Responsable Administratif(ve) et Systèmes

Fondation Fej; Pully; Vor Ort; CHF 110.000 - 140.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

5 semaines de vacances (6 semaines à 5

Pont de Noël offert

Proche des transports publics

Formation continue

Zusammenfassung

La Fondation FEJ, partenaire des familles, recherche un/une Responsable Administratif(ve) et Systèmes pour renforcer le département Administration & Finances à Pully.

Vous piloterez l administration du service et les systèmes d information, superviserez le pôle secrétariat et garantirez la conformité, la sécurité des données et la gestion de projets.

Formation supérieure en gestion, minimum 5 ans d expérience dont management, maîtrise des outils MS 365 et des solutions de gestion des processus.

Qualifikationen

• Formation supérieure type HES, Bachelor ou Master en gestion d'entreprise, management ou équivalent.
• Expérience confirmée d’au moins 5 ans dans une fonction similaire, dont le management d'équipe.
• Expérience en gestion de parc informatique, coordination IT ou optimisation de processus.

Aufgaben

• Piloter l'administration du service, le secrétariat et les systèmes d'information de la Fondation.
• Superviser l'accueil physique et téléphonique, l'agenda et la correspondance.
• Conduire le pilotage des process administratifs et assurer la continuité du service.
• Mettre en œuvre la protection des données (LPD) et suivre le dispositif SCI.
• Conduire les appels d'offres, suivre les conventions et accompagner les audits administratifs.
• Rédiger et suivre le rapport annuel et les dossiers de soutien financier auprès des donateurs.
• Encadrer, fédérer et évaluer l'équipe du pôle secrétariat et piloter les projets administratifs.
• Former les collaborateurs aux outils numériques et assurer le support IT de premier niveau.
• Maîtriser les outils de gestion de processus et contribuer à l’optimisation continue.

Kenntnisse

Leadership

Gestion d'équipe

Organisation

Rigueur

Autonomie

Gestion de projet

Communication

Sens du service

Ausbildung

HES/Bachelor/Master en gestion d'entreprise

Tools

Microsoft 365

Optimiso

WEDO

Jobbeschreibung

Partenaire privilégié des familles, notre mission est de répondre à la demande sociétale de l’accueil de jour extrafamilial, dans la volonté de préparer les adultes de demain à la citoyenneté.

Forte de ses 20 structures d’accueil dans le préscolaire et le parascolaire, la Fondation de l’enfance et de la jeunesse est un employeur dynamique, qui encourage entre autres la formation continue, et garantit un cadre de travail professionnel et bienveillant.

Partenaire privilégié des familles, notre mission est de répondre à la demande sociétale de l’accueil de jour extrafamilial, dans la volonté de préparer les adultes de demain à la citoyenneté.

Forte de ses 20 structures d'accueil dans le préscolaire et le parascolaire, la Fondation de l'enfance et de la jeunesse est un employeur dynamique, en croissance, qui encourage entre autres la formation continue, et garantit un cadre de travail professionnel et bienveillant.

Pour renforcer le département Administration & Finances, nous recherchons un/une :

Responsable Administratif(ve) et Systèmes

Lieu de travail:

Type de contrat:

Taux d'activité:

Date d'entrée:

Date de publication:

Taux d'activité : 100 %

Lieu de travail : Administration de la FEJ, Chemin du Montillier 3, 1009 Pully

Entrée en fonction :Le 1er décembre 2026 ou à convenir

Responsabilités clés

Piloter, aux côtés de la Directrice Administration & Finances, l'administration du service, le pôle secrétariat et les systèmes d'information de la Fondation.

Management du pôle secrétariat

• Superviser l'accueil physique et téléphonique, le traitement du courrier entrant et la correspondance
• Décider de la coordination de l'agenda général de la FEJ et des instances
• Garantir la continuité et la qualité du service administratif en toutes circonstances
• Encadrer et évaluer le pôle secrétariat
• Piloter l'administration interne courante du service (documentation, archivage, correspondance)
• Soutenir les institutions dans leurs responsabilités administratives courantes

Systèmes, processus et pilotage IT

• Proposer et préparer les outils systèmes, matériel informatique et contrats prestataires, puis piloter leur mise en œuvre
• Cartographier les processus administratifs du périmètre, proposer un référentiel documenté et en assurer la continuité
• Former les collaborateurs aux logiciels et outils numériques introduits par l'administration
• Assurer le support informatique de premier niveau et coordonner les prestataires de deuxième niveau
• Gérer les droits d'accès et l'arborescence informatique de l'administration et des structures d'accueil

Conformité & contrôle

• Mettre en œuvre et suivre la politique de protection des données (LPD)
• Participer au dispositif de contrôle interne (SCI) pour le périmètre administratif, en assurer le suivi et le reporting

Conventions, appels d'offres et audits

• Rédiger et suivre les conventions avec partenaires et prestataires, ainsi que les mandats confiés à des tiers
• Préparer et suivre les procédures d'appels d'offres du service
• Conduire, en autonomie, les audits administratifs périodiques des structures d'accueil

Rapport annuel, donateurs et aides financières

• Être porteur principal du rapport annuel : coordonner et rédiger les volets administratifs
• Préparer et suivre les dossiers de soutien financier auprès de donateurs
• Capacité à modéliser, documenter et piloter des processus administratifs
• Vous êtes familier du secteur informatique et êtes considéré/e comme un « Super User »
• Leadership managérial, aptitude à fédérer une équipe
• Excellente organisation, rigueur et autonomie dans la gestion de son périmètre
• Sens du service et aisance relationnelle, à l'aise avec les équipes de terrain comme avec la direction
• Gestion de projet
• Intérêt marqué et pratique des outils d'intelligence artificielle appliqués à l'administration
• Maîtrise avancée de la suite Microsoft 365 et des outils de gestion de processus (Optimiso, WEDO ou équivalents)

Formation & expériences souhaitées

• Formation supérieure type HES, Bachelor, Master en gestion d'entreprise, management ou équivalent
• Expérience confirmée de minimum 5 ans dans une fonction similaire, dont une expérience en management d'équipe
• Expérience en gestion de parc informatique, coordination IT ou optimisation de processus
• L'opportunité d'évoluer dans une organisation engagée et collaborative, au service de l'enfance
• Un environnement de travail riche en défis stimulants et variés, au sein d'une entreprise avec des valeurs humaines et une équipe dynamique
• Une culture d'entreprise basée sur la confiance, le respect et l'équité
• La possibilité de se former
• 5 semaines de vacances (6 semaines dès 50 ans) + pont de Noël offert
• Un lieu de travail à proximité des transports publics