Assistant General Manager & Ticketing Operations (m/w/d)

apiro Stage gemeinnützige GmbH; Köln; On-site; EUR 42,000 - 60,000; Full time

Benefits offered by this job

Jobticket Köln/NRW

Zentrale Lage in Köln

Kreatives, engagiertes Team

Flexible Arbeitszeiten

Arbeitsumfeld Theater/LivEntertainment

Job summary

apiro Stage gemeinnützige GmbH in Köln sucht eine engagierte Assistenz mit Fokus auf General Management und Ticketing-Operations. Du bist die rechte Hand des General Managers, betreust das Ticketingsystem und koordinierst Budgets sowie Terminkalender.

Du arbeitest flexibel nach Bühnenrhythmus, unterstützt bei Förderanträgen und betreibst Kundenservice. Du bringst Organisationstalent, Zahlenverständnis und Deutsch- sowie Englischkenntnisse mit.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium in Kulturmanagement/Veranstaltungsmanagement/BWL.
• Berufserfahrung in einer Assistenz- oder Organisationsfunktion, idealerweise im Theater-/Musical- oder Live-Entertainment-Bereich.
• Erfahrung mit Ticketing- oder CRM-Systemen sowie Kundendienst.
• Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Excel) und Lernbereitschaft neuer Tools.
• Gutes Zahlenverständnis und strukturierte Arbeitsweise.
• Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Gespür für Kund*innen, Diskretion und Umgang mit vertraulichen Daten; Hands-on-Mentalität.
• Flexibilität, Zeitdruckfähigkeit, Einsätze am Abend/Wochenende.

Responsibilities

• Unterstützung des General Managers bei der operativen Steuerung laufender Produktionen.
• Übernahme der Geschäftskorrespondenz.
• Pflege von Budgets, Kostenübersichten und Auswertungen sowie Rechnungsprüfung/ vorbereitende Buchhaltung.
• Koordination von Terminen, Meetings und Produktionskalendern in enger Abstimmung mit dem Company Management.
• Unterstützung bei Förderanträgen und Verwendungsnachweisen.
• Betreuung und Pflege des Ticketingsystems inkl. Kontingente, Gruppen-/Firmenbuchungen, Kartenverwaltung.
• Kundenkommunikation und Reputationsmanagement; Bearbeitung von Anfragen/Beschwerden.

Skills

Zahlenverständnis

Kommunikationsstärke

Flexibilität

Hands-on-Mentalität

Education

Kaufmännische Ausbildung

Studium in Kulturmanagement/Veranstaltungsmanagement/BWL

Tools

MS Office

Excel

Job description

Bei apiro Stage entwickeln wir Entertainment-Produktionen, die Geschichten erzählen, Menschen bewegen und begeistern. Nach dem großen Erfolg von „Himmel und Kölle“ und der Weltpremiere von „Kick Like A Woman“ wächst unser Team weiter, und wir suchen Dich als Assistant General Manager & Ticketing Operations (m/w/d).

Das ist mehr als eine klassische Assistenzstelle. Du bist die rechte Hand unseres General Managers, aber eben auch Ticket-Profi, Organisationstalent, Zahlenmensch und erste Anlaufstelle für alles, was in einem lebendigen Musicalbetrieb auf den Tisch kommt. Kein Tag gleicht dem anderen: Morgens bereitest Du einen Vertrag vor, mittags jonglierst Du Ticketkontingente für eine Firmenbuchung, und nachmittags bist Du Teil eines Kreativ-Workshops.

Unsere Arbeitszeiten sind nicht „9 to 5“, sondern richten sich nach dem Rhythmus unserer Bühnenproduktionen. Deshalb suchen wir engagierte Mitarbeiter*innen, für die Flexibilität selbstverständlich ist. Dafür erwarten Dich ein herzliches Team und eine außergewöhnliche Arbeitsumgebung.

Du liebst kreatives Arbeiten, magst Abwechslung und bleibst auch dann gelassen, wenn fünf Dinge gleichzeitig passieren? Dann möchten wir Dich kennenlernen!

Aufgaben

Bei uns trägst Du viele Hüte auf einmal. Diese hier am häufigsten:

Die rechte Hand im General Management

• Unterstützung des General Managers bei der operativen Steuerung unserer laufenden Produktionen
• Übernahme der Geschäftskorrespondenz
• Pflege von Budgets, Kostenübersichten und Auswertungen sowie Rechnungsprüfung und vorbereitende Buchhaltung
• Koordination von Terminen, Meetings und Produktionskalendern in enger Abstimmung mit dem Company Management
• Unterstützung bei Förderanträgen und Verwendungsnachweisen

Die Hüterin der Tickets (m/w/d)

• Betreuung und Pflege unseres Ticketingsystems, inkl. Anlage von Vorstellungen und Kontingenten
• Abwicklung von Gruppen- und Firmenbuchungen sowie Verwaltung von Frei-, Presse- und Gästekarten
• Kundenkommunikation und Reputationsmanagement: Beantwortung von Anfragen und Bearbeitung von Beschwerden, telefonisch und schriftlich
• Steuerung des operativen Ticketinggeschäfts und schnelle Lösung von Störungen im laufenden Betrieb
• Erstellung von Verkaufsauswertungen und Abrechnungen mit Vorverkaufsstellen und Partnern
• Enge Zusammenarbeit mit Marketing und Customer Care

Das organisatorische Herz im Backoffice

• Allgemeine Büroorganisation und Ablage
• Unterstützung bei der Personaladministration und beim Onboarding neuer Kolleg*innen und Ensemblemitglieder
• Organisation von Reisen und Unterkünften für Gäste und Kreative
• Ansprechpartner*in für interne und externe Anfragen sowie Übernahme von Sonderprojekten

Qualifikation

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder abgeschlossenes Studium, z. B. in Kulturmanagement, Veranstaltungsmanagement, BWL oder einem vergleichbaren Bereich
• Berufserfahrung in einer Assistenz- oder Organisationsfunktion, idealerweise im Theater-, Musical- oder Live-Entertainment-BereichErfahrung mit Ticketing- oder CRM-Systemen sowie im Kundenservice
• Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Excel) und Freude daran, sich in neue digitale Tools einzuarbeiten
• Gutes Zahlenverständnis und eine sorgfältige, strukturierte Arbeitsweise
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Souveräner und freundlicher Umgang mit Kund*innen, auch in schwierigen Gesprächen
• Kommunikationsstärke, Diskretion und Sensibilität im Umgang mit vertraulichen DatenHands-on-Mentalität, Eigenverantwortung und die Fähigkeit, auch unter Zeitdruck die richtigen Prioritäten zu setzenFlexibilität und die Bereitschaft zu Einsätzen am Abend und am Wochenende, z. B. bei Premieren und Events

Benefits

Bei uns bekommst Du Einblick in alle Bereiche einer Musicalproduktion, von den Verträgen bis zum ausverkauften Saal. Du arbeitest nah an der Geschäftsführung und gestaltest die Abläufe eines wachsenden Unternehmens aktiv mit.

• Ein vielseitiger Job, in dem garantiert keine Langeweile aufkommt
• Echte Verantwortung und Raum für eigene Ideen
• Ein kreatives, engagiertes Team mit kurzen Entscheidungswegen
• Arbeitsplatz im Herzen der Kölner Innenstadt, bestens mit Bus und Bahn erreichbar
• Jobticket für Deine Wege durch Köln und NRW
• Ein abwechslungsreiches Arbeitsumfeld zwischen Theater, Live-Entertainment und Eventproduktion
• Respekt, Herz und Humor, genauso wie der Anspruch, gemeinsam starke Ergebnisse zu schaffen