Project Coordinator

WORX1 HR S.A.S; Medellín; Híbrido; COP 26.784.000 - 46.872.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

WORX1 HR S.A.S en Medellín busca un Project Coordinator para apoyar a un equipo de entrega de proyectos en EE. UU., acompañando desde kickoff hasta cierre. Trabajarás presencialmente con posibilidad de híbrido.

Serás responsable de mantener planes, trackers y actas, coordinando consultores, project managers y clientes para avanzar alineados, gestionando riesgos, acciones y reportes de estado. Inglés C1 es requisito crítico.

Formación

• 1 a 3 años de experiencia en coordinación de proyectos o roles afines.
• Inglés avanzado (C1) escrito y hablado.
• Capacidad de gestionar múltiples tareas y plazos con atención al detalle.
• Experiencia trabajando con equipos distribuidos internacionalmente.
• Conocimiento de herramientas de seguimiento de proyectos (Smartsheet, Jira u otras).

Responsabilidades

• Mantener y actualizar planes de proyecto, cronogramas, listas de tareas y trackers de hitos en Smartsheet.
• Acompañar el ciclo de vida completo de los proyectos (kickoff, ejecución y cierre) en múltiples proyectos simultáneos.
• Dar seguimiento a acciones pendientes, riesgos y asuntos abiertos para mantener el avance del trabajo.
• Registrar y monitorear riesgos, supuestos, incidencias y dependencias (RAID).
• Programar y organizar reuniones de kickoff, sesiones de trabajo y llamadas con clientes.
• Preparar agendas, tomar notas y distribuir resúmenes claros con decisiones y próximos pasos.
• Monitorear fechas límite y enviar recordatorios a consultores y recursos de entrega.
• Consolidar reportes semanales de estado y dashboards simples para project managers y liderazgo.
• Ser punto de contacto ágil para consultas de clientes y consultores, escalando temas.
• Organización de bandejas de correo electrónico y administración de calendarios.
• Mantener comunicación asincrónica para equipos distribuidos.

Conocimientos

Inglés (C1)

Organización

Proactividad

Autonomía

Gestión de proyectos

Educación

Administración de Empresas

Ingeniería Industrial

Negocios Internacionales

Gestión Empresarial

Herramientas

Smartsheet

Microsoft Office

ClickUp

Asana

Monday.com

Jira

Descripción del empleo

Buscamos un Project Coordinator para apoyar a un equipo de entrega de proyectos en Estados Unidos, acompañando cada iniciativa desde el kickoff hasta el cierre. Serás quien mantenga los planes, trackers y reuniones en orden para que consultores, project managers y clientes avancen alineados. Trabajarás de forma presencial en nuestras oficinas en Aguacatala, Medellín, junto a equipos distribuidos internacionalmente con posibilidad de trabajo híbrido.

Responsabilidades

• Mantener y actualizar planes de proyecto, cronogramas, listas de tareas y trackers de hitos en Smartsheet, con responsables, fechas y entregables siempre al día.
• Acompañar el ciclo de vida completo de los proyectos (kickoff, ejecución y cierre) en múltiples proyectos simultáneos.
• Dar seguimiento a acciones pendientes, riesgos y asuntos abiertos con sus responsables para mantener el avance del trabajo.
• Registrar y monitorear riesgos, supuestos, incidencias y dependencias (RAID).
• Programar y organizar reuniones de kickoff, sesiones de trabajo y llamadas con clientes.
• Preparar agendas, tomar notas y distribuir resúmenes claros con decisiones y próximos pasos.
• Monitorear fechas límite y enviar recordatorios oportunos a consultores y recursos de entrega.
• Consolidar reportes semanales de estado y dashboards sencillos para project managers y liderazgo.
• Ser punto de contacto ágil para consultas rutinarias de clientes y consultores, escalando los temas de mayor alcance al responsable adecuado.
• Organización de bandejas de correo electrónico y administración de calendarios.
• Mantener comunicación asincrónica (correo, chat y trackers compartidos) para mantener informados a equipos distribuidos.

Herramientas

• Smartsheet (o herramienta equivalente de seguimiento de proyectos)
• Microsoft Office (Excel, PowerPoint, Word y Outlook)
• ClickUp, Asana, Monday.com o Jira (experiencia y manejo avanzado de al menos una)
• Herramientas de comunicación para equipos distribuidos globalmente

Requisitos

• 1 a 3 años de experiencia en coordinación de proyectos, administración de proyectos, operaciones o roles afines.
• Experiencia comprobada en coordinación de proyectos, administrativos y/o operacionales
• Inglés avanzado (C1) escrito y hablado: requisito crítico para notas de reunión, reportes de estado y correos a clientes.
• Sólidas habilidades de organización para gestionar varias tareas y plazos a la vez sin que se pierdan detalles.
• Atención al detalle para mantener trackers, documentos y registros precisos y actualizados.
• Proactividad y confiabilidad: cumples tus compromisos y preguntas cuando algo no está claro.
• Disponibilidad para reuniones ocasionales tempranas o tardías con colegas de EMEA y APAC.
• Autonomía, autodisciplina y comunicación responsiva.
• Capacidad para trabajar con equipos distribuidos e internacionales.
• Disposición para aprender conceptos y herramientas de IA (no se requiere experiencia previa).
• Perfil académico: Administración de Empresas, Negocios Internacionales, Ingeniería Industrial, Gestión Empresarial o carreras afines.

Modalidad: Presencial con posibilidad híbrida — Medellín, Aguacatala

Horario: Lunes a viernes, 8:00 AM – 5:00 PM, 40 horas semanales

Contrato a término indefinido con prestaciones de ley