Sachbearbeiter*in Kurs- und Programmadministration 60%

AOZ; Zürich; Vor Ort; CHF 70.000 - 85.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

4–6 Wochen Ferien plus 6 Betriebsferl

Weiterbildungen

Lunch-Check

60% Pensionskasse Beitrag

Zusammenfassung

AOZ in Zürich sucht eine*n Sachbearbeiter*in Kurs- und Programmadministration zur Unterstützung in administrativen Abläufen und Kundenberatung. Die Stelle umfasst 60% Pensum mit Aussicht auf Anpassung, befristet bis 31. Dezember 2027.

Hochwertige IT-Kompetenz, Teamfähigkeit und serviceorientierte Arbeitsweise sind gefragt. Sie arbeiten eng mit Angebotleitenden zusammen, pflegen Daten, erstellen Vorlagen und unterstützen Prozesse.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (EFZ).
• Praxiskenntnisse in administrativen Abläufen und Prozessen.
• Gute IT-Kenntnisse, MS Office, MS Teams, Tocco.
• Sehr gute Deutschkenntnisse, ggf. Fremdsprachen vorteilhaft.
• Hohe Sozialkompetenz, Selbstständigkeit, Flexibilität, Belastbarkeit.
• Interkulturelles Verständnis und Teamfähigkeit.
• Bereitschaft Pensum sporadisch auf 80% erhöhen, ggf. ab Sommer 2027 dauerhaft auf 80%.

Aufgaben

• Sie setzen administrative Prozesse in den Kurs- und Programmangeboten selbstständig um, inklusive Datenpflege, Korrespondenz und Dokumentenerstellung.
• Sie arbeiten eng mit den Angebotsleitenden zusammen und unterstützen sie bei spezifischen Prozessen.
• Sie beraten Kund*innen dienstleistungsorientiert in organisatorischen und fachlichen Belangen, sowohl schriftlich als auch telefonisch.
• Sie bearbeiten Anfragen und Beschwerden oder leiten diese an die zuständigen Stellen weiter.
• Sie erstellen Vorlagen und Anleitungen und stellen den Informationsfluss sowie den Wissenstransfer innerhalb der Abteilung sicher.
• Sie wirken im Tagesgeschäft mit, z.B. bei Telefondiensten und der Postbewirtschaftung, und sorgen für die Einhaltung der Qualitätsstandards.
• Sie vertreten Kolleg*innen bei deren Abwesenheiten.

Kenntnisse

Verwaltungsprozesse

MS Office

MS Teams

Tocco

Kundenberatung

Deutschkenntnisse

Ausbildung

EFZ Kaufmännische Ausbildung

Tools

Tocco

Jobbeschreibung

Sachbearbeiter*in Kurs- und Programmadministration 60%

Zürich

Ihre Aufgaben

• Sie setzen administrative Prozesse in den zugeteilten Kurs- und Programmangeboten selbstständig um, inklusive Datenpflege, Korrespondenz und Dokumentenerstellung.
• Sie arbeiten eng mit den Angebotsleitenden zusammen und unterstützen sie bei spezifischen Prozessen.
• Sie beraten Kund*innen dienstleistungsorientiert in organisatorischen und fachlichen Belangen, sowohl schriftlich als auch telefonisch.
• Sie bearbeiten Anfragen und Beschwerden oder leiten diese an die zuständigen Stellen weiter.
• Sie erstellen Vorlagen und Anleitungen und stellen den Informationsfluss sowie den Wissenstransfer innerhalb der Abteilung sicher.
• Sie wirken im Tagesgeschäft mit, z.B. bei Telefondiensten und der Postbewirtschaftung, und sorgen für die Einhaltung der Qualitätsstandards.
• Sie vertreten Kolleg*innen bei deren Abwesenheiten.

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (EFZ)
• Erweiterte Praxiskenntnisse in administrativen Abläufen und Prozessen.
• Fundierte IT-Kenntnisse, insbesondere im Umgang mit MS Office, MS Teams und fachspezifischen Systemen wie Tocco
• Einwandfreie mündliche und schriftliche Deutschkenntnisse sowie weitere Fremdsprachen von Vorteil
• Hohe Sozialkompetenz, Selbstständigkeit, Flexibilität, Belastbarkeit und eine ausgeprägte Dienstleistungsorientierung
• Interkulturelles Verständnis und Teamfähigkeit, besonders in der Zusammenarbeit mit verschiedenen Fachbereichen
• Flexibilität bei Notwendigkeit das Pensum sporadisch auf 80% zu erhöhen (Mit Option ab Sommer 2027 definitiv auf 80% zu erhöhen)

Unsere Benefits

Ferien: Unsere Mitarbeitenden haben 4-6 Wochen Ferien pro Jahr, je nach Alter und Funktionsstufe. Zusätzlich gibt es 6 Betriebsferientage pro Jahr.

Weiterbildungen: Die AOZ fördert und unterstützt die Aus- und Weiterbildungen der Mitarbeitenden. Auch unsere internen Weiterbildungskurse bieten die Möglichkeit zur beruflichen und persönlichen Weiterentwicklung.

Lunch-Check: Festangestellte Mitarbeitende (ab einem Pensum von 20 Prozent) kommen bei uns in den Genuss von Lunch-Checks, die in über 8000 Restaurants eingelöst werden können.

Beteiligung an der Vorsorge: Die Mitarbeitenden der AOZ sind bei der Pensionskasse der Stadt Zürich versichert. Die AOZ übernimmt dabei 60 Prozent der Prämie.

Ihr Kontakt

Rahel Stutz

Fachbereichsleiterin ABIA

[phone]

steht Ihnen für Fragen gerne zur Verfügung.

Michelle Straub

HR Recruiting Partnerin

E-Mail schreiben

Wir berücksichtigen keine Bewerbungen von Personalvermittlern.

Stellenantritt

Per 1. Januar 2027 (Stelle ist befristet bis 31. Dezember 2027).

Ihr Lohn

Ihr Bruttolohn liegt bei einem 100%-Pensum voraussichtlich zwischen 70 000 und 85 000 Franken pro Jahr.

Die genaue Lohnhöhe richtet sich nach Ihrer Ausbildung und Berufserfahrung. Im Verlauf des Auswahlverfahrens werden wir Ihren Lohn aufgrund unserer Lohnrichtlinien festlegen. Bewerber*innen, die noch nicht über die erforderlichen Kenntnisse oder Erfahrungen verfügen, können im Einzelfall auch unterhalb der Lohnbandbreite eingestuft werden. Zusätzlich richtet die AOZ für Arbeiten in der Nacht und am Sonntag Zulagen aus. Die weitere Lohnentwicklung richtet sich nach Ihren Leistungen und den finanziellen Möglichkeiten der AOZ.

Der Bewerbungsprozess

Nachdem Sie Ihre Bewerbung eingereicht haben, werden wir diese mit grossem Interesse lesen. Nach einer ersten Vorauswahl setzen wir uns mit Ihnen in Verbindung. Sollte es zu einem persönlichen Kennenlernen kommen, sieht der weitere Ablauf wie folgt aus:

Erstes Vorstellungsgespräch

Zweites Vorstellungsgespräch und Kennenlernen der Abteilung

Einholen von Referenzen

Anstellungsentscheid

Die AOZ

Die AOZ ist eine nicht gewinnorientierte, selbstständige öffentlich-rechtliche Anstalt der Stadt Zürich mit über 2000 Mitarbeitenden und mehr als 1000 interkulturellen Dolmetschenden und Freiwilligen. Im Auftrag von Bund, Kantonen, Stadt Zürich und weiterer Gemeinden erbringt sie fachliche Dienstleistungen im Migrations- und Integrationsbereich.