ASISTENTE COMERCIAL

ACIERTA HEADHUNTER; Bogotá ciudad; On-site; COP 26,784,000 - 44,640,000; Full time

Job summary

ACIERTA HEADHUNTER busca Asistente Comercial para apoyar las órdenes de compra, cotizaciones y procesos de facturación en un entorno B2B para Oil & Gas en Bogotá. Se gestionarán desde recepción hasta cierre administrativo, asegurando trazabilidad y cumplimiento de condiciones.

La persona interactuará con Comercial, Ingeniería, Proyectos, Logística y Contabilidad, apoyando licitaciones y manejo de documentos, bases de datos y reportes de seguimiento.

Qualifications

• Profesional universitario/a en Ingeniería Industrial, Administración de Empresas o carreras afines.
• Manejo eficiente de herramientas de Office: Excel, Word, PowerPoint y Outlook.
• Conocimiento en manejo y actualización de bases de datos.

Responsibilities

• Gestionar las órdenes de compra desde su recepción hasta el cierre administrativo.
• Validar que las condiciones de cada orden coincidan con la cotización o contrato aprobado.
• Hacer seguimiento a tiempos de ejecución, entrega y cumplimiento.
• Cooperar con Comercial, Ingeniería, Proyectos, Logística y Contabilidad para cada orden.
• Verificar la documentación requerida para facturación y gestionar la radicación de facturas.

Skills

Organización

Seguimiento

Atención al detalle

Proactividad

Comunicación efectiva

Capacidad analítica

Orientación al cliente

Trabajo en equipo

Manejo de presión

Rigurosidad documental

Education

Ingeniería Industrial

Administración de Empresas

Tools

Excel

Word

PowerPoint

Outlook

CRM

ERP

Job description

Descripción

ASISTENTE COMERCIAL | ÓRDENES DE COMPRA, LICITACIONES Y SOPORTE B2B | OIL & GAS | BOGOTÁ

En ACIERTA HEADHUNTER lideramos esta búsqueda para una compañía especializada en soluciones técnicas e ingeniería, proveedora del sector Oil & Gas e industrial y representante de marcas reconocidas, que busca fortalecer su operación comercial y administrativa en Bogotá.

¿Tienes experiencia haciendo seguimiento a órdenes de compra, cotizaciones, documentación comercial y procesos de facturación en negocios B2B?

Buscamos un/a Asistente Comercial organizado/a, proactivo/a y con alta capacidad de seguimiento, que acompañe integralmente las órdenes de compra de clientes desde su recepción hasta el cierre administrativo, apoyando además cotizaciones, licitaciones, facturación y gestión documental.

DESCRIPCIÓN GENERAL
La posición será responsable de realizar el seguimiento integral a las órdenes de compra emitidas por clientes, asegurando que las condiciones comerciales, tiempos, documentación, entregas y requisitos de facturación se gestionen correctamente.

Tendrá interacción permanente con las áreas Comercial, Ingeniería, Proyectos, Logística y Contabilidad, actuando como punto de apoyo para mantener trazabilidad sobre cada orden y facilitar su cumplimiento y cierre.

El cargo también participará en la elaboración de cotizaciones y ofertas, soporte documental de licitaciones, seguimiento de pólizas, manejo de plataformas de clientes y preparación de información requerida por los equipos responsables de proyectos.

Buscamos una persona muy organizada, rigurosa y orientada al seguimiento, capaz de manejar simultáneamente múltiples órdenes, documentos y compromisos sin perder trazabilidad.

Requisitos

FORMACIÓN ACADÉMICA
Profesional universitario/a en Ingeniería Industrial, Administración de Empresas o carreras afines.

Manejo eficiente de herramientas de Office: Excel, Word, PowerPoint y Outlook.

Manejo de Internet y herramientas digitales.

Conocimiento en manejo y actualización de bases de datos.

Se valorará experiencia con plataformas corporativas de clientes, ERP, CRM o herramientas administrativas.

EXPERIENCIA Y CONOCIMIENTOS
Mínimo 2 años de experiencia en cargos similares de soporte comercial, administración de ventas, gestión de órdenes de compra o asistencia de proyectos.

Experiencia recibiendo, registrando y haciendo seguimiento a órdenes de compra.

Experiencia comparando órdenes frente a cotizaciones o contratos aprobados.

Manejo de condiciones comerciales como cantidades, precios, plazos de entrega y formas de pago.

Experiencia elaborando o apoyando cotizaciones y ofertas comerciales.

Manejo de documentación requerida para procesos de facturación.

Experiencia en radicación de facturas y soportes ante clientes será valorada.

Conocimiento o experiencia apoyando procesos de cartera.

Manejo de bases de datos y elaboración de reportes de seguimiento.

Se valorará experiencia apoyando licitaciones y procesos comerciales B2B.

Se valorará especialmente trayectoria en compañías proveedoras o contratistas de Oil & Gas, petróleo y gas, energía, ingeniería, industria o servicios técnicos.

Experiencia utilizando plataformas de clientes para seguimiento de órdenes y documentación será altamente valorada.

RESPONSABILIDADES CLAVE
Gestionar las órdenes de compra desde su recepción hasta el cierre administrativo.

Validar que las condiciones de cada orden coincidan con la cotización o contrato aprobado.

Hacer seguimiento permanente a tiempos de ejecución, entrega y cumplimiento.

Coordinar con Comercial, Ingeniería, Proyectos, Logística y Contabilidad las actividades necesarias para cada orden.

Verificar la documentación requerida para facturación.

Gestionar la radicación oportuna de facturas y soportes.

Mantener actualizada la base de datos y trazabilidad de órdenes de compra.

Identificar retrasos, inconsistencias o incumplimientos y reportarlos oportunamente.

Apoyar procesos de cotización, ofertas y licitaciones.

Mantener organizado y actualizado el archivo documental comercial.

FUNCIONES PRINCIPALES
Recibir y registrar órdenes de compra de clientes.

Verificar cantidades, precios, especificaciones, condiciones de pago y fechas de entrega.

Comparar las órdenes recibidas con cotizaciones o contratos aprobados.

Hacer seguimiento al estado de las órdenes hasta su ejecución y cierre.

Coordinar con las diferentes áreas internas el cumplimiento de compromisos.

Verificar remisiones, cumplidos y soportes necesarios para facturación.

Preparar órdenes para el proceso de facturación.

Gestionar la radicación de facturas cuando corresponda.

Apoyar el seguimiento a cartera asociado a las órdenes gestionadas.

Mantener actualizados controles, bases de datos e informes de seguimiento.

Elaborar reportes de órdenes pendientes, facturación y retrasos.

Apoyar la elaboración y presentación de cotizaciones.

Apoyar la preparación documental de ofertas y licitaciones.

Gestionar información, legalizaciones, insumos y reportes requeridos por los responsables de proyectos.

Solicitar y hacer seguimiento a la expedición de pólizas requeridas por la compañía.

Administrar información en las plataformas de clientes.

Mantener informado al Gerente de Proyectos y al Líder Comercial sobre novedades que puedan afectar cada proceso.

COMPETENCIAS CLAVE
Organización y seguimiento: indispensables para administrar múltiples órdenes, fechas y documentos simultáneamente.

Atención al detalle: necesaria para validar precios, cantidades, condiciones y soportes.

Orientación a resultados: para llevar cada orden hasta su cumplimiento y cierre.

Proactividad: importante para anticipar retrasos y solicitar oportunamente información pendiente.

Comunicación efectiva: para coordinar diferentes áreas internas y clientes.

Capacidad analítica: para identificar inconsistencias entre órdenes, contratos y cotizaciones.

Orientación al cliente: necesaria para brindar respuestas oportunas y mantener una gestión profesional.

Trabajo en equipo: fundamental por la interacción con Comercial, Ingeniería, Proyectos, Logística y Contabilidad.

Manejo de presión: importante para responder a fechas de entrega, facturación y cierres.

Rigurosidad documental: clave en operaciones B2B, licitaciones y clientes industriales.

INDICADORES DE GESTIÓN
Órdenes de compra registradas y actualizadas oportunamente.

Cumplimiento de tiempos establecidos para cada orden.

Porcentaje de órdenes cerradas sin inconsistencias administrativas.

Oportunidad de facturación.

Número de órdenes pendientes por documentación.

Tiempo de resolución de novedades.

Calidad y actualización de bases de datos.

Cumplimiento en entrega de informes.

Nivel de trazabilidad documental.

Oportunidad en radicación de facturas y soportes.

SEGURIDAD, SALUD Y MEDIO AMBIENTE
Cumplir las normas y procedimientos del Sistema de Gestión Integral y HSE.

Participar en capacitaciones y actividades de seguridad.

Reportar incidentes, actos y condiciones inseguras.

Utilizar los elementos de protección personal cuando corresponda.

Mantener el área de trabajo organizada y segura.

Cumplir los requerimientos ambientales establecidos por la compañía.

Detener cualquier actividad que pueda representar un riesgo para las personas o el medio ambiente y reportarla oportunamente.

Beneficios

OPORTUNIDAD Y BENEFICIOS
Oportunidad de trabajar en una compañía proveedora del sector Oil & Gas e industrial.

Exposición a clientes corporativos y proyectos técnicos.

Participación en procesos de órdenes de compra, licitaciones y ofertas comerciales.

Interacción permanente con las áreas Comercial, Ingeniería y Proyectos.

Posibilidad de fortalecer experiencia en procesos comerciales B2B y administración de proyectos.

CONDICIONES DEL CARGO
Sede principal: Bogotá.

Cargo de naturaleza administrativa y operativa.

Reporta al Gerente de Proyectos y Líder Comercial.

Las condiciones de salario, horario, modalidad contractual y beneficios no fueron especificadas en la información suministrada, por lo que conviene confirmarlas antes de publicar.

Si tienes experiencia gestionando órdenes de compra, cotizaciones, facturación y documentación comercial, y disfrutas hacer seguimiento hasta que cada proceso quede correctamente cerrado, queremos conocer tu perfil.

Ubicación

Colombia | CO,Bogotá, D.C. - Bogotá, D. C. | 11001

Este proceso de selección competitivo se fundamenta en las políticas y procedimientos de adquisiciones que rigen para garantizar los principios de publicidad previa, transparencia, garantía de la pluralidad y libre competencia, y evaluación objetiva, mundialmente aceptados.