Sachbearbeiter*in Kurs- und Programmadministration 60%

Stadt Zürich; Zürich; Vor Ort; CHF 70.000 - 85.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Stadt Zürich sucht eine engagierte Fachkraft für administrative Aufgaben im Bereich Kurs- und Programmangebote. Sie setzen Prozesse um, pflegen Daten, erstellen Korrespondenz und Dokumente und arbeiten eng mit den Angebotsleitenden zusammen.

Sie beraten Kund*innen schriftlich und telefonisch, bearbeiten Anfragen und Beschwerden und unterstützen beim Wissenstransfer innerhalb der Abteilung. Die Stelle umfasst auch Aufgaben im Tagesgeschäft und flexible Einsatzmöglichkeiten.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung EFZ.
• Gute IT-Kenntnisse, insbesondere MS Office/Teams.

Aufgaben

• Sie setzen administrative Prozesse in den zugeteilten Kurs- und Programmangeboten selbstständig um, inklusive Datenpflege, Korrespondenz und Dokumentenerstellung.
• Sie arbeiten eng mit den Angebotsleitenden zusammen und unterstützen sie bei spezifischen Prozessen.
• Sie beraten Kund*innen dienstleistungsorientiert in organisatorischen und fachlichen Belangen, sowohl schriftlich als auch telefonisch.
• Sie bearbeiten Anfragen und Beschwerden oder leiten diese an die zuständigen Stellen weiter.
• Sie erstellen Vorlagen und Anleitungen und stellen den Informationsfluss sowie den Wissenstransfer innerhalb der Abteilung sicher.
• Sie wirken im Tagesgeschäft mit, z.B. bei Telefondiensten und der Postbewirtschaftung, und sorgen für die Einhaltung der Qualitätsstandards.
• Sie vertreten Kolleg*innen bei deren Abwesenheiten.

Kenntnisse

Sozialkompetenz

Selbstständigkeit

Flexibilität

Dienstleistungsorientierung

Interkulturelles Verständnis

Teamfähigkeit

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung EFZ

Tools

MS Office

MS Teams

Tocco

Jobbeschreibung

• Sie setzen administrative Prozesse in den zugeteilten Kurs- und Programmangeboten selbstständig um, inklusive Datenpflege, Korrespondenz und Dokumentenerstellung.
• Sie arbeiten eng mit den Angebotsleitenden zusammen und unterstützen sie bei spezifischen Prozessen.
• Sie beraten Kund*innen dienstleistungsorientiert in organisatorischen und fachlichen Belangen, sowohl schriftlich als auch telefonisch.
• Sie bearbeiten Anfragen und Beschwerden oder leiten diese an die zuständigen Stellen weiter.
• Sie erstellen Vorlagen und Anleitungen und stellen den Informationsfluss sowie den Wissenstransfer innerhalb der Abteilung sicher.
• Sie wirken im Tagesgeschäft mit, z.B. bei Telefondiensten und der Postbewirtschaftung, und sorgen für die Einhaltung der Qualitätsstandards.
• Sie vertreten Kolleg*innen bei deren Abwesenheiten.
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (EFZ)
• Erweiterte Praxiskenntnisse in administrativen Abläufen und Prozessen.
• Fundierte IT-Kenntnisse, insbesondere im Umgang mit MS Office, MS Teams und fachspezifischen Systemen wie Tocco
• Einwandfreie mündliche und schriftliche Deutschkenntnisse sowie weitere Fremdsprachen von Vorteil
• Hohe Sozialkompetenz, Selbstständigkeit, Flexibilität, Belastbarkeit und eine ausgeprägte Dienstleistungsorientierung
• Interkulturelles Verständnis und Teamfähigkeit, besonders in der Zusammenarbeit mit verschiedenen Fachbereichen
• Flexibilität bei Notwendigkeit das Pensum sporadisch auf 80% zu erhöhen (Mit Option ab Sommer 2027 definitiv auf 80% zu erhöhen)

Rahel Stutz
Fachbereichsleiterin ABIA
[phone]
steht Ihnen für Fragen gerne zur Verfügung.

Michelle Straub
HR Recruiting Partnerin
[e-mail]

Wir berücksichtigen keine Bewerbungen von Personalvermittlern.

Aus Datenschutzgründen nehmen wir Bewerbungen ausschliesslich über unser Online-Bewerbungssystem entgegen. Bewerbungen per E-Mail können nicht berücksichtigt werden.

Stellenantritt

Per 1. Januar 2027 (befristet für 1 Jahr).

Ihr Bruttolohn liegt bei einem 100%-Pensum voraussichtlich zwischen 70 000 und 85 000 Franken pro Jahr.

Die genaue Lohnhöhe

Die AOZ

Die AOZ ist eine nicht gewinnorientierte, selbstständige öffentlich-rechtliche Anstalt der Stadt Zürich mit über 2000 Mitarbeitenden und mehr als 1000 interkulturellen Dolmetschenden und Freiwilligen. Im Auftrag von Bund, Kantonen, Stadt Zürich und weiterer Gemeinden erbringt sie fachliche Dienstleistungen im Migrations- und Integrationsbereich.