Verwaltungskoordinator: Termine, Abrechnungen & Team-Events

Unispital Basel; Basel; On-site; CHF 70,000 - 90,000; Full time

Benefits offered by this job

Attraktive Lohnpolitik und hervorrage-

Vergünstigungen in den Bereichen Shop-

Umzugshilfe und Wohnungssuche

25 Ferientage plus 5 Frei- Flexitage

Fort- und Weiterbildungen und Karriere

Campus im Herzen Basels und im Dreil2

Umfassende Kinderbetreuungsmf6glich

Kostenloses Sport- und Bewegungsprog

Job summary

Universitätsspital Basel sucht eine motivierte administrative Assistenz zur Unterstützung des Management Office. Sie arbeiten eigenständig in der Administration, koordinieren Termine, bereiten Teammeetings vor und unterstützen bei Monatsabschlüssen.

Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Erfahrung, sicherer Umgang mit MS Office, Deutsch- und Englischkenntnisse, sowie Freude an der Zusammenarbeit mit verschiedenen Anspruchsgruppen.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Berufserfahrung in Administration/Koordination.
• Selbstständige Bearbeitung administrativer Aufgaben & Terminmanagement.
• Sicherer Umgang mit MS Office; Erfahrung mit Personal-, Zeitmanagement- oder ERP-Systemen von Vorteil.
• Strukturierte, zuverlässige und dienstleistungsorientierte Arbeitsweise; gutes Gespür für Fristen und Prioritäten.
• Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Anspruchsgruppen und Unterstützung des departementalen Management Office.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse.

Responsibilities

• Unterstützung bei Arbeitsverträgen, Pensumsänderungen und Austritten gemäss bestehenden Checklisten
• Pflege und Aktualisierung der Zeit- und Abwesenheitsdaten inklusive der Durchführung der monatlichen Abschlüsse
• Planung und organisatorische Vorbereitung von Teammeetings, Kaderretraiten, departementalen Veranstaltungen und Teamevents
• Unterstützung bei der Erstellung und Bearbeitung von Rechnungen sowie bei der Kontierung und administrativen Prüfung eingehender Rechnungen.
• Mitwirkung bei finanziellen Auswertungen und bei administrativen Aufgaben im Rahmen der Monatsabschlüsse
• Ansprechperson für allgemeine administrative Mitarbeitendenanliegen

Skills

Terminmanagement

MS Office

ERP-Systeme

Strukturierte Arbeitsweise

Teamarbeit

Kundenorientierung

Education

Kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Berufserfahrung in Administration

Tools

MS Office

ERP-Systeme

Job description

Universitätsspital Basel sucht eine motivierte administrative Assistenz zur Unterstützung des Management Office. Sie arbeiten eigenständig in der Administration, koordinieren Termine, bereiten Teammeetings vor und unterstützen bei Monatsabschlüssen.

Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Erfahrung, sicherer Umgang mit MS Office, Deutsch- und Englischkenntnisse, sowie Freude an der Zusammenarbeit mit verschiedenen Anspruchsgruppen.