Assistent/-in im Dekanat (w/m/d) in der Juristischen Fakultät

Assistent/-in im Dekanat (w/m/d) in der Juristischen Fakultät, Berlin

Die Universität Potsdam wurde 1991 gegründet und hat sich in der Wissenschaftslandschaft etabliert. Sie ist ein bedeutender Wirtschaftsfaktor und Entwicklungsmotor für die Region, mehrfach für ihre Lehre ausgezeichnet und verfügt über eine serviceorientierte Verwaltung. Rund 20.000 Studierende und 3.000 Mitarbeitende arbeiten an den Standorten Am Neuen Palais, Griebnitzsee und Golm.

Am Campus Griebnitzsee der Juristischen Fakultät ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt die folgende unbefristete Stelle zu besetzen:

Assistent/-in im Dekanat (w/m/d)

Die Arbeitszeit beträgt 40 Wochenstunden (100 %). Die Eingruppierung erfolgt nach Entgeltgruppe 6 des TV-Länder.

Die Stelle befindet sich im Dekanat der Fakultät, das eine kleine Struktur mit 17 Professuren ist. Die Team-Assistenz unterstützt den Dekan und den/die Fakultätsgeschäftsführer/-in bei administrativen Aufgaben. Zu den Aufgaben gehören Sekretariatsarbeiten sowie die enge Zusammenarbeit mit den zentralen Dezernaten für Haushalts- und Personalangelegenheiten.

Ihr Aufgabengebiet umfasst:

• Eigenständige Führung der Sekretariatsgeschäfte (z. B. Terminplanung, Telefon, Korrespondenz, Post, Akten, Scan- und Kopierarbeiten)
• Vorbereitung von Personalangelegenheiten (Einstellungen, Verlängerungen, Urlaubsverwaltung, Vertragslaufzeiten)
• Beschaffung, Inventarisierung, Bedarfsermittlung, Anträge, Mittelkontrolle
• Raum- und Schlüsselverwaltung, Vergabe von Besprechungsräumen
• Planung und Organisation von Dienstreisen inklusive Abrechnung
• Organisation von Gremiensitzungen, Tagungen und Veranstaltungen
• Unterstützung anderer Fakultätsbereiche bei Bedarf (Springerfunktion)

Voraussetzungen:

• Abgeschlossene Berufsausbildung im Verwaltungs- oder Büroberuf oder vergleichbarer Abschluss
• Kommunikations-, Kooperations- und Teamfähigkeit
• Belastbarkeit bei Arbeitsspitzen im Semester
• Selbstständiges, sorgfältiges Arbeiten, Organisationsgeschick, Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein
• Freundliches, sicheres Auftreten im Kontakt mit Besuchern und am Telefon
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office (Word, Excel), TYPO3 und elektronischer Kommunikation
• Gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit, sichere Orthographie
• Grundkenntnisse im Haushaltsrecht sind wünschenswert