asistente administrativo

CONFIDENTIAL; Medellín; On-site; COP 40,000,000 - 60,000,000; Full time

Job summary

CONFIDENTIAL en Medellín busca fortalecer su equipo con un auxiliar administrativo de oficina. La persona apoyará a la Gerencia en trámites de correspondencia, requisiciones y novedades, asegurando cumplimiento de reglamentos y confidencialidad.

Se encargará de la gestión de salas, control de recursos humanos y materiales, generación de informes y coordinación logística entre sedes o proyectos. Se requieren habilidades organizativas y atención al detalle para mantener operaciones eficientes.

Responsibilities

• Apoyar a la Gerencia en trámites internos relacionados con correspondencia, requisiciones, novedades, vistos buenos y demás relacionados, de acuerdo con las necesidades de la sede o proyecto.
• Efectuar el control diario de los compromisos que deba cumplir el jefe inmediato y recordarle de ellos de acuerdo con sus instrucciones, con el fin de garantizar la oportuna asistencia logística y administrativa del área.
• Administrar la disponibilidad de salas y coordinar la logística para atender las salas y elementos, cuando aplique
• Controlar asignación de recursos por ausencias, incapacidades, vacaciones y renuncias de los agentes de mesas de servicios, para garantizar el cumplimiento de la operación del servicio.
• Apoyar en la divulgación de políticas para el cumplimiento de reglamentos internos de la Organización.
• Controlar la entrega y uso de vales de taxis suministrados al personal de servicios en el desempeño de sus funciones.
• Realizar seguimiento de la herramienta de gestión de los casos creados para disponibilidad de recursos para las mesas de servicios.
• Elaborar los informes de control de ingresos del personal en la sede o proyecto asignado.
• Remodelaciones en general cuando aplique.
• Realizar control de temas administrativos, seguridad y reporte de adecuación, instalación,
• Apoyar la Gerencia con el trámite la organización, archivo y custodia de los documentos del proceso o proyecto de acuerdo con los procedimientos y criterios de conservación y confidencialidad establecidos.
• Actualizar las bases de datos relacionadas con inventarios, personal del proyecto o meses de servicios y realizar informes que le sean solicitados en el marco de su competencia.
• Apoyar la logística de envío de repuestos y maquinas a las diferentes sedes de la sede o proyecto cuando se requiera.
• Realizar comunicados de envíos de documentación a los procesos administrativos cuando se requiera.
• Atender a los usuarios internos y externos según las políticas y lineamientos de servicio establecidos por la Organización.
• Realizar reportes e informes en los plazos y tiempos establecidos.
• Realizar las actividades que le sean asignadas por su jefe inmediato que correspondan a la naturaleza de su cargo.
• Participar en proyectos, acciones o actividades que aporten al cumplimiento de la misión de la dependencia, en coherencia con el nivel y los requisitos exigidos para el cargo.
• Cumplimiento de Indicadores de Gestión o ANS establecidos por su jefe inmediato.

Job description

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL CARGO

• 1 Apoyar a la Gerencia en trámites internos relacionados con correspondencia, requisiciones, novedades,vistos buenos y demás relacionados, de acuerdo con las necesidades de la sede o proyecto.
• 2 Efectuer el control diario de los compromisos que deba cumplir el jefe inmediato y recordarle de ellos dea acuerdo con sus instrucciones, con el fin de garantizar la oportuna asistencia logística y administrativadel área.
• 3 Administrar la disponibilidad de salas y coordinar la logística para atender las salas y elementos, cuando aplique
• 4 Controlar asignación de recursos por ausencias, incapacidades, vacaciones y renuncias de los agentes de mesas de servicios, para garantizar el cumplimiento de la operación del servicio.
• 5 Apoyar en la divulgación de políticas para el cumplimiento de reglamentos internos de la Organización.
• 6 Controlar la entrega y uso de vales de taxis suministrados al personal de servicios en el desempeño de sus funciones.
• 7 Realizar seguimiento de la herramienta de gestión de los casos creados para disponibilidad de recursos para las mesas de servicios.
• 8 Elaborar los informes de control de ingresos del personal en la sede o proyecto asignado.
• remodelaciones en general cuando aplique.
• 9 Realizar control de temas administrativos, seguridad y reporte de adecuación, instalación,
• 10 Apoyar la Gerencia con el trámite la organización, archivo y custodia de los documentos del proceso o proyecto de acuerdo con los procedimientos y criterios de conservación y confidencialidad establecidos.
• 11 Actualizar las bases de datos relacionadas con inventarios, personal del proyecto o meses de servicios y realizar informes que le sean solicitados en el marco de su competencia.
• 12 Apoyar la logística de envío de repuestos y maquinas a las diferentes sedes de la sede o proyecto cuando se requiera.
• 13 Realizar comunicados de envíos de documentación a los procesos administrativos cuando se requiera.
• 14 Atender a los usuarios internos y externos según las políticas y lineamientos de servicio establecidos por la Organización.
• 15 Realizar reportes e informes en los plazos y tiempos establecidos.
• 16 Realizar las actividades que le sean asignadas por su jefe inmediato que correspondan a lanaturaleza de su cargo.
• 17 Participar en proyectos, acciones o actividades que aporten al cumplimiento de la misión de ladependencia, en coherencia con el nivel y los requisitos exigidos para el cargo.
• 18 Cumplimiento de Indicadores de Gestión o ANS establecidos por su jefe inmediato.

8. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN HSEQ-SI

• de su cargo.
• 1 Realizar las actividades que le sean asignadas por su jefe inmediato que correspondan a la naturaleza
• 2 Cumplimiento de Indicadores de Gestión o ANS establecidos por su jefe inmediato.
• 3 Realizar seguimiento y análisis a través de diversas técnicas, a los procesos gestionados por las mesas de servicios, con el fin de determinar automatizaciones
• 4 Definir el grupo de trabajo y las habilidades necesarias para ejecutar los planes de mejora
• 5 Analizar datos de otros procesos de Gestión del Servicio de TI, para identificar oportunidades
• 6 Contextualizarse en cada operación para proponer iniciativas de mejora
• 7 Planear, coordinar, revisar, auditar, generar e implementar oportunidades de mejora del flujo del proceso.
• 8 Coordinar y revisar que las actividades del flujo del proceso son realizadas de acuerdo con su planeación y alineada con el ciclo de vida del servicio.
• 9 Participar en proyectos, acciones o actividades que aporten al cumplimiento de la misión de ladependencia en coherencia con el nivel y los requisitos exigidos para el cargo.
• 10 Generar mejoras para el ciclo de vida del servicio.
• 11 Presentar los informes de avances y propuestas de mejora.
• 12 Generar planes de acción para disminuir servicios.
• 13 Liderar las implementaciones de las propuestas que pasan el análisis de viabilidad.
• 14 Propender por la implementación trasversal de las iniciativas y mejoras que se implemente en proyectos específicos y llevarlos al mayor número de proyectos donde puedan aplicar.
• 15 Liderar y ser responsable por la optimización, uso, mantenimiento y mejoras que se realicen en losdesarrollos y/o aplicaciones desarrolladas internamente o inversiones en las que incurra la compañíapara mejorar las operaciones.