in Post, Disposition, Kundenanlage und Belegwesen.

Aufgaben

Allgemeine Büroorganisation & Verwaltung

• Bearbeitung des täglichen E-Mail-Verkehrs (lesen, priorisieren, beantworten, weiterleiten)
• Bearbeitung der Post: Briefe öffnen, beantworten, digital/physisch ablegen und zuordnen
• Annahme, Auspacken und Verräumung von Paketen und Lieferungen
• Erstellen, Drucken und Ablage von Dokumenten
• Pflege und Strukturierung von Aufgabenlisten, „Papierkram“ organisieren
• Erstellung und Aktualisierung interner Pläne (z. B. Putzplan)
• Kunden- und Stammdatenverwaltung
• Anlage und Pflege von Kundenstammdaten im System
• Erfassung und Aktualisierung relevanter Kundendaten und Dokumente

Disposition & Organisation

• Unterstützung bei der Disposition (Einsätze, Touren, Abläufe planen und koordinieren)
• Buchung und Eintragung von Unterkünften für Mitarbeitende/Monteure
• Planung und Organisation interner Termine und Veranstaltungen (z. B. Schulungen, Weihnachtsfeier)
• Rechnungswesen & Belegverwaltung

Zuordnung und Erfassung von Zahlungseingängen

• Versand von Prüfprotokollen und Rechnungen an Kunden
• Zuordnung und Prüfung von Belegen für Buchhaltung und Monatsabschluss
• Unterstützung bei der Vorbereitung des Monatsabschlusses
• Mitarbeit bei Angeboten (z. B. für ortsfeste Anlagen, After-Sales-Themen)
• Kommunikation

Sonstiges

• Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonanrufen
• Schriftliche und telefonische Kommunikation mit Kunden und Dienstleistern
• After-Sales-Betreuung (z. B. Nachfragen zu Angeboten, Protokollen, Rechnungen)

Qualifikation

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Erste Erfahrung im Backoffice, in der Sachbearbeitung oder Verwaltung von Vorteil
• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook); Erfahrung mit ERP-/CRM-Systemen wünschenswert
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Strukturierte, sorgfältige und eigenständige Arbeitsweise
• Freude an Organisation, Zahlen und administrativen Prozessen
• Kommunikationsstark und teamfähig

Benefits

• Junges Unternehmen mit einem Altersdurchschnitt Ende 20 – kurze Wege, lockere Atmosphäre, viel Gestaltungsspielraum
• Echte Aufstiegschancen – z. B. in Richtung Teamleitung Backoffice, Projektkoordination oder Disposition
• Direkter Draht zur Geschäftsführung – deine Ideen werden gehört und können schnell umgesetzt werden
• Modernstes Arbeitsequipment – u. a. MacBook, digitale Tools und ein neues, modernes Büro am Hafen
• Aufgaben, die dich fordern – keine reine Routine, sondern ein breites Aufgabenspektrum mit Verantwortung und Entwicklungsmöglichkeiten
• Gehalt: 3200€ brutto

Sonstiges:

• Betriebliche Weiterbildung
• Betriebsarzt/Betriebsärztin
• Empfehlungsprogramm
• Firmenevents
• Firmenhandy
• Kostenlose Getränke
• Kostenloser Parkplatz
• Arbeitsort: Vor Ort

Wenn du Lust hast, das Backoffice eines wachsenden, jungen Unternehmens mitzugestalten und Verantwortung zu übernehmen, freuen wir uns auf deine Bewerbung.