Asistente Ejecutivo(a) Bilingue Chile

InterSystems Corporation; Santiago; Presencial; CLP 20.088.000 - 33.480.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

InterSystems Corporation busca un Asistente Ejecutivo para apoyar al Country Manager en Santiago, Chile. Se requiere organización, proactividad y discreción para gestionar agendas, reuniones y viajes, así como coordinar comunicaciones con stakeholders internos y externos.

La persona seleccionada mantendrá registros confidenciales, preparará presentaciones y documentos ejecutivos en español e inglés, y colaborará con Recursos Humanos, Finanzas y TI.

Formación

• Experiencia brindando soporte a alta dirección o ejecutivos de nivel C en entornos multinacionales.
• Excelente capacidad de organización y gestión del tiempo.
• Competencia en comunicaciones en inglés y español.

Responsabilidades

• Administrar las agendas del Country Manager y de los ejecutivos asignados, incluyendo reuniones y actividades estratégicas del negocio.
• Coordinar reuniones internas y externas, con preparación de agendas, logística y seguimiento.
• Actuar como enlace entre ejecutivos y stakeholders internos y externos, asegurando comunicación efectiva y seguimiento.
• Gestionar correo, llamadas y solicitudes con altos estándares de profesionalismo y confidencialidad.
• Preparar presentaciones, informes y documentación ejecutiva.
• Coordinar viajes nacionales e internacionales, incluyendo vuelos, alojamiento y visas.
• Tomar minutas cuando sea requerido y dar seguimiento a acuerdos.
• Redactar comunicaciones en inglés y español, revisar y corregir documentos.
• Colaborar con Recursos Humanos, Finanzas, TI y áreas regionales/globales.
• Apoyar proyectos especiales y otras prioridades del negocio.

Conocimientos

Gestión de agendas

Comunicación efectiva

Bilingüe inglés/español

Discreción/confidencialidad

Trabajo bajo presión

Organización avanzada

Microsoft Office

Teams/Zoom/SharePoint

Herramientas

Microsoft Office

Teams

SharePoint

Zoom

Descripción del empleo

Asistente Ejecutiva para Country Manager

Ubicación: Ciudad Empresarial, Huechuraba, Región Metropolitana (presencial)

Descripción del Cargo

El Asistente Ejecutivo (a) brindará apoyo ejecutivo y administrativo integral al Country Manager y a otros ejecutivos de nivel C en Santiago, Chile. Esta posición requiere una persona altamente organizada, proactiva y orientada al servicio, con excelentes habilidades de comunicación, sólido criterio profesional y capacidad para gestionar múltiples prioridades en un entorno internacional dinámico y de ritmo acelerado.

La persona seleccionada desempeñará un rol clave en asegurar el adecuado funcionamiento de las operaciones diarias, administrando agendas complejas y prioridades ejecutivas, coordinando actividades de negocio y apoyando la interacción con stakeholders internos y externos con profesionalismo, discreción y atención al detalle.

Principales Responsabilidades

• Administrar las agendas del Country Manager y de los ejecutivos asignados, incluyendo reuniones, citas y actividades estratégicas del negocio.
• Coordinar reuniones internas y externas, incluyendo preparación de agendas, logística, materiales de apoyo y seguimiento de compromisos.
• Actuar como punto de enlace entre los ejecutivos y stakeholders internos y externos, asegurando una comunicación efectiva y seguimiento oportuno.
• Gestionar, priorizar y canalizar correspondencia, correos electrónicos, llamadas y solicitudes con altos estándares de profesionalismo y confidencialidad.
• Preparar presentaciones, informes, materiales para reuniones y documentación ejecutiva.
• Coordinar viajes nacionales e internacionales, incluyendo vuelos, alojamiento, transporte, visas, itinerarios y documentación requerida.
• Gestionar cambios y contingencias relacionadas con viajes de manera eficiente y proactiva.
• Coordinar la logística y brindar apoyo a ejecutivos visitantes, reuniones de liderazgo, reuniones con clientes y eventos corporativos.
• Apoyar la organización de conferencias, talleres, reuniones fuera de oficina y actividades corporativas internas.
• Tomar minutas cuando sea requerido y asegurar el seguimiento de acuerdos y acciones comprometidas.
• Redactar, revisar y corregir comunicaciones y documentación profesional en inglés y español.
• Mantener registros, archivos y documentación confidencial con el más alto nivel de discreción.
• Apoyar procesos administrativos tales como rendiciones de gastos, coordinación de facturas, órdenes de compra y otros requerimientos.
• Colaborar estrechamente con equipos de Recursos Humanos, Finanzas, TI, Facilities, Ventas y equipos regionales/globales.
• Apoyar comunicaciones internas, coordinación operativa y mejoras de procesos administrativos.
• Brindar apoyo flexible en proyectos especiales y otras prioridades del negocio según sea requerido.
• Al menos 5 años de experiencia brindando soporte a alta dirección o ejecutivos de nivel C en entornos corporativos multinacionales o de ritmo acelerado.
• Inglés y español avanzados, tanto escritos como hablados.
• Manejo avanzado de Microsoft Office (Outlook, Word, Excel y PowerPoint) y herramientas de colaboración como Teams, Zoom y SharePoint.
• Experiencia coordinando viajes complejos, reuniones ejecutivas y eventos corporativos.
• Excelentes habilidades de organización, planificación y gestión del tiempo, con capacidad para manejar múltiples responsabilidades simultáneamente.
• Excelentes habilidades interpersonales y de comunicación, con capacidad para relacionarse eficazmente con todos los niveles de la organización.
• Capacidad para trabajar bajo presión y responder eficazmente a prioridades cambiantes.

Competencias Clave

• Proactividad y capacidad para anticiparse a las necesidades del negocio y de los ejecutivos.
• Alto nivel de organización y atención al detalle.
• Profesionalismo, discreción y manejo confidencial de la información.
• Capacidad para resolver problemas de manera efectiva, con un enfoque flexible y adaptable.
• Alta inteligencia emocional y habilidad para construir relaciones de trabajo efectivas con distintos equipos y niveles organizacionales.
• Orientación al trabajo colaborativo y actitud positiva hacia el trabajo en equipo.
• Sensibilidad cultural y capacidad de adaptación en entornos internacionales.

Esta oferta se enmarca en la Ley N°21.015 de Inclusión Laboral de Personas con Discapacidad. InterSystems promueve la igualdad de oportunidades y la no discriminación en todos sus procesos de reclutamiento y selección, asegurando procesos inclusivos y accesibles, en conformidad con la normativa laboral vigente en Chile.