Office & Finance Manager/in | Assistenz der Geschäftsleitung (80–100%)

Prime21 AG; Zürich; On-site; CHF 90,000 - 150,000; Full time

Job summary

HTR AG in Zürich sucht eine/n Office & Finance Manager/in sowie Assistenz der Geschäftsleitung. Sie tragen Verantwortung für Office Management, Finanzen, Personalprozesse und unterstützen die Geschäftsleitung im Tagesgeschäft.

Zu Ihren Aufgaben gehören Debitoren- und Kreditorenmanagement, Zahlungsverkehr, Cash Management, Budget- und Controlling-Themen, Jahresabschlussunterlagen, Personaladministration und Empfang/Administration.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder äquivalente Qualifikation.
• Erfahrung im Finanz- und Rechnungswesen (Debitoren, Kreditoren, Zahlungsverkehr).
• Erfahrung in Personaladministration von Vorteil.
• Zahlenaffinität, analytische Arbeitsweise, Genauigkeit.
• Sicherer Umgang mit MS Office.

Responsibilities

• Verantwortung für Debitoren- und Kreditorenmanagement.
• Zahlungsverkehr und Cash Management.
• Koordination und Überwachung der Finanzprozesse.
• Unterstützung der Geschäftsleitung bei Budget-, Finanz- und Controlling-Themen.
• Vorbereitung Buchhaltungsunterlagen bis Jahresabschluss.
• Empfang, Telefonzentrale und organisatorische Aufgaben.

Skills

Finanzen & Buchhaltung

Office Management

Organisationstalent

MS Office

Diskretion & Kommunikationsstärke

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Job description

Sie fühlen sich sowohl im Finanz- und Rechnungswesen als auch im Office Management zu Hause? Sie schätzen eine verantwortungsvolle Drehscheibenfunktion mit direktem Kontakt zur Geschäftsleitung und möchten in einem etablierten Unternehmen langfristig etwas bewegen?

Die HTR AG ist seit über 30 Jahren ein erfolgreiches Engineering- und Consultingunternehmen im Bereich Gebäudetechnik (HLKS). Mit ihrem erfahrenen Team begleitet sie anspruchsvolle Bauprojekte von der ersten Idee bis zur erfolgreichen Umsetzung. Für den modernen Unternehmensstandort im Herzen der Stadt Zürich suchen wir im exklusiven Auftrag der HTR AG eine engagierte und vielseitige Persönlichkeit als Office & Finance Manager/in | Assistenz der Geschäftsleitung.

In dieser Schlüsselposition übernehmen Sie die Verantwortung für das Office Management und sorgen dafür, dass die administrativen, finanziellen und personellen Prozesse effizient und professionell ablaufen. Gleichzeitig unterstützen Sie die Geschäftsleitung im operativen Tagesgeschäft und leisten einen wichtigen Beitrag zum nachhaltigen Unternehmenserfolg.

Aufgaben:

Verantwortung für das Debitoren- und Kreditorenmanagement

Verantwortung für den Zahlungsverkehr sowie das Cash Management

Koordination und Überwachung der Finanzprozesse

Unterstützung der Geschäftsleitung bei Budget-, Finanz- und Controlling-Themen

Vorbereitung sämtlicher Buchhaltungsunterlagen bis zum Jahresabschluss

Assistenz und Unterstützung der Geschäftsleitung in organisatorischen und administrativen Belangen

Terminplanung sowie Vor- und Nachbereitung von Sitzungen

Unterstützung des Projektteams in administrativen und organisatorischen Aufgaben

Verantwortung für Empfang und Telefonzentrale

Erstellung, Bearbeitung und Redigieren von Korrespondenz, Dokumentationen und Protokollen

Abwicklung der Personaladministration vom Eintritt bis zum Austritt

Verantwortung für das Lohnwesen inklusive Lohnabrechnung, Ferien- und Absenzenmanagement sowie Vertragswesen

Anforderungen:

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation

Erfahrung im Finanz- und Rechnungswesen (Debitoren, Kreditoren, Zahlungsverkehr und idealerweise Cash Management)

Kenntnisse und Erfahrung in der Personaladministration sowie im Bereich Human Resources sind von Vorteil

Sie haben ein Flair für Zahlen, arbeiten analytisch und exakt und behalten auch in hektischen Situationen den Überblick

Sicherer Umgang mit MS Office

Ausgeprägte Organisationsfähigkeit, Verantwortungsbewusstsein und eine selbstständige Arbeitsweise

Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Diskretion, Eigeninitiative sowie ein professionelles und gewinnendes Auftreten

Eine vielseitige Schlüsselposition mit grosser Eigenverantwortung und direktem Austausch mit der Geschäftsleitung

Ein etabliertes und erfolgreiches Unternehmen mit über 30 Jahren Erfahrung in der Gebäudetechnik

Ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet mit Verantwortung in den Bereichen Finance, HR und Office Management

Kurze Entscheidungswege, flache Hierarchien und ein kollegiales Arbeitsumfeld

Moderne, sehr attraktive Büroräumlichkeiten an bester Lage im Herzen der Stadt Zürich

40h-Woche für eine ausgewogene Work-Life-Balance

Gesunde BVG für deine finanzielle Sicherheit

Regelmässige Events für Spass und Teamgeist