Projekt Management Office Epic 60-80%

Universitätsspital Zürich USZ; Zürich; Vor Ort; CHF 80.000 - 110.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Kita vor Ort

Flexible Arbeitszeiten

Homeoffice möglich

Weiterbildungsmöglichkeiten

Betriebliche Altersvorsorge

Zusammenfassung

Universitätsspital Zürich USZ sucht eine organisierte Assistenzkraft zur aktiven Mitgestaltung eines zKIS-/EPIC-Programms. Sie unterstützen das Projektteam, organisieren das Backoffice und koordinieren Termine, Reisen sowie Schulungen.

Zudem erstellen Sie Protokolle und Dokumentationen für die Projektleitung. Sie arbeiten strukturiert, zuverlässig und bringen idealerweise Erfahrung in administrativen oder projektunterstützenden Rollen mit.

Qualifikationen

• Sie arbeiten sehr strukturiert, zuverlässig und behalten auch in komplexen Situationen den Überblick.
• Sie sind motiviert, organisatorische und koordinative Aufgaben zu übernehmen.
• Sie unterstützen Teams proaktiv im Projektalltag und arbeiten serviceorientiert.
• Sie koordinieren mehrere Aufgaben gleichzeitig und setzen Prioritäten.
• Sie kommunizieren klar und arbeiten mit Stakeholdern zusammen.

Aufgaben

• Sicherstellung eines reibungslosen administrativen Ablaufs im Projekt.
• Eigenständige Organisation des Projekt-Backoffice und Koordination der operativen Projektunterstützung.
• Planung und Koordination von Terminen, Raumbuchungen, Reisen und Veranstaltungen.
• Unterstützung der Organisation von Schulungen und weiteren planungsbezogenen Aufgaben.
• Erstellung von Protokollen, Dokumentationen und Unterlagen zur Unterstützung der Projektleitung.
• Bei Bedarf Aufbau und Koordination zusätzlicher Backoffice-Ressourcen.

Kenntnisse

Strukturiert

Organisationsfähigkeit

Dienstleistungsorientierung

Multitasking

Kommunikation

Administrative Erfahrung

Flexibilität

Tools

Excel

SharePoint

Teams

Outlook

Jobbeschreibung

Im Rahmen des zKIS-/EPIC-Programms gestaltest du die Einführung eines neuen Klinikinformationssystems am Universitätsspital Zürich aktiv mit. Das Projekt ist eine der zentralen Digitalisierungsinitiativen des USZ und trägt dazu bei, klinische Prozesse zu vereinheitlichen, die Zusammenarbeit zu verbessern und den Arbeitsalltag der Mitarbeitenden nachhaltig zu unterstützen.

Dabei erwartet dich ein dynamisches Umfeld mit hoher Wirkung, in dem du aktiv mitgestaltest, Verantwortung übernimmst und gemeinsam mit einem interdisziplinären Team eine zukunftsweisende Lösung für das USZ realisierst.

Deine Hauptaufgaben

• Du stellst den reibungslosen administrativen Ablauf im Projekt sicher und unterstützt damit das gesamte Projektteam
• Du organisierst eigenständig das Projekt-Backoffice und koordinierst die operative Projektunterstützung
• Du planst und koordinierst Termine, Raumbuchungen sowie Reisen und Veranstaltungen
• Du unterstützt die Organisation von Schulungen sowie weiteren projektbezogenen Planungs- und Koordinationsaufgaben
• Du erstellst Protokolle, Dokumentationen und Unterlagen zur Unterstützung der Projektleitung
• Bei Bedarf unterstützt du beim Aufbau und der Koordination zusätzlicher Backoffice-Ressourcen

Dein Profil

• Du arbeitest sehr strukturiert, zuverlässig und behältst auch in komplexen organisatorischen Situationen den Überblick
• Du hast Freude an organisatorischen und koordinativen Aufgaben in einem dynamischen Projektumfeld
• Du bist dienstleistungsorientiert und unterstützt Teams proaktiv im Projektalltag
• Du bist in der Lage, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu koordinieren und Prioritäten richtig zu setzen. Dabei verwendest du Tools wie Excel, SharePoint, Teams, Outlook etc. souverän.
• Du kommunizierst klar und arbeitest gerne mit unterschiedlichen Stakeholdern zusammen
• Du bringst idealerweise Erfahrung in administrativen, organisatorischen oder projektunterstützenden Rollen mit
• Du bist flexibel, belastbar und arbeitest dich schnell in neue Tools und Prozesse ein

Unser Angebot

Du erhältst die Möglichkeit, dich in einem komplexen Transformationsprojekt fachlich und persönlich weiterzuentwickeln und übernimmst Verantwortung mit direkter Wirkung auf den digitalen Wandel im Spitalalltag. Dich erwartet ein engagiertes Team, das gemeinsam an einer zukunftsorientierten Lösung für das USZ arbeitet.

Unsere Benefits

Kita vor Ort

In unseren hauseigenen Kindertagesstätten werden deine Kinder liebevoll betreut. Lange Öffnungszeiten ohne Betriebsferien und subventionierte Betreuungsplätze entlasten dich im Alltag.

Gesundheit

Wir unterstützen deine Gesundheit. Neben persönlichen Beratungen und Kursen unseres Gesundheitsmanagements, die dein Wohlbefinden fördern, bieten wir dir mit einem subventionierten Jahresabonnement beim ASVZ Zugang zu über 120 Sportarten.

Flexibilität

Wir fördern eine ausgewogene Work-Life-Balance: Knapp die Hälfte unserer Mitarbeitenden arbeitet Teilzeit, und etwa 50% der Aufgaben lassen sich im Homeoffice erledigen - wenn es dein Berufsalltag zulässt.

Familienfreundlichkeit

Wir helfen dir, Familie und Beruf zu vereinbaren. Mütter haben Anspruch auf mindestens 6 Monate Mutterschaftsurlaub (davon 16 Wochen mit vollem Lohn), Väter auf mindestens 2 Monate Vaterschaftsurlaub (davon 2 Wochen mit vollem Lohn).

Weiterbildung & Entwicklung

Wir begleiten dich auf deinem beruflichen Weg und unterstützen deine Entwicklung mit individuellen Karriere- und Weiterbildungsmöglichkeiten.

Versicherungen

Wir übernehmen 60% deiner Pensionskassenbeiträge und bieten attraktive Sonderkonditionen für Ergänzungsversicherungen.

Mobilität

Du profitierst von einem persönlichen ZVV-BonusPass zum Spezialpreis oder erhältst einen fixen Geldbetrag für ein Generalabonnement (GA) oder Halbtax PLUS.

Telefonie

Du und deine Familienangehörigen profitieren von Sonderkonditionen für private Mobil-Abonnements.