Secrétaires pour le département de médecine - 60% à 100%

HUG; Genf; On-site; CHF 75,000 - 95,000; Full time

Job summary

Le Groupe HUG à Genève recherche un/e secrétaire médical/e polyvalent/e pour des remplacements temporaires dans divers services.

Vous assurez l'accueil, l'information et l'orientation des patientes et patients, gérez les appels et les agendas des médecins, et préparez les dossiers et rapports médicaux. Expérience souhaitée et maîtrise du français; l'anglais est un atout.

Qualifications

• Accueillir et orienter les patients et gérer les appels entrants.
• Planifier les consultations et administrer les agendas électroniques.
• Rédiger rapidement et avec précision les rapports médicaux.
• Gérer les activités administratives du secrétariat et le courrier.
• Mettre en œuvre une organisation rigoureuse et polyvalente.

Responsibilities

• Préparer les dossiers patients et les examens complémentaires.
• Actualiser les plannings et organiser des événements du corps médical.
• Assurer le soutien logistique du secrétariat et archivage.

Skills

Accueil patients

Gestion appels

Rédaction rapports

Organisation planning

Polyvalence

Education

CFC employé de commerce

Secrétaire médical

ECDL avancé

Tools

DPA

DPI

OPALE

GRECO

Winscribe

Requête Labo

Word

Excel

PowerPoint

Outlook

Job description

Vous intervenez dans le cadre de missions de remplacement de courte à moyenne durée au sein de différents secrétariats médicaux. Ce poste s'adresse à des personnes appréciant la diversité des environnements de travail, le rythme soutenu et la capacité à s'adapter rapidement à de nouveaux contextes professionnels. Le principal défi de cette fonction réside dans la variété des activités et la durée limitée des missions, ce qui requiert une excellente capacité d'apprentissage, d'analyse et d'écoute.

Grâce à votre aisance relationnelle, vous assurez l'accueil, l'information et l'orientation des patientes et patients se présentant dans le service, tout en gérant efficacement les appels téléphoniques entrants. Vous participez activement à l'organisation des consultations en administrant les agendas électroniques des médecins et en préparant les dossiers patients. À l'issue des consultations, vous assurez de manière autonome, rapide et rigoureuse la frappe des rapports médicaux et, lorsque cela s'avère nécessaire, vous planifiez les examens médicaux complémentaires.

Parallèlement, vous prenez en charge l'ensemble des activités administratives liées au fonctionnement du secrétariat. Cela comprend notamment le suivi des dossiers patients, la gestion du courrier et de la messagerie électronique, l'actualisation des plannings ainsi que, le cas échéant, l'organisation de congrès ou d'événements du corps médical. Vous faites preuve de proactivité dans l'accomplissement des tâches logistiques inhérentes à la vie d'un secrétariat, telles que les commandes, les notes d'honoraires et l'archivage.

Au sein des équipes, vous développez des relations de travail basées sur la collaboration et la confiance avec les autres secrétaires médicales et médicaux. Vous contribuez à assurer la continuité du service lors des absences et acceptez d'évoluer au sein de bureaux partagés. Plus largement, votre sens du service et votre agilité vous permettent de mettre votre polyvalence au profit de l'institution et d'intervenir dans différents services en fonction des besoins.

Doté ou dotée d'un bon sens de l'organisation et d'une gestion efficace des priorités, vous êtes reconnue ou reconnu pour votre autonomie, votre rigueur et votre précision dans l'exécution des tâches qui vous sont confiées. Vous savez également faire face aux imprévus avec sang-froid et gérer les situations de stress de manière constructive.

Description du profil :

Vous êtes titulaire d'un CFC d'employé ou employée de commerce et d'un diplôme de secrétaire médical ou médicale, ou toute formation jugée équivalente.

Vous êtes titulaire du certificat ECDL avancé pour Word, Excel, Powerpoint, Outlook et/ou Web et vous possédez de très bonnes connaissances des logiciels en vigueur aux HUG (DPA, DPI, OPALE, GRECO, Winscribe et Requête Labo).

Vous disposez d'une expérience de plusieurs années dans un poste de secrétariat médical, idéalement dans un poste similaire.

Vous avez une parfaite maîtrise du français à l'oral comme à l'écrit et une capacité avérée de rédaction. La terminologie médicale vous est aisément compréhensible. La connaissance de l'anglais est un atout.

Niveaux d'expérience requis :

• 3-5 ans