Assistent:in der Abteilungsleitung im Kunden & Partnermanagement

BEW Berliner Energie und Wärme GmbH; Deutschland; On-site; EUR 42,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

30 Tage Urlaub

Betriebliche Altersversorgung

ÖPNV-Firmenticket (50% Zuschuss)

Jobrad-Angebot

Flexible Arbeitszeitgestaltung

Job summary

BEW Berliner Energie und Wärme GmbH sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine:n Assistent:in der Abteilungsleitung im Kunden & Partnermanagement am Standort Berlin in unbefristeter Anstellung.

Du unterstützt die Abteilungsleitung im Tagesgeschäft, koordinierst Termine, behältst Fristen im Blick und bist zentrale Ansprechperson für interne und externe Partner. Die Rolle erfordert Organisationstalent, Zuverlässigkeit und eine serviceorientierte Kommunikation.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Fließende Deutschkenntnisse auf mindestens C1.
• Freude an Assistenz- und Organisationstätigkeiten und Bereitschaft zur effizienten Abwicklung.
• Erfahrung in Assistenz-, Office- oder administrativen Rollen.
• Strukturiertes, zuverlässiges Arbeiten mit Überblick bei vielen parallelen Themen.
• Klare, freundliche Kommunikation und serviceorientiertes Auftreten gegenüber Kolleginnen, Partnern und Externen.
• Prozesse optimieren und administrative Abläufe weiterentwickeln.
• Selbstständigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Lösungsorientierung.

Responsibilities

• Terminplanung und -koordination für die Abteilungsleitung.
• Ansprechperson für organisatorische und administrative Themen der Abteilung.
• Verantwortung für Bestellprozesse (Büromaterial, Lieferungen).
• Onboarding neuer Kolleg:innen organisieren und begleiten.
• Posteingang/Outlook-Management und Fristenüberwachung.

Skills

Organisationstalent

Kommunikation

Selbstständiges Arbeiten

Serviceorientierung

Teamfähigkeit

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Office-Tools

Job description

Unternehmensbeschreibung

Wärme und Energie sind unser Beitrag zur Lebensqualität – jeden Tag aufs Neue.

Als BEW Berliner Energie und Wärme GmbH versorgen wir unsere Kund:innen mit Strom und Wärme. Unser Fernwärmenetz ist mit einer Länge von mehr als 2.000 Kilometern das größte Westeuropas. Wir beliefern etwa ein Drittel der Berliner Wohnungen mit Fernwärme.

Mit dem Know-how unserer rund 2.400 Mitarbeitenden decken wir die gesamte Wertschöpfungskette der Fernwärme ab – von der Erzeugung über den Netzbetrieb und -ausbau bis hin zum Vertrieb. Parallel dazu arbeiten wir mit Hochdruck am Kohleausstieg bis 2030 und an einer klimaneutralen* Wärmeerzeugung ab 2045.

Um dieses Ziel zu erreichen, werden wir den Anteil an erneuerbaren Energien und unvermeidbarer Abwärme\\ in unserem Fernwärmesystem schrittweise weiter ausbauen. Dieser Ausbau setzt einen grundlegenden Umbau vieler unserer Standorte und Anlagen voraus. Für diese Herausforderung und die damit verbundenen Aufgaben brauchen wir Menschen, die sich mit ganzer Kraft für unser gemeinsames Ziel einer lokalen Wärmewende engagieren – Menschen wie dich.

Stellenbeschreibung

Für die BEW Berliner Energie und Wärme GmbH suchen wir dich zum nächstmöglichen Zeitpunkt als Assistent:in der Abteilungsleitung im Kunden & Partnermanagement am Standort Berlin in unbefristeter Anstellung.

Als Assistenz der Abteilungsleitung unterstützt du unsere Abteilungsleiterin im Tagesgeschäft und sorgst dafür, dass organisatorische Abläufe reibungslos funktionieren. Du bist erste Ansprechperson für interne und externe Partner:innen, hältst den Überblick über Termine, koordinierst Prozesse und entwickelst administrative Strukturen kontinuierlich weiter. In dieser Rolle bist du ein wichtiger Dreh- und Angelpunkt der Abteilung und trägst maßgeblich dazu bei, dass wir fokussiert und effizient arbeiten können.

Deine Aufgaben

• Du übernimmst die Terminplanung und -koordination für die Abteilungsleitung, pflegst den Kalender und stellst sicher, dass interne und externe Termine optimal abgestimmt sind.
• Du stehst der gesamten Abteilung als feste Ansprechperson für organisatorische und administrative Themen zur Verfügung und sorgst für reibungslose Abläufe.
• Du verantwortest die Bestellprozesse der Abteilung, z. B. Willkommensboxen, Büromaterial, persönliche Schutzausrüstung, Werbemittel und gelegentliche Sonderbestellungen.
• Du begleitest das Onboarding neuer Kolleg:innen, organisierst notwendige Schritte im Hintergrund und bist in den ersten Wochen zentrale Ansprechperson.
• Du behältst das Postfach der Abteilungsleitung im Blick, sortierst E‑Mails, priorisierst Themen und stellst sicher, dass Fristen eingehalten werden.
• Du verbindest dich aktiv mit dem Assistenznetzwerk, hältst dich über neue Regelungen und Prozesse auf dem Laufenden und gibst wichtige Informationen an das Team weiter.
• Du nimmst an der wöchentlichen Management‑Besprechung teil und stellst sicher, dass relevante Themen in der Abteilung adressiert werden.
• Du verwaltest interne und externe Postfächer sowie die physische Post und stellst einen zuverlässigen postalischen Schriftverkehr sicher.
• Du unterstützt bei Abrechnungen, Abrechnungsprüfungen, Dienstreisen und Prozessen im HR‑Serviceportal.
• Du betreust weitere administrative Aufgaben, wie die Pflege der Urlaubsliste, Führerscheinkontrollen oder die Organisation von Schulungen.
• Du entwickelst bestehende Prozesse stetig weiter und übernimmst kleine eigenständige Projekte innerhalb der Abteilung.

Qualifikationen

Dein Profil

• Du bringst eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation mit.
• Du verfügst über fließende Deutschkenntnisse auf mindestens Level C1.
• Du hast echte Freude an Assistenz- und Organisationstätigkeiten und arbeitest mit Leidenschaft daran, Abläufe reibungslos zu gestalten.
• Du hast erste Erfahrung in Assistenz-, Office- oder administrativen Rollen.
• Du arbeitest strukturiert, zuverlässig und behältst auch bei vielen parallelen Themen den Überblick.
• Du kommunizierst klar und freundlich und agierst serviceorientiert gegenüber Kolleg:innen und externen Partner:innen.
• Du hast Freude daran, Prozesse zu optimieren und administrative Abläufe weiterzuentwickeln.
• Du arbeitest gerne selbstständig, verantwortungsbewusst und lösungsorientiert.

Zusätzliche Informationen

Deine Benefits

• Flexible Gestaltung des Arbeitsalltags (37-Stunden-Woche, Teilzeitmöglichkeiten, flexible Arbeitszeiten, Führen von Zeitkonten, mobiles Arbeiten)
• 30 Tage Urlaub, arbeitsfreie Tage am 24.12. und 31.12. sowie Freistellungsmöglichkeiten
• Förderung der individuellen Entwicklung, u.a. durch kostenfreie Trainings und Unterstützung bei berufsbegleitender Weiterqualifizierung
• 13 Monatsgehälter für tariflich Angestellte und zusätzliche Vergütungsbestandteile
• Betriebliche Altersversorgung
• ÖPNV-Firmenticket bzw. Deutschlandticket (50% Arbeitgeberzuschuss) und Jobrad-Angebot
• Mitarbeiterstromtarif nach 12 Monaten Betriebszugehörigkeit
• Diverse Angebote zum Thema Gesundheit, u.a. Urban Sports Club Mitgliedschaft und PME-Familienservice

Hinweise

Wir sind davon überzeugt, dass Vielfalt dazu beiträgt, unser Unternehmen leistungsfähiger und attraktiver zu machen. Bewerbungen zum Beispiel von Personen jeglichen Alters, geschlechtlicher Identität, sexueller Orientierung, ethnisch-kulturellen Hintergrunds sind herzlich willkommen. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher fachlicher Eignung besonders berücksichtigt.

Deine Bewerbung

Für weitere Informationen zu dieser Position kannst du dich an die einstellende Managerin Mandy Rohwedder unter der Telefonnummer [phone] wenden. Fragen zum Bewerbungsprozess beantwortet dir gern der zuständige Recruiter Marco Schürer unter der Emailadresse [e-mail].

\\* Damit meinen wir eine Wärmeversorgung aus erneuerbaren Energien, aus unvermeidbarer Abwärme oder einer Kombination aus beidem im Sinne des § 31 i. v. m. § 3 Abs. 1 Nr. 13, 15 und Abs. 4 Wärmeplanungsgesetz (WPG). Dieses Ziel wollen wir durch eine Reihe von Maßnahmen erreichen, welche wir in unserem Dekarbonisierungsfahrplan darstellen.

\\\\ Im Sinne des § 3 Abs. 1 Nr. 13 bzw. Abs. 4 Wärmeplanungsgesetz (WPG).

\\\\ Im Sinne des § 3 Abs. 1 Nr. 13 bzw. Abs. 4 Wärmeplanungsgesetz (WPG).