ASISTENTE ADMINISTRATIVA

Yokogawa; Bogotá ciudad; Presencial; COP 20.088.000 - 35.712.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Yokogawa busca un profesional para apoyar la gestión administrativa en Bogotá, dentro de un equipo global.

La posición abarca atención de visitantes, gestión de documentos, compras y logística de viajes, siguiendo procedimientos y normas de la empresa.

Se valora experiencia previa y formación técnica en asistencia administrativa, promoviendo diversidad y desarrollo profesional.

Formación

• Técnico o tecnólogo en asistencia administrativa / secretariado.
• Tres años de experiencia laboral.

Responsabilidades

• Ejecutar las responsabilidades y funciones del cargo acorde a los procedimientos, códigos de conducta, políticas y normas establecidas en la organización.
• Recibir las llamadas entrantes y canalizarlas a las distintas áreas de la empresa.
• Gestionar la logística para movilización de personal en Bogotá y otras ciudades.
• Recepción de visitantes, mensajería y gestión de documentos.
• Tramitar pedidos de la unidad administrativa hacia las áreas Contable y de Compras.

Educación

Técnico / tecnólogo en asistencia administrativa / asistencia gerencial / secretariado

Descripción del empleo

Not just a job, but a career

Yokogawa, award winner for ‘Best Asset Monitoring Technology’ and ‘Best Digital Twin Technology’ at the HP Awards, is a leading provider of industrial automation, test and measurement, information systems and industrial services in several industries.

Not just a job, but a career

Yokogawa, award winner for ‘Best Asset Monitoring Technology’ and ‘Best Digital Twin Technology’ at the HP Awards, is a leading provider of industrial automation, test and measurement, information systems and industrial services in several industries. Our aim is to shape a better future for our planet through supporting the energy transition, (bio)technology, artificial intelligence, industrial cybersecurity, etc. We are committed to the United Nations sustainable development goals by utilizing our ability to measure and connect.

About The Team

Our 18,000 employees work in over 60 countries with one corporate mission, to "co-innovate tomorrow". We are looking for dynamic colleagues who share our passion for technology and care for our planet. In return, we offer you great career opportunities to grow yourself in a truly global culture where respect, value creation, collaboration, integrity, and gratitude are highly valued and exhibited in everything we do.

Sobre nosotros

El grupo Yokogawa, fundado en el año 1915 en Tokio, actualmente es líder mundial en formación de soluciones integradas de control de procesos. Y continuamos desarrollando y ofreciendo tecnología en el estado del arte, dentro del concepto de ETS - Enterprise Technology Solutions – que significa presentar una solución global al cliente, para un mejor costo/beneficio.

Nuestra experiencia internacional cuenta con la certificación ISO:9001 y está a disposición de nuestros clientes, en toda su área de actuación, en relación con la optimización de la producción, dos activos y la cadena de suministro con la aplicación efectiva de tecnologías digitales, permitiendo la transición. para operaciones autónomas.

En más de un siglo de historia, a Yokogawa continúa trabajando en dirección a una sociedad sustentable a través de sus más de 17.000 funcionarios en una red global de 122 empresas que abarcan 61 países.

Responsabilidades

• Ejecutar las responsabilidades y funciones del cargo acorde a los procedimientos, códigos de conductas, políticas y normas establecidas en la organización.
• Mantener los documentos de gestión de acuerdo con normativa y proceso administrativo.
• Recibir las llamadas entrantes y canalizarlas a las distintas áreas de la empresa.
• Recibir y distribuir correspondencia.
• Recibir, descargar y encaminar las facturas de clientes y proveedores al Área Contable.
• Recibir, revisar y encaminar al Área Contable, los anticipos y legalizaciones del Área Administrativa.
• Cotizar y comprar tiquetes aéreos de todas las Área de la Organización conforme a los procedimientos establecidos.
• Cotizar y reservar hoteles y transportes fuera del domicilio social de YSACO conforme a los procedimientos establecidos.
• Gestionar la logística para movilización de personal interno y externo en Bogotá y otras ciudades.
• Reserva de salones para capacitaciones.
• Controlar las reservas para programación de actividades en la sala de juntas.
• Realizar cartas solicitadas por el área Administrativa y Financiera.
• Atención de visitantes, equipo humano, mensajería u otro acorde a procedimientos, protocolos de atención y servicio, políticas y lineamientos para tal fin.
• Elaborar documentos de la unidad administrativa de acuerdo con lineamientos de la organización, guía y procedimientos Técnicos.
• Tramitar pedidos de la unidad administrativa de acuerdo al procedimiento técnico.
• Contestar preguntas de clientes e investigar sobre quejas presentadas en relación con servicios, procedimientos y productos; hacer devoluciones, cambios de mercancías relacionadas con cafetería y papeleria y otros insumos del area administrativa exclusivamente.
• Elaborar y encaminar al Área Contable y de Compras las requisiciones de servicios o suministros provenientes del Área Administrativa.
• Atención de visitantes, equipo humano, mensajería u otros acordes a procedimientos, protocolos de atención y servicio, políticas y lineamientos para tal fin.
• Elaborar documentos de la unidad administrativa de acuerdo con lineamientos de la organización, guía y procedimientos técnicos.
• Tramitar pedidos de la unidad administrativa de acuerdo al procedimiento técnico.
• Atención a preguntas de clientes y direccionar a las áreas correspondientes, quejas presentadas en relación con servicios, procedimientos y productos.
• Brindar información telefónica o personal a clientes y público sobre artículos, servicios, horarios, tarifas y reglamentaciones.
• Operar medios de comunicación telefónica y electrónica para servicio al cliente.
• Registrar y procesar la información objeto de consulta, para optimizar la prestación del servicio.
• Registrar el ingreso y salida de visitantes a las instalaciones de YSACO asegurando el correcto djeliencamiento de la planilla de registro.
• Informar oportunamente al jefe inmediato cualquier inasistencia que comprometa el control de ingreso y salida de visitantes y fallas en el dligenciamiento de planillas de control de acceso.
• Cumplir con indicadores de eficiencia, calidad, directrices y políticas de la empresa.
• Responsable de la entrega de los documentos al interior de la compañía.
• Implementar los procedimientos, normas y reglas referentes a seguridad de la información aplicables a sus actividades.

Requisitos

FORMACION ACADEMICA

Técnico / tecnólogo en asistencia administrativa / asistencia gerencial / secretariado.

Formacion Complementaria

EXPERIENCIA LABORAL

Tres (3) años

Yokogawa desea una cultura diversificada, equitativa e inclusiva. Reclutaremos, desenvolveremos y promoveremos activamente personas de diversos orígenes que difieren en términos de experiencia, conocimiento, estilos de pensamiento, perspectiva, formación cultural y estatus socioeconómico. No discriminaremos con base en la raza, el color de piel, la edad, el sexo, la identidad y la expresión de género, la orientación sexual, la religión, la creencia, la opinión política, la nacionalidad, la etnia, el origen local, la deficiencia, las relaciones familiares u otras circunstancias. Yokogawa valora las diferencias y permite que todos Pertenecer, contribuir, triunfar y demostrar todo su potencial.

Al postularse para este puesto, usted reconoce y acepta que Yokogawa podrá recopilar, utilizar y procesar sus datos personales con el fin de gestionar el proceso de selección. Esto incluye evaluar su idoneidad para el cargo anunciado y realizar los trámites administrativos correspondientes.

Asimismo, cuando sea necesario, sus datos podrán ser compartidos con proveedores de servicios externos autorizados, con el propósito de llevar a cabo las verificaciones necesarias y asegurar el cumplimiento de los requisitos legales y normativos aplicables.

Yokogawa se compromete a proteger su privacidad, manejando sus datos personales bajo estrictos estándares de seguridad y confidencialidad. Al continuar con su solicitud, usted confirma haber leído, comprendido y aceptado esta declaración, otorgando su consentimiento para la recopilación, uso, divulgación y procesamiento de sus datos personales conforme a lo aquí establecido.

Yokogawa is an Equal Opportunity Employer. Yokogawa wants a diverse, equitable and inclusive culture. We will actively recruit, develop, and promote people from a variety of backgrounds who differ in terms of experience, knowledge, thinking styles, perspective, cultural background, and socioeconomic status. We will not discriminate based on race, skin color, age, sex, gender identity and expression, sexual orientation, religion, belief, political opinion, nationality, ethnicity, place of origin, disability, family relations or any other circumstances. Yokogawa values differences and enables everyone to belong, contribute, succeed, and demonstrate their full potential.