Sachbearbeitung zentrale Administration 80 - 100 % (m/w/d)

Caritas Schweiz; Zürich; On-site; CHF 90,000 - 115,000; Full time

Job summary

Caritas Schweiz in Zürich sucht eine engagierte Sachbearbeitung zentrale Administration (80–100%) zur Erfassung von Klient*innen-Stammdaten und Bearbeitung von Dossiers. Die Stelle umfasst die Prüfung und Verbuchung von klientenbezogenen Rechnungen, die Weiterentwicklung von Arbeitsabläufen und die Zusammenarbeit mit den Zentren Zürich.

Arbeitsort ist Stadt Zürich, direkt beim Bahnhof Enge. Arbeitsbeginn ist 01.01.2027 oder nach Vereinbarung.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (mind. E-Profil).
• Mindestens drei Jahre Berufserfahrung im administrativen Bereich.
• Kenntnisse im Asylwesen.
• Mindestens ein Jahr Buchhaltungserfahrung, inkl. Rechnungsverarbeitung.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Gute Computerkenntnisse (MS-Office inkl. Teams, SharePoint und Tutoris).

Responsibilities

• Stammdaten erfassen und Dossiers an Zentren weiterleiten.
• Statuswechsel und Haushaltsgrößenänderungen bearbeiten.
• Rechnungen prüfen, verbuchen, Gutschriften buchen (in Tutoris).
• Vorgaben im Bereich Administration und Finanzen sicherstellen.
• Organisationshandbuch, Arbeitsanweisungen und Checklisten mitaufbauen.
• Interdisziplinär mit Gesundheit, Sozialarbeit und Fallführung zusammenarbeiten.
• Versicherungspflicht aller Klient*innen sicherstellen.
• Gesundheitsrechnungen, Prämien- und Leistungsabrechnungen bearbeiten.
• Verantwortungsbereich übernehmen, Prozesse erstellen/überarbeiten, Wissen vermitteln.

Skills

Deutschkenntnisse

Kommunikationsfähigkeiten

Teamfähigkeit

Arbeitsorganisation

Education

Kaufmännische Ausbildung (E-Profil)

Tools

MS-Office Suite

SharePoint

Tutoris

Job description

Das Richtige tun. In der Schweiz und in rund 20 Ländern auf vier Kontinenten. Engagieren Sie sich mit uns für die Vision einer solidarischen Gesellschaft, als

Sachbearbeitung zentrale Administration 80 - 100 % (m/w/d)

Caritas Schweiz führt seit März 2024 im Auftrag des Kantonalen Sozialamts (KSA) an aktuell fünf Standorten im Kanton Zürich Asylzentren für Familien, Einzelpersonen und unbegleitete Minderjährige (MNA). Die zentrale Administration ist für die Erfassung der Klient*innen-Stammdaten sowie Dossiermutationen verantwortlich. Zudem werden sämtliche klientenbezogenen Rechnungen geprüft, bei Bedarf interne Kostengutsprachen eingeholt, kontiert und zur Zahlungsfreigabe an die Zentrumsleitungen weitergeleitet. Des Weiteren stellt die zentrale Administration die Versicherungspflicht aller Klient:innen in den Mandaten Zürich sicher. Für diese standortsübergreifende Tätigkeit suchen wir im Mandatsbüro am Bleicherweg nach Verstärkung.

Ihre Aufgaben

• Erfassung der Stammdaten und Weitergabe der Dossiers an die Zentren zur Bearbeitung
• Bearbeitung von Statuswechseln und Veränderungen der Haushaltsgrösse
• Prüfung, Verarbeitung und Verbuchung von klientenbezogenen Rechnungen und Gutschriften in Tutoris
• Sicherstellung der Einhaltung sowie Weiterentwicklung der Vorgaben von Caritas Schweiz im Fachbereich Administration und Finanzen
• Mitarbeit beim Aufbau des Organisationshandbuches, Arbeitsanweisungen und Checklisten
• Interdisziplinäre Zusammenarbeit (Fachbereiche Gesundheit, Sozialarbeit und Fallführung)
• Sicherstellung der Versicherungspflicht aller Klient*innen in den Mandaten Zürich
• Verarbeitung sämtlicher gesundheitsbezogener Rechnungen inkl. Prämien- und Leistungsabrechnungen sowie Rückforderung bei der Krankenkasse
• Übernahme eines Verantwortungsbereiches (z.B. zahnärztliche Leistungen) inklusive Erstellen/Überarbeiten von Prozessabläufen, Pflege des Wissensmanagements und Schulung des Teams im Verantwortungsbereich, Ansprechperson für interne und externe Stellen im Verantwortungsbereich

Unsere Anforderungen

• Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich (mind. E-Profil)
• Mindestens drei Jahre Berufserfahrung im administrativen Bereich, vorzugsweise in der öffentlichen Sozialhilfe und/oder öffentlichen Verwaltung im Kanton Zürich
• Kenntnisse und Erfahrungen im Asylwesen
• Mindestens ein Jahr Buchhaltungserfahrung, speziell Rechnungsverarbeitung inkl. Kontrolle und Kontierung
• Sehr gute Computeranwenderkenntnisse (v.a. MS-Office inkl. Teams, SharePoint und Internet) idealerweise mit Fallführungssoftware Tutoris
• Sehr gute mündliche und schriftliche Deutschkenntnisse
• Ausgeprägte Fachführungs- und Kommunikationsfähigkeiten
• Fähigkeit und Resilienz in einem dynamischen Umfeld zu arbeiten
• Rasche Auffassungsgabe, vernetztes Denken und Handeln

Arbeitsort: Stadt Zürich, direkt beim Bahnhof Enge
Arbeitsbeginn: Per 01.01.2027 oder nach Vereinbarung

Caritas bietet attraktive Anstellungsbedingungen und ein offenes Arbeitsklima am Puls gesellschaftlicher Themen. Für die Transformation hin zu rollenbasierter Arbeit zählen wir auf Mitarbeitende mit einem digitalen und agilen Mindset, die gerne an Veränderungsprozessen partizipieren und Verantwortung übernehmen.

Auskünfte zu dieser Stelle erteilt Ihnen gerne Frau Stefanie Zweifel, Fachbereichsleitung zentrale Administration, Telefon [phone].

Caritas Schweiz, Adligenswilerstrasse 15, 6002 Luzern

www.caritas.ch