Assistant to VPs (m/w/d)

Warner Music Group; Berlin; Vor Ort; EUR 48.000 - 65.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Remote-Arbeitszeit

Urlaub 30 Tage

Diversity & Health Initiatives

Employee Events

Jobrad & Spotify-Academy

Zusammenfassung

Warner Music Group sucht eine eigenständige Assistenz auf Management-Ebene in Berlin. Du unterstützt zwei VPs als strategische rechte Hand, manage Termine, koordinierst interne und externe Meetings und übernimmst Reise- und Spesenabrechnungen.

Du arbeitest proaktiv mit KI-gestützten Prozessen, um Effizienz zu steigern und die Kommunikation zwischen Teams zu optimieren. Du bringst eine kaufmännische Ausbildung mit, beherrschst Deutsch und Englisch sicher und arbeitest gerne in einem dynamischen

Qualifikationen

• Du bringst eine kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation mit und hast fundierte Berufserfahrung in der Assistenz auf Management-Ebene.
• Du nutzt KI-Anwendungen bereits selbstverständlich, um Prozesse zu beschleunigen und Effizienz zu steigern.
• Du kommunizierst sicher auf Deutsch und Englisch (Wort und Schrift).

Aufgaben

• Strategischer Support: Proaktives Management komplexer Kalender, Priorisierung von Terminen und reibungsloser Tagesablauf.
• Meetings: Ganzheitliche Verantwortung für interne und externe Meetings, Schnittstelle für alle Beteiligten.
• Travel & Expense: Reiseplanung national/international, Abrechnung und Kontierung von Rechnungen.
• Communication Hub: Zentrale Ansprechperson, Koordination von Anfragen und interne Kommunikation sicherstellen.
• Audience Engagement: Entwicklung rund um Community Building und Superfans; neue Wege und Tools finden.
• Presentation & Reporting: Erstellung von Reportings und moderne Präsentationen für Meetings, Pitches und Off-Sites in Deutsch und Englisch.
• Process & AI Optimization: Bestehende Prozesse infrage stellen und KI-gestützte Lösungen implementieren.

Kenntnisse

Kalender-Management

Meeting-Management

Reise- und Spesenabrechnung

KI-gestützte Optimierung

Englischkenntnisse

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Google Workspace

Jobbeschreibung

Wir lieben Musik und arbeiten unermüdlich daran, die Menschen zu unterstützen, die sie machen. Hört sich gut an? Werde Teil unseres Teams! Als Assistant bist du die strategische rechte Hand für zwei VPs. Du bist weit mehr als eine organisatorische Unterstützung: Du bist Taktgeber:in, Schnittstelle und Vertrauensperson. Mit Leidenschaft für Struktur und einem Auge für Details hältst du uns im dynamischen Tagesgeschäft den Rücken frei.

Das sind die Aufgaben

• Strategic Support: Du managst unsere komplexen Kalender proaktiv, setzt Prioritäten bei Terminanfragen und sorgst für einen reibungslosen Tagesablauf.
• Meeting Management: Du verantwortest interne und externe Meetings (z. B. mit Künstler:innen, Partner:innen oder Workshops) ganzheitlich und bist die Schnittstelle für alle Beteiligten.
• Travel & Expense: Du planst nationale und internationale Reisen inklusive der anschließenden Reisekostenabrechnung sowie der Kontierung von Rechnungen.
• Communication Hub: Du bist die zentrale Anlaufstelle für unsere Teams. Du koordinierst zentrale Abfragen (z. B. Festival-Planung, Ticket-Verteiler) und stellst eine erstklassige interne Kommunikation sicher.
• Audience Engagement: Du entwickelst und betreust Aktivitäten rund um die Themen "Community Building" und "Superfans" und suchst nach neuen Wegen und Tools, Fans langfristig ansprechen und aktivieren zu können.
• Presentation & Reporting: Du unterstützt uns bei der Erstellung von Reportings und bereitest moderne Präsentationen für Meetings, Pitches und Off-Sites in Deutsch und Englisch auf.
• Process & AI Optimization: Du hast das Optimum im Blick. Du hinterfragst bestehende Prozesse und implementierst aktiv KI-gestützte Lösungen, um die Effizienz im Team und im Management‑Support zu steigern.

Das gesuchte Profil

• Background: Du hast eine kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation und bringst fundierte Berufserfahrung in der Assistenz auf Management‑Ebene mit.
• AI & Tech-First: Du „lebst“ digitale Tools. Der sichere Umgang mit Google Workspace ist für dich nur die Basis – du nutzt KI-Anwendungen bereits ganz natürlich in deinem Arbeitsalltag, um Ergebnisse zu beschleunigen und Prozesse zu optimieren.
• Language Skills: Du kommunizierst absolut sicher auf Deutsch und Englisch (Wort & Schrift).
• Mindset: Du bist ein proaktives Organisationstalent mit schneller Auffassungsgabe. Du handelst überlegt, bleibst auch in Hochphasen souverän und arbeitest absolut diskret.
• Personality: Dein Auftreten ist professionell, verbindlich und sicher. Du hast den Anspruch, nicht nur zu verwalten, sondern die Art, wie wir arbeiten, aktiv mitzugestalten.

Das bieten wir Dir

• Flexible Arbeitszeiten mit Remote-Vibes sowie bis zu 20 Arbeitstage im Jahr aus dem Ausland.
• 30 Tage Urlaub plus extra Tage am Jahresende.
• Klare, transparente Ziele, regelmäßiges Feedback und individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten - let’s talk!
• Gelebte Diversity – wir feiern Vielfalt!
• Inhouse Health Initiativen (Massagen, Yoga, Mental Health Angebote) - We care for you!
• Regelmäßige Events mit exklusiven Insights aus der Musikwelt
• Ein tolles Penthouse-Office mit Flair - mitten in Berlin
• Viele weitere Benefits, z.b. Deutschlandticket, Jobrad, Lunch-Card, Spotify-Account usw.

Was uns wichtig ist und was nicht Foto, Alter, Familienstand, Herkunft - all diese Infos brauchen wir nicht. Deine Talente und Persönlichkeit zählen bei uns!

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