Office & Projektassistenz | PZM Zürich AG

Jobalino; Zürich; Vor Ort; CHF 65.000 - 90.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Aus- und Weiterbildungen

5 Wochen Ferien + 10 Feiertage

Bonusprogramme

Moderne Arbeitsplätze

Sozialleistungen

Zusammenfassung

PZM Zürich AG sucht eine Office & Projektassistenz am Standort Zürich. Du unterstützt Geschäftsleitung, Führungskräfte und Teams in administrativen Belangen, empfängst Besucher und koordinierst Abläufe.

Du arbeitest eigenverantwortlich vor Ort und profitierst von enger Zusammenarbeit mit Luzern. Voraussetzungen: kaufmännische Ausbildung EFZ, 3 Jahre Erfahrung, MS-365-Kenntnisse, Deutsch/Englisch, Führerausweis B. Erste Einarbeitung findet in Luzern statt.

Qualifikationen

• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, Englischkenntnisse vorhanden.
• Kaufmännische Grundausbildung EFZ erfolgreich abgeschlossen.
• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Funktion.
• Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise.

Aufgaben

• Entlastung der Geschäftsleitung, Führungskräfte, Projektleitenden und Mitarbeitenden in administrativen Belangen.
• Empfang, Betreuung von Kunden, Geschäftspartnern und Besuchern inkl. Sitzungszimmer.
• Pflege von Büro- und Gemeinschaftsbereichen, Betreuung der Telefonzentrale und des allgemeinen Mailaccounts.
• Postein-/-ausgang, Pakete, Korrespondenzen, Protokolle und Aktennotizen erstellen.
• Koordination ortsbezogener Dienstleistungen und standortbezogener Abläufe.
• Unterstützung bei Neueintritten und administrative Einführung neuer Mitarbeitender.

Kenntnisse

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Organisationstalent

Selbstständigkeit

Teamfähigkeit

Ausbildung

Kaufmännische Grundausbildung EFZ

Tools

Microsoft 365

Jobbeschreibung

Wer wir sind:

Wir, die PZM Zürich AG, sind ein etabliertes Ingenieurunternehmen und planen anspruchsvolle sowie innovative Projekte in den Bereichen Heizung, Lüftung, Klima, Sanitär, Sprinkler, Elektro und Gebäudeautomation. Dabei begleiten wir unsere Kunden mit umfassendem Fachwissen, langjähriger Erfahrung und einem hohen Qualitätsanspruch durch unterschiedlichste Planungsphasen und Projekte.

Die PZM Zürich AG ist Teil einer Firmengruppe mit sechs Unternehmen und rund 160 Mitarbeitenden an den Standorten Zürich und Luzern. Die einzelnen Unternehmen bringen unterschiedliche Kompetenzen in der Planung und Ausführung der Gebäudetechnik ein. Von anspruchsvollen HLKSE- und GA-Planungsprojekten über Gebäudeautomationssteuerungen bis hin zu Security- und Audio-Video-Lösungen. Gemeinsam verfügen wir dadurch über ein breites Leistungsspektrum sowie ein starkes Netzwerk an Fachwissen und Erfahrung.

An unserem Standort Zürich arbeiten rund 60 Mitarbeitende aus unterschiedlichen Fachbereichen und Generationen zusammen. Was uns verbindet, sind die Freude an spannenden Projekten, ein hoher fachlicher Anspruch und die Zusammenarbeit über Fachbereiche und Unternehmensgrenzen hinweg.

Was dich bei uns erwartet:

Es erwarten dich vielseitige und verantwortungsvolle Aufgaben in den Bereichen Office, Administration und Projektassistenz in einem wachsenden Unternehmen am Standort Zürich.

Dein Arbeitsalltag besteht aus routinierten wie auch abwechslungsreichen Aufgaben, die du selbständig und zuverlässig ausführst. Dabei kannst du dein Organisationstalent und deine Erfahrung aktiv einbringen, mitdenken und Verantwortung übernehmen.

Als zentrale administrative und organisatorische Drehscheibe am Standort Zürich gestaltest und koordinierst du deinen Aufgabenbereich weitgehend selbständig. Dabei unterstützt du die Geschäftsleitung, Führungskräfte, Projektleitenden und Mitarbeitenden im täglichen Arbeitsalltag und sorgst dafür, dass unser Standort organisatorisch reibungslos funktioniert. Gleichzeitig profitierst du von der engen Zusammenarbeit und dem fachlichen Rückhalt der zentralen Administration der Rebsamen Management AG in Luzern.

Da du die administrative Präsenz sowie den Empfang am Standort Zürich sicherstellst, ist deine Funktion an fixe Arbeitszeiten vor Ort gebunden:

• Montag bis Donnerstag: 07:30-12:00 Uhr und 13:00-17:00 Uhr
• Freitag: 07:30-12:00 Uhr und 13:00-16:30 Uhr

Bei uns erwartet dich damit eine vielseitige Funktion mit Eigenverantwortung und gleichzeitig einem starken Rückhalt innerhalb unserer Firmengruppe, ideal für eine Persönlichkeit, die gerne organisiert, mitdenkt, anpackt und den Überblick behält.

Da es sich um eine Präsenzfunktion handelt, ist für diese Stelle keine Homeoffice-Option vorgesehen.

Was du bei uns tust:

• Du entlastest unsere Geschäftsleitung, Führungskräfte, Projektleitenden und Mitarbeitenden in administrativen, kommunikativen und organisatorischen Belangen.
• Du betreust unseren Empfang sowie Kunden, Geschäftspartner und Besucher inkl. Sitzungszimmer.
• Du stellst einen gepflegten und gut organisierten Büro-, Empfangs- und Gemeinschaftsbereich sicher.
• Du bedienst unsere Telefonzentrale und betreust den allgemeinen Geschäfts-Mailaccount.
• Du bearbeitest den Postein- und -ausgang sowie Pakete und weitere Sendungen.
• Du erstellst Korrespondenzen, Dokumentationen, Protokolle, Aktennotizen und weitere Unterlagen.
• Du bewirtschaftest Büromaterial, Cafeteria und weitere Verbrauchsmaterialien und koordinierst standortbezogene Dienstleistungen.
• Du koordinierst organisatorische Themen rund um unsere Pool- und Geschäftsfahrzeuge mit der Verantwortlichen Stelle.
• Du betreust die Bargeldkasse am Standort Zürich und bereitest die notwendigen Unterlagen für die zentrale Abrechnung vor.
• Du unterstützt bei der organisatorischen Vorbereitung von Neueintritten und begrüsst neue Mitarbeitende mit einer administrativen Einführung an ihrem ersten Arbeitstag.
• Du organisierst kleinere interne Mitarbeiteranlässe und weitere Aufmerksamkeiten für unsere Mitarbeitenden.
• Du übernimmst Botengänge, Kleineinkäufe sowie administrative und organisatorische Springeraufgaben.
• Du arbeitest eng mit der zentralen Administration in Luzern sowie verschiedenen internen und externen Stellen zusammen.
• ... und viele weitere abwechslungsreiche administrative und organisatorische Aufgaben.

Was du mitbringst:

• Du hast eine kaufmännische Grundausbildung EFZ oder äquivalent erfolgreich abgeschlossen.
• Du bringst mindestens 3 Jahre Berufserfahrung nach deiner Ausbildung in einer vergleichbaren Funktion mit.
• Du verfügst über sehr gute und stilsichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift & kannst dich auf Englisch verständigen.
• Du bist sicher im Umgang mit Microsoft 365 und verfügst über gute PC-Anwenderkenntnisse.
• Du fühlst dich wohl in einer Funktion, in der du vor Ort selbständig arbeitest und Verantwortung für die administrativen und organisatorischen Abläufe übernimmst.
• Du bist eine vertrauenswürdige und diskrete Persönlichkeit und gehst verantwortungsvoll mit internen Informationen um.
• Du zeichnest dich durch eine sehr zuverlässige, verbindliche und verantwortungsbewusste Arbeitsweise aus.
• Du arbeitest selbständig, exakt, strukturiert und sorgfältig.
• Du verfügst über eine sehr gute Koordinations- und Organisationsfähigkeit und behältst auch bei mehreren parallelen Aufgaben den Überblick.
• Du denkst mit, erkennst anfallende Aufgaben selbständig und packst proaktiv an.
• Du trittst professionell, freundlich und dienstleistungsorientiert auf.
• Du hast Freude an einer vielseitigen Funktion und bist bereit, sowohl administrative als auch praktische organisatorische Aufgaben zu übernehmen.
• Ein Führerausweis der Kategorie B ist von Vorteil.
• Du bist bereit, während der ersten 2-4 Wochen einen wesentlichen Teil deiner Einarbeitung an unserem Standort in Luzern zu absolvieren.

Was wir dir bei uns bieten:

Dich erwartet eine vielseitige und verantwortungsvolle Funktion als Office & Projektassistenz in einer sich stetig weiterentwickelnden Firmengruppe.

Bei der PZM Zürich AG arbeitest du mit rund 60 offenen, engagierten und leistungsstarken Kolleginnen und Kollegen zusammen. Unterschiedliche Generationen, vielseitige Fachkompetenzen und langjährige Planungs- und Projekterfahrung treffen bei uns auf einen ausgeprägten Teamgeist.

Als zentrale administrative und organisatorische Anlaufstelle am Standort Zürich arbeitest du eng mit unserem Team vor Ort sowie der zentralen Administration der Rebsamen Management AG in Luzern zusammen. Dabei erhältst du viel Eigenverantwortung und die Möglichkeit, dich aktiv einzubringen und deinen Arbeitsbereich mitzugestalten.

Zusätzlich bietet dir unsere Firmengruppe einen attraktiven Benefit-Katalog mit umfassenden Leistungen.

Hier einen ersten Einblick:

• Unterstützung und Möglichkeiten bei Aus- und Weiterbildungen
• Mindestens 5 Wochen Ferien + 10 bezahlte Feiertage
• Bonusprogramme (Gutscheine & allg. Mitarbeiterbonus)
• Helle und moderne Arbeitsplätze an zentraler Lage
• Zusätzliche Sozialversicherungsleistungen (UVGZ, KTG & PK+)
• Verschiedene weitere Benefits innerhalb unserer Firmengruppe

... und vieles mehr