Sachbearbeiter*in Sekretariat Ausbildung und Bildung, 80 %

Stadt Zürich; Zürich; Hybrid; CHF 52,000 - 76,000; Part time

Benefits offered by this job

Homeoffice möglich

Flexible Arbeitszeiten

Sozialleistungen der Stadt Zürich

Job summary

Stadtspital Zürich sucht eine engagierte Sachbearbeiterin im Sekretariat für Ausbildung und Bildung in Voll- oder 80%-Teilzeit. Sie unterstützt das Ausbildungsteam, koordiniert Termine, verwaltet Korrespondenz und behält den Überblick über Anträge und Unterlagen.

Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung, bringen mehrjährige administrative Erfahrung mit und arbeiten sicher mit Office 365, MS Teams und E‑Recruiting-Tools.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• Mehrjährige Berufserfahrung im administrativen Bereich
• Hohe digitale Affinität; sicherer Umgang mit Office 365 und MS Teams
• Kenntnisse in SuccessFactors (E-Recruiting, LMS) von Vorteil
• Zuverlässige, belastbare und selbstständige Arbeitsweise

Responsibilities

• Gewährleiste den reibungslosen administrativen Alltag, bearbeite Korrespondenz sowie Telefon- und E‑Mail-Anfragen und koordiniere Termine/Raumreservationen
• Führe das Anwesenheits- und Absenzensystem (PEP) für ca. 250 Lernende/Studierende, bearbeite Eintritte und Gesuche
• Unterstütze aktiv den Rekrutierungsprozess, pflege das E‑Recruiting-Tool, koordiniere Selektionen, bearbeite Schnupperanfragen, organisiere Eignungspraktika und erstelle Lehrverträge
• Sei erste Ansprechperson für interne/externe Partner*innen, erteile Auskünfte, bearbeite Anfragen und koordiniere die Kommunikation rund um die Ausbildung
• Organisiere Anlässe/Weiterbildungen, übernimm Stellvertretungsaufgaben für die Sekretariatsleitung, unterstütze Lernende im Sekretariat

Skills

Organisationstalent

Kommunikationsstärke

Belastbarkeit

Selbstständigkeit

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Office 365

MS Teams

SuccessFactors

Job description

Sachbearbeiter*in Sekretariat Ausbildung und Bildung, 80 %

Dauerstelle

Stadtspital Zürich

Als Sekretariats-Teammitglied gehörst du zum Herz unserer Ausbildungsabteilung. Als Drehscheibe sorgst du dafür, dass administrative Arbeiten reibungslos verlaufen und unser Ausbildungsteam per 1. November optimal unterstützt ist.

Aufgaben

• Du gewährleistest den reibungslosen, administrativen Alltag, bearbeitest Korrespondenz sowie Telefon- und E-Mail-Anfragen und koordinierst Termine und Raumreservationen mit hohem Organisationstalent.
• Du führst das Anwesenheits- und Absenzensystem (PEP) für die rund 250 Lernenden und Studierenden, bearbeitest Eintritte und Gesuche.
• Du unterstützt aktiv den Rekrutierungsprozess, indem du das E-Recruiting-Tool pflegst, Selektionsgespräche koordinierst, Schnupperanfragen bearbeitest, Eignungspraktika organisierst und Lehrverträge erstellst.
• Als erste Ansprechperson für interne und externe Partner*innen erteilst du Auskünfte, bearbeitest Anfragen und koordinierst die Kommunikation rund um die Ausbildung.
• Du organisierst Anlässe und Fortbildungen mit Leichtigkeit, übernimmst Stellvertretungsaufgaben für die Sekretariatsleitung und unterstützt die Ausbildung der Lernenden im Sekretariat.
• Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und bringst mehrjährige Berufserfahrung im administrativen Bereich mit
• Du bringst eine hohe digitale Affinität mit und beherrscht Office 365 und MS Teams sicher. Kenntnisse in SuccessFactors (E-Recruiting, LMS) sind zudem von Vorteil
• Du bist eine engagierte, belastbare und selbstständige Persönlichkeit. Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und deine lösungsorientierte Arbeitsweise zeichnen dich aus
• Deine freundliche, hilfsbereite und kommunikationsstarke Art ermöglicht dir einen erfolgreichen Austausch mit internen und externen Partner*innen und im Team
• Auch bei wechselnden Prioritäten behältst du den Überblick. Du schätzt ein dynamisches Umfeld mit vielfältigen Themen und bist motiviert, Prozesse konstruktiv zu hinterfragen und mitzugestalten

Wir bieten dir mehr als nur einen Job! Unsere Stadtspital-Welt ist geprägt von einer offenen Du-Kultur, einem unkomplizierten, persönlichen Miteinander, Respekt und Wertschätzung. Als Team aus über 120 Berufsgruppesetzen wir uns täglich auf ganz unterschiedliche Weise für das Wohl unserer Patient*innen ein. Darüber hinaus profitierst du von attraktiven Anstellungsbedingungen, flexiblen Arbeitszeitmodellen einschliesslich der Möglichkeit für Homeoffice und den ausgezeichneten Sozialleistungen der Stadt Zürich.

Das Stadtspital Zürich zählt mit über 36'000 stationären und rund 455'000 ambulanten Patient*innen pro Jahr zu den Top 10 der Schweizer Spitäler. Als modernes Zentrumsspital an mehreren Standorten in der Stadt Zürich bieten wir die gesamte Bandbreite der medizinischen Grundversorgung, inklusive 24-Stunden-Notfall und Intensivmedizin an. Unsere 4'500 Mitarbeitenden setzen sich täglich mit viel Engagement und Herzblut für eine exzellente Patientenversorgung und für die Ausbildung unserer Lernenden und Studierenden ein.