Analista de Reuniones y Eventos

Arthrex GmbH; Bogotá; Presencial; COP 42.000.000 - 64.000.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Arthrex, Inc. busca un(a) coordinador(a) de eventos para gestionar y ejecutar reuniones, capacitaciones y eventos para Colombia y Chile. Serás enlace entre el equipo y clientes externos, manejando logística, registro, presupuesto y conformidad con AdvaMed.

Trabajarás en estrecha colaboración con comunicaciones, compras, educación médica y marketing para garantizar el éxito de los eventos y la satisfacción del cliente interno y externo.

Formación

• Gestión logística de eventos para Colombia y Chile.
• Coordinación de asistentes, alimentos y bebidas, audiovisuales, transporte y hoteles.
• Conciliación de cargos a tarjetas de eventos y seguimiento de la asistencia.
• Manejo de presupuesto y recomendaciones de costos por asistente.

Responsabilidades

• Gestionar, coordinar y ejecutar reuniones, eventos de colaboradores, laboratorios de cirujanos, cursos de educación médica, reuniones comerciales de profesionales de la salud, capacitaciones y reuniones de ventas, para Colombia & Chile.
• Gestionar la logística de eventos: Gestión de asistentes, coordinación de alimentos y bebidas, audiovisuales, transporte, hoteles y soporte en el sitio para reuniones y eventos.
• Conciliar los cargos a la tarjeta de eventos relacionados con reuniones y eventos, presentación de facturas, seguimiento de los asistentes que son profesionales de la salud frente a los asistentes que no son profesionales de la salud, manteniendo datos precisos para respaldar los requisitos de informes.
• Manejar, controlar y maximizar el presupuesto asignado para cada evento; incluyendo recomendaciones a los clientes con respecto a los costos totales por asistente para la planificación del presupuesto de eventos y reuniones.
• Recabar y resguardar la información de los eventos: Recuento de asistentes, información de registro, asistencia a eventos, información de gestión de asistentes, asignación de presupuesto, consistencia de las páginas de planificación de perfiles, documentación de RFP, formularios de aprobación de contratos, etc.
• Realizar tarjetas de identificación, consultas/solicitudes de clientes, listas de alojamiento, manifiestos de transporte, carga de agendas, revisión de BEO, correspondencia por correo electrónico, registro en el sitio, envío de materiales, instalación de eventos realizados fuera del sitio y desmantelamiento.
• Ejecutar y cumplir las directrices de AdvaMed; Registrar y realizar el seguimiento de las actividades y los gastos de los consultores a través de la base de datos de tecnología de reuniones de profesionales de la salud y/u otros métodos de generación de informes.
• Proporcionar mediciones posteriores al evento, análisis, informes, evaluaciones, reconciliación de facturas, devoluciones de cargo y análisis de gastos. Proporcionar un análisis de costos finales e informes de ahorro al cliente interno al finalizar la reunión.
• Supervisar las solicitudes de eventos diariamente, así como brindar soporte de servicio al cliente a interno y/o externo sobre el estado/progreso de sus solicitudes.
• Servir como enlace entre los miembros del equipo y los clientes externos.
• Crear sitios web de eventos, páginas de registro e invitaciones; así como ser responsable de comunicar todo lo relacionado con los eventos, brindar asistencia a los usuarios según sea necesario, responder preguntas, capacitar a otros y fungir como enlace entre los clientes internos y los proveedores.
• Trabajar en estrecha colaboración con los equipos de comunicaciones, operación-compras, educación médica y marketing en la logística y las solicitudes de eventos de clientes para ejecutar los eventos con éxito.
• Comunicar políticas, procedimientos y procesos relacionados con la transparencia y divulgación de manera efectiva y con excelente servicio al cliente.
• Colaborar con el equipo de datos de reuniones en la ejecución de informes con gastos de reuniones relacionados con profesionales de la salud para el cumplimiento.
• Supervisar todos los eventos corporativos de Colombia y Chile.
• Negociación y gestión de proveedores internacionales.

Descripción del empleo

Arthrex, Inc. es una empresa global de dispositivos médicos y líder en desarrollo de nuevos productos y educación médica. Somos una empresa privada que se esfuerza por cumplir nuestra misión corporativa de ayudar a los cirujanos a tratar mejor a sus pacientes™. Estamos comprometidos a brindar una calidad inigualable a los profesionales de la salud que usan nuestros productos y, en última instancia, a los millones de pacientes cuyas vidas impactamos.

Objetivo principal: Brindar servicios de experiencia en negociación, planificación, programación, administración de datos y administración general de reuniones corporativas de alto nivel, fungiendo como enlace con sus clientes internos brindando orientación estratégica según sea necesario.

Deberes y responsabilidades principales:

• Gestionar, coordinar y ejecutar reuniones, eventos de colaboradores, laboratorios de cirujanos, cursos de educación médica, reuniones comerciales de profesionales de la salud, capacitaciones y reuniones de ventas, entre otros eventos corporativos relacionados, para Colombia & Chile:
• Gestionar la logística de eventos: Gestión de asistentes, coordinación de alimentos y bebidas, audiovisuales, transporte, hoteles y soporte en el sitio para reuniones y eventos.
• Conciliar los cargos a la tarjeta de eventos relacionados con reuniones y eventos, presentación de facturas, seguimiento de los asistentes que son profesionales de la salud frente a los asistentes que no son profesionales de la salud, manteniendo datos precisos para respaldar los requisitos de informes.
• Manejar, controlar y maximizar el presupuesto asignado para cada evento; incluyendo recomendaciones a los clientes con respecto a los costos totales por asistente para la planificación del presupuesto de eventos y reuniones.
• Recabar y resguardar la información de los eventos: Recuento de asistentes, información de registro, asistencia a eventos, información de gestión de asistentes, asignación de presupuesto, consistencia de las páginas de planificación de perfiles, documentación de RFP, formularios de aprobación de contratos, etc.
• Realizar tarjetas de identificación, consultas/solicitudes de clientes, listas de alojamiento, manifiestos de transporte, carga de agendas, revisión de BEO, correspondencia por correo electrónico, registro en el sitio, envío de materiales, instalación de eventos realizados fuera del sitio y desmantelamiento.
• Ejecutar y cumplir las directrices de AdvaMed; Registrar y realizar el seguimiento de las actividades y los gastos de los consultores a través de la base de datos de tecnología de reuniones de profesionales de la salud y/u otros métodos de generación de informes.
• Proporcionar mediciones posteriores al evento, análisis, informes, evaluaciones, reconciliación de facturas, devoluciones de cargo y análisis de gastos. Proporcionar un análisis de costos finales e informes de ahorro al cliente interno al finalizar la reunión.
• Supervisar las solicitudes de eventos diariamente, así como brindar soporte de servicio al cliente a interno y/o externo sobre el estado/progreso de sus solicitudes.
• Servir como enlace entre los miembros del equipo y los clientes externos.
• Crear sitios web de eventos, páginas de registro e invitaciones; así como ser responsable de comunicar todo lo relacionado con los eventos, brindar asistencia a los usuarios según sea necesario, responder preguntas, capacitar a otros y fungir como enlace entre los clientes internos y los proveedores.
• Trabajar en estrecha colaboración con los equipos de comunicaciones, operación-compras, educación médica y marketing en la logística y las solicitudes de eventos de clientes para ejecutar los eventos con éxito.
• Comunicar políticas, procedimientos y procesos relacionados con la transparencia y divulgación de manera efectiva y con excelente servicio al cliente.
• Colaborar con el equipo de datos de reuniones en la ejecución de informes con gastos de reuniones relacionados con profesionales de la salud para el cumplimiento.
• Supervisar todos los eventos corporativos de Colombia y Chile.
• Negociación y gestión de proveedores internacionales.

Estamos comprometidos en tratar a todos los y las solicitantes de manera justa y no discriminamos por motivos de raza, nacionalidad, edad, sexo, características físicas, origen social, discapacidad, afiliación sindical, religión, estado civil, embarazo, orientación sexual, identidad de género, expresión de género o cualquier criterio ilegal según corresponda a ley.