Beschäftigte/n als Assistenz im Büro der Abteilungsleitung Hochschulen und Digitalisierung (w/m/d)

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Join to apply for the Beschäftigte/n als Assistenz im Büro der Abteilungsleitung Hochschulen und Digitalisierung (w/m/d) role at Universitätsklinikum Ulm

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Das Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst Baden-Württemberg ist für sämtliche Hochschulen des Landes, den größten Teil der außeruniversitären Forschungseinrichtungen, die Einrichtungen der Universitätsmedizin, die wissenschaftlichen Bibliotheken und Archive sowie bedeutende Kunsteinrichtungen Baden-Württembergs zuständig. Mit seinen rund 370 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern unterstützt das Ministerium die Arbeit dieser Institutionen, fördert Innovationen, initiiert Reformen und trägt damit zur Zukunftsgestaltung des Landes Baden-Württemberg bei.

Wir suchen ab 15.10.2025 im Umfang von 50 v. H. eine / einen

Beschäftigte/n als Assistenz im Büro der Abteilungsleitung Hochschulen und Digitalisierung (w/m/d)

Ihre Aufgaben:

• Sie koordinieren für die Abteilungsleiterin Termine, Meetings und Video Konferenzen und führen den Terminkalender.
• Sie unterstützen die Abteilungsleitung bei der Organisation von Meetings.
• Sie...
  
  

Das Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst Baden-Württemberg ist für sämtliche Hochschulen des Landes, den größten Teil der außeruniversitären Forschungseinrichtungen, die Einrichtungen der Universitätsmedizin, die wissenschaftlichen Bibliotheken und Archive sowie bedeutende Kunsteinrichtungen Baden-Württembergs zuständig. Mit seinen rund 370 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern unterstützt das Ministerium die Arbeit dieser Institutionen, fördert Innovationen, initiiert Reformen und trägt damit zur Zukunftsgestaltung des Landes Baden-Württemberg bei.

Wir suchen ab 15.10.2025 im Umfang von 50 v. H. eine / einen

Beschäftigte/n als Assistenz im Büro der Abteilungsleitung Hochschulen und Digitalisierung (w/m/d)

Ihre Aufgaben:

• Sie koordinieren für die Abteilungsleiterin Termine, Meetings und Video Konferenzen und führen den Terminkalender.
• Sie unterstützen die Abteilungsleitung bei der Organisation von Meetings.
• Sie planen Dienstreisen und erstellen die Reisekostenabrechnung.
• Sie erledigen den Telefonverkehr und übernehmen allgemeine Sekretariatsaufgaben.
• Sie übernehmen abteilungsspezifische Dokumentation.
• Sie empfangen Besprechungsgäste im Haus.
  
  

Wir Bieten:

• für die Tätigkeit im Büro der Abteilungsleitung eine übertarifliche Vergütung nach EG 7 TV L bei einer unbefristeten Einstellung in der EG 5 TV-L.
• eine abwechslungsreiche Aufgabenstellung.
• flexible Arbeitszeiten und familienfreundliche Arbeitszeitmodelle, zertifiziert nach Audit Beruf und Familie.
• einen verkehrsgünstig gelegenen Arbeitsplatz im Zentrum von Stuttgart.
• die Unterstützung Ihrer Mobilität mit dem JobTicket BW und JobBike BW.
• ein umfangreiches Gesundheitsmanagement.
• ein vielfältiges Fortbildungsangebot.
  
  

Ihr Profil:

• Sie verfügen über eine Ausbildung im Verwaltungs- oder Sekretariatsbereich (z.B. Fachangestellte/r für Bürokommunikation, Justiz- oder Verwaltungsangestellte/r) oder über eine kaufmännische Ausbildung.
• Sie interessieren sich für Hochschulen und Digitalisierung und haben idealerweise bereits erste berufliche Erfahrungen in diesem Bereich.
• Sie sind kommunikativ im direkten und fernmündlichen Kontakt innerhalb wie außerhalb des Hauses.
• Sie sind routiniert in der Terminabstimmung, in der Planung und Organisation von Dienstreisen sowie der Reisekostenabrechnung.
• Sie besitzen sehr gute Kenntnisse im MS-Office-Bereich.
• Sie sind eigeninitiatives und selbstständiges Arbeiten gewohnt.
• Sie bleiben offen, kommunikativ und zugewandt, selbst in stressigeren Situationen. Bitte reichen Sie Ihre Bewerbung unter Angabe des Aktenzeichens 12-0305.3-8/7 mit aussagefähigen Unterlagen bis zur Bewerbungsfrist: 23.07.2025 in unserem Bewerbungsportal ein.
  
  

Für nähere Auskünfte zum Besetzungsverfahren steht Ihnen Herr Dr. Wuttke (0711 279-3020) gerne zur Verfügung. Bei Fragen zum Aufgabenbereich wenden Sie sich bitte an Frau Dingfelder (0711 279-3160). Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Vertragsart: unbefristet

Beschäftigungsart: Teilzeit

Bewerbung bis: 23.07.2025

Informationen zur Datenerhebung und -verarbeitung finden Sie auf unserer Homepage unter: https://mwk-bw.de/datenschutz-bewerbungsverfahren

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