Assistent:in

KÖTTER Services; Düsseldorf; Hybrid; EUR 36,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

30 Tage Jahresurlaub

Hybrides Arbeiten möglich

Betriebliche Altersvorsorge

Zusatzkrankenversicherung

Weiterbildungsmöglichkeiten

Job summary

KÖTTER Sicherheitssysteme sucht eine/n Back Office Mitarbeiter (m/w/d) im Bereich Sicherheitstechnik in Düsseldorf. Sie unterstützen die Niederlassungsleitung organisatorisch, administrativ und konzeptionell und arbeiten eng mit Kunden, Technik und Vertrieb zusammen.

Sie besitzen eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, relevante Berufserfahrung und ausgeprägte Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse.

Qualifications

• Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Sie bringen relevante Berufserfahrung im kaufmännischen Bereich mit, idealerweise in Sicherheitstechnik oder Gebäudeautomation.
• Sie haben Interesse an betriebswirtschaftlichen Zusammenhängen und Affinität zu vertrieblichen Fragestellungen.
• Sie arbeiten eigenständig, verantwortungsbewusst und kommunizieren sicher.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse runden das Profil ab.

Responsibilities

• Allgemeine Verwaltungsaufgaben wie Bestellwesen, Wareneingangsprüfung und Postbearbeitung.
• Aufträge, Kunden- und Anlagendaten anlegen und pflegen, zuverlässige Abwicklung des Vertragswesens.
• Stammdatenpflege in ERP-Systemen (ES Office, Basware) und revisionssichere Dokumentenablage.
• Rechnungen und Akontorechnungen erstellen bzw. prüfen und termingerecht abrechnen.
• Service- und Projektabläufe koordinieren, inkl. Terminabstimmung und Materialdisposition.
• Schnittstelle zwischen Kunden, Technik, Vertrieb und Niederlassungsleitung; Einarbeitung neuer Mitarbeitender.

Skills

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Kommunikationsstärke

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

ES Office

Basware

Job description

Back Office Mitarbeiter (m/w/d) im Bereich Sicherheitstechnik

Die KÖTTER Unternehmensgruppe steht seit über 90 Jahren für ganzheitliche Sicherheits- und Servicelösungen aus einer Hand. Als verlässlicher Partner für Wirtschaft, Industrie und öffentliche Auftraggeber vereinen wir Sicherheitsdienstleistungen, Sicherheitstechnik, Reinigungsservices sowie Personalservices zu integrierten Gesamtkonzepten.

Ein zentraler Schwerpunkt unseres Leistungsportfolios liegt in der Sicherheitstechnik. Mit innovativen und zuverlässigen Lösungen sorgen wir für den umfassenden Schutz. Von der Planung und Installation bis hin zur Wartung und Betreuung sicherheitstechnischer Systeme. Dabei setzen wir Maßstäbe in Qualität, Zuverlässigkeit und technischer Kompetenz.

Egal ob Einbruch- und Brandmeldeanlagen, Zutrittskontrollsysteme oder intelligente Videoüberwachung. Unsere Experten von KÖTTER Sicherheitssysteme stehen Ihnen von Anfang an partnerschaftlich zur Seite. Von der fundierten Beratung über die passgenaue Planung bis hin zur professionellen Umsetzung entwickeln wir individuelle Lösungen für anspruchsvolle Kunden aus Wirtschaft, Industrie und Politik. Unser Anspruch ist es, Menschen, Werte und Gebäude zuverlässig zu schützen und mit modernster Technik und nachhaltigen Konzepten, die heute überzeugen und morgen Bestand haben. Unterstützt durch unser bundesweites Netzwerk mit 15 Niederlassungen stellen wir sicher, dass Sie jederzeit von hoher Expertise, persönlicher Betreuung und echtem Mehrwert profitieren.

Als Back Office Mitarbeiter (m/w/d) für unseren Standort in Düsseldorf sind Sie eigenständig, proaktiv zur wirkungsvollen Entlastung der Niederlassungsleitung bei organisatorischen, administrativen und konzeptionellen Aufgaben zuständig.

Ihre Aufgaben

• Administration & Organisation: Sie übernehmen allgemeine Verwaltungsaufgaben wie Bestellwesen, Wareneingangsprüfung, Postbearbeitung sowie Mitwirkung bei Inventuren und Qualitätssicherungsmaßnahmen
• Auftrags- und Vertragsmanagement: Sie verantworten die Anlage und Pflege von Aufträgen, Kunden- und Anlagendaten sowie die zuverlässige Abwicklung des Vertragswesens
• Daten- und Dokumentenmanagement: Sie pflegen Stammdaten in unseren ERP-Systemen (ES Office, Basware) und stellen eine strukturierte, nachvollziehbare sowie revisionssichere Dokumentenablage sicher
• Fakturierung und kaufmännische Abwicklung: Sie erstellen und prüfen Rechnungen (inkl. Akontorechnungen) und gewährleisten eine korrekte sowie termingerechte Abrechnung
• Koordination von Service- und Projektabläufen: Sie unterstützen bei Service- und Projektaufträge inklusive Terminabstimmung, Materialdisposition sowie Wartungsplanung für unsere Kunden
• Zusammenarbeit & Teamverantwortung: Sie agieren als Schnittstelle zwischen Kunden, Technik, Vertrieb und Niederlassungsleitung, unterstützen im Helpdesk, wirken bei der Einarbeitung neuer Mitarbeitender mit und übernehmen bei Bedarf standortübergreifend Aufgaben in der Auftragskoordination
• Sie besitzen eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, bevorzug aus einem dienstleistungsorientierten Unternehmen mit technischem Schwerpunkt oder eine vergleichbare Qualifikation
• Sie bringen relevante Berufserfahrung im kaufmännischen Bereich - idealerweise aus der Branche der Sicherheitstechnik und/oder Gebäudeautomation mit
• Sie besitzen Interesse an betriebswirtschaftlichen Zusammenhängen und Affinität zu vertrieblichen Fragestellungen
• Sie sind bereit, Verantwortung zu übernehmen und sich aktiv einzubringen
• Ihre Kommunikationsstärke und Ihr sicheres Auftreten zeichnet Sie aus - intern wie extern
• Ihr Profil wird abgerundet mit hervorragenden Deutsch Kenntnissen und guten Englisch Kenntnissen

Was wir Ihnen versprechen:

• Ein tolles Team erwartet Sie
• Einen unbefristeten und krisensicheren Arbeitsvertrag
• 30 Tage Jahresurlaub
• Hybrides arbeiten möglich als wichtiger Baustein für eine gesunde Work Life Balance
• Ein überdurchschnittliches Gehalt
• Betriebliche Altersvorsorge im gesetzlichen Rahmen
• Eine betriebliche Zusatzkrankenversicherung für kostenpflichte Behandlungen wie z.b. Chiropraktik, Osteopathie, Zahnersatz, professionelle Zahnreinigung oder Anteile sowie Übernahmen von medizinischen Hilfsmitteln
• Eine professionelle Einarbeitung durch das bereits bestehende Team
• Ein interessantes und abwechslungsreiches Aufgabengebiet mit guten Weiterbildungsmöglichkeiten sowie Entwicklungsmöglichkeiten
• Zertifizierte Lehrgänge (die Zertifikate erhalten Sie für Ihre persönlichen Unterlagen ausgehändigt)
• Eine teamorientierte, respektvolle und kollegiale Atmosphäre als Basis unserer Unternehmenskultur
• Corporate Benefits: Profitieren Sie von Mitarbeiterrabatten bei über 800 namhaften Anbietern
• Beteiligung bei aktiven Wohnortwechsel
• Regelmäßige Team-Events stärken bei uns den Zusammenhalt und runden unser Angebot ab – das Miteinander ist uns wichtig

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