Administrator/in (m/w/d)

Adecco Germany; Heidelberg; Hybrid; EUR 40.000 - 50.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein führendes Personalvermittlungsunternehmen in Heidelberg sucht einen Mitarbeitenden zur Organisation von Schulungen und Trainings. Sie bringen eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Erfahrungen in der Durchführung von Schulungen sowie sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse mit. Diese Position bietet unbefristete Anstellung und die Möglichkeit, hybrid zu arbeiten.

Leistungen

Unbefristeter Arbeitsvertrag

Tariflohn, Zulagen und Zuschläge

Mitarbeiterrabatte und Prämienaktionen

Qualifikationen

• Erfahrung in der Organisation und Durchführung von Schulungen, Trainings oder Veranstaltungen.
• Kenntnisse im Umgang mit Lernmanagementsystemen (LMS).
• Erfahrung in der Teilnehmerverwaltung, Kursadministration und Trainerkoordination.

Aufgaben

• Erstellung und Pflege des jährlichen Trainingskatalogs.
• Terminplanung, Teilnehmermanagement und Abstimmung mit Trainern.
• Organisation und Verwaltung der Trainingsmaschinen.
• Erstellung von Unterlagen: Teilnehmerlisten, Zertifikate, Namensschilder.

Kenntnisse

Organisationstalent

Kommunikationsstärke

Eigeninitiative

Flexibilität

SAP ERP

MS Office

Sehr gute Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Ausbildung

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung

Tools

Lernmanagementsysteme (LMS)

SAP ERP

MS Office (Excel, Word, Outlook, PowerPoint, Forms)

Jobbeschreibung

Adecco bietet Ihnen spannende Einsatzmöglichkeiten in namhaften Unternehmen aus den unterschiedlichsten Branchen. Sie möchten sich beruflich verändern? Dann bewerben Sie sich beim weltweit größten Personaldienstleister.

Ihre Vorteile

Know-How, Fairness und Transparenz zeichnen uns aus

• Planungssicherheit, durch Ihren unbefristeten Arbeitsvertrag
• Finanzielle Sicherheit für Sie, durch Tariflohn, Zulagen und Zuschläge
• Perspektive, durch Ihre Übernahmeoptionen bei unserem Kunden
• Papierlos, durch unsere Mitarbeiter-App für Ihren Überblick
• Flexibilität, durch Ihr Gleitzeitkonto und die Möglichkeit, hybrid zu arbeiten
• Ihre Interessenvertretung, durch unseren Betriebsrat
• Vorteile für Sie, durch Mitarbeiterrabatte und Prämienaktionen

Ihre Aufgaben

• Erstellung und Pflege des jährlichen Trainingskatalogs (Portfolio Abstimmung intern und extern, Bedarfsermittlung)
• Terminplanung, Teilnehmermanagement und Abstimmung mit Trainern
• Organisieren und verwalten der Trainingsmaschinen
• Anlage und Verwaltung von Kursen in der WebAcademy, sowie Betreuung unserer Vertriebspartner im Umgang der WebAcademy (Anwendung & Prozess)
• Teilnehmerregistrierung, Kursbuchung, Einladung, Kommunikation und Verwaltung von Benutzerprofilen
• Versand von Informationen (z. B. Kursdetails, WLAN-Zugang, Anfahrt, Newsletter)
• Erstellung von Unterlagen: Teilnehmerlisten, Zertifikate, Namensschilder
• Koordination von Catering und Kantinenbedarf vor Kursbeginn
• Organisation von Schulungsräumen und Buchung von Trainern (intern / extern)
• Verwalten der physischen und elektronischen Kommunikation im Schulungszentrum (Ansprechpartner für Besucher, Ankündigungen, Bilder, Videos)
• Unterstützung bei externen Schulungen, Events und Messen
• Erstellung von Rechnungen und Eingangskontrolle mit der Buchhaltung
• SAP: Bedarfsmeldung, bearbeiten von Bestellvorgängen
• Erstellung und Pflege von Kursmaterialien und Handouts
• Durchführung von Feedbackrunden und Evaluierungen zur kontinuierlichen Verbesserung der Trainingsprogramme
• Dokumentation der Kursinhalte und -fortschritte
• Pflege von KPIs, Trainingsfeedbacks und Zertifikatsberichten

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Industriekaufmann/-frau, Veranstaltungskaufmann/-frau)
• Erfahrung in der Organisation und Durchführung von Schulungen, Trainings oder Veranstaltungen
• Kenntnisse im Umgang mit Lernmanagementsystemen (LMS)
• Erfahrung in der Teilnehmerverwaltung, Kursadministration und Trainerkoordination
• Kenntnisse in der Erstellung und Pflege von Trainingsmaterialien und Zertifikaten
• Erfahrung im Umgang mit internen und externen Dienstleistern (z. B. Catering, Trainer)
• Organisationstalent und strukturierte Arbeitsweise, gepaart mit hoher Serviceorientierung
• Kommunikationsstärke im Umgang mit internen Teams, Trainern und externen Partnern
• Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein für das Arbeiten im Team, aber auch Selbständigkeit
• Flexibilität und Belastbarkeit bei parallelen Aufgaben und kurzfristigen Änderungen
• Sicherer Umgang mit SAP ERP
• MS Office (insbesondere Excel, Word, Outlook, PowerPoint, Forms)
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie sicherer Umgang in Wort und Schrift in Englisch

Über uns

Seit über 60 Jahren ist es unsere Leidenschaft, Menschen und Unternehmen zusammenzubringen – zuverlässig, engagiert und branchenübergreifend.
Ob Berufseinsteiger, Experte oder Quereinsteiger: Bei uns finden Talente ihren Weg.
Mit unserer Auszeichnung als führender Personaldienstleister Deutschlands (Lünendonk®-Liste 2025) und einer Weiterempfehlungsrate von 84 % auf kununu belegen wir täglich aufs Neue unsere Qualität.
Der nächste Karriereschritt beginnt genau hier.

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Dann sollten wir uns unbedingt kennenlernen! Bitte den Lebenslauf bevorzugt über unsere Online-Bewerbungsplattform oder über die unten angegebene E‑Mail-Adresse und wir nehmen den Kontakt auf.