Office Assistant / Kursadministration in BERN 80-100%

Flying Teachers GmbH; Bern; On-site; CHF 60,000 - 72,000; Full time

Job summary

Flying Teachers GmbH in Bern sucht eine engagierte Office Assistant Kursadministration (80–100 %) zur Unterstützung im administrativen Bereich und im Kundenkontakt. Sie betreuen Privat- und Firmenkunden, organisieren Kurse von Anmeldung bis Abschluss, koordinieren Schnittstellen und pflegen Daten.

Die Position bietet ein internationales Umfeld und lokale Präsenz im Herzen von Bern. Sie arbeiten selbstständig, zuverlässig und verfügen über gute Deutsch- und Englischkenntnisse; Erfahrungen im

Qualifications

• Erfahrung in administrativen, organisatorischen oder kundenorientierten Funktionen, idealerweise im Bildungs- oder Dienstleistungsbereich.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Eine strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise.
• Organisationstalent und die Fähigkeit, Prioritäten sinnvoll zu setzen.
• Freude an der Kommunikation und ein ausgeprägtes Dienstleistungsverständnis.
• Sicherer Umgang mit digitalen Arbeitsmitteln und die Bereitschaft, dich in neue Systeme einzuarbeiten.
• Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein und Freude an der Zusammenarbeit im Team.

Responsibilities

• Kundenbetreuung: Privat- und Firmenkunden telefonisch, schriftlich und persönlich auf Deutsch und Englisch.
• Kursorganisation: Planung, Koordination und Betreuung von Sprachkursen von der Anmeldung bis zum Kursabschluss.
• Koordination: Schnittstelle zwischen Kundschaft, Lehrpersonen und internen Fachabteilungen; Informationsfluss sicherstellen.
• Administration: Allgemeine administrative Aufgaben, Kurs- und Kundendaten pflegen und sorgfältig dokumentieren.
• Office Management: Bestellungen, Büro- und Unterrichtsmaterialien verwalten; Post bearbeiten.
• Schulungsinfrastruktur: Schulungsräume vorbereiten; Räume, Materialien und Technik bereithalten.
• Qualität und Prozesse: Kurse im Blick, Handlungsbedarf erkennen; Abläufe verbessern.
• Teamarbeit: Zusammenarbeit mit Pädagogik, Marketing, Buchhaltung und Qualitätssicherung.

Job description

Office Assistant Kursadministration (80-100 %, m/w/d)

Arbeitsort: Bern | Stellenantritt: per sofort oder nach Vereinbarung

Organisationstalent, Freude am Kundenkontakt und Interesse an Sprachen? Dann bist du bei uns richtig.

Flying Teachers steht seit Jahrzehnten für professionellen, praxisnahen Sprachunterricht und innovative Bildungslösungen. Wir entwickeln massgeschneiderte Lernangebote für Privatpersonen, Unternehmen und öffentliche Institutionen. Neben Sprachkursen und Sprachprüfungen gehören auch die Aus- und Weiterbildung von Lehrpersonen sowie Angebote in der Lernförderung und Arbeitsintegration zu unseren Tätigkeitsbereichen.

Was uns antreibt? Unsere Überzeugung, dass Bildung Menschen verbindet und neue Perspektiven schafft.

Für unser Team in Bern suchen wir eine engagierte, serviceorientierte Persönlichkeit, die gerne organisiert, Verantwortung übernimmt und den Überblick behält.

Deine Aufgaben

• Kundenbetreuung: Du berätst Privat- und Firmenkunden telefonisch, schriftlich und persönlich auf Deutsch und Englisch.
• Kursorganisation: Du planst, koordinierst und betreust Sprachkurse von der Anmeldung bis zum Kursabschluss.
• Koordination: Du bist die Schnittstelle zwischen Kundschaft, Lehrpersonen und internen Fachabteilungen und stellst einen zuverlässigen Informationsfluss sicher.
• Administration: Du übernimmst allgemeine administrative Aufgaben, pflegst Kurs- und Kundendaten und sorgst für eine sorgfältige Dokumentation.
• Office Management: Du kümmerst dich um Bestellungen, die Verwaltung von Büro- und Unterrichtsmaterialien sowie die Bearbeitung der ein- und ausgehenden Post.
• Schulungsinfrastruktur: Du bereitest unsere Schulungsräume für Kurse, Prüfungen und Veranstaltungen vor und sorgst dafür, dass Räume, Materialien und technische Ausstattung einsatzbereit sind.
• Qualität und Prozesse: Du behältst laufende Kurse im Blick, erkennst Handlungsbedarf frühzeitig und unterstützt die kontinuierliche Verbesserung unserer Abläufe.
• Teamarbeit: Du arbeitest eng mit den Bereichen Pädagogik, Marketing, Buchhaltung und Qualitätssicherung zusammen.

Das bringst du mit

Du arbeitest gerne mit Menschen, denkst mit und findest auch dann pragmatische Lösungen, wenn mehrere Aufgaben gleichzeitig anstehen.

Das Ist Uns Wichtig

• Erfahrung in einer administrativen, organisatorischen oder kundenorientierten Funktion, idealerweise im Bildungs- oder Dienstleistungsbereich
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Eine strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise
• Organisationstalent und die Fähigkeit, Prioritäten sinnvoll zu setzen
• Freude an der Kommunikation und ein ausgeprägtes Dienstleistungsverständnis
• Sicherer Umgang mit digitalen Arbeitsmitteln und die Bereitschaft, dich in neue Systeme einzuarbeiten
• Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein und Freude an der Zusammenarbeit im Team

Ein Plus, Aber Kein Muss

• Erfahrung in der Kursadministration oder Bildungsorganisation
• Weitere Sprachkenntnisse, insbesondere Französisch oder Italienisch
• Erfahrung im Umgang mit Kunden- oder Kursverwaltungssystemen

Das erwartet dich bei uns

• Abwechslungsreiche Aufgaben: Eine vielseitige Tätigkeit mit direktem Kontakt zu Menschen aus unterschiedlichen Ländern und Kulturen
• Verantwortung und Gestaltungsspielraum: Die Möglichkeit, selbstständig zu arbeiten, eigene Ideen einzubringen und Abläufe aktiv mitzugestalten
• Kurze Entscheidungswege: Direkte Kommunikation und eine unkomplizierte Zusammenarbeit
• Strukturierte Einarbeitung: Eine fundierte Einführung in deine Aufgaben und unsere Prozesse
• Internationales Umfeld: Ein Arbeitsalltag, in dem Sprachen und kulturelle Vielfalt selbstverständlich dazugehören
• Zentraler Arbeitsplatz: Ein gut erreichbarer Arbeitsort im Herzen von Bern
• Teamkultur: Ein kollegiales, engagiertes Team und regelmässige Mitarbeitendenanlässe
• Entwicklungsmöglichkeiten: Die Chance, dich fachlich weiterzuentwickeln und die Zukunft von Flying Teachers mitzugestalten

Bereit für deine nächste Herausforderung?

Du möchtest deine organisatorischen Fähigkeiten in einem internationalen Bildungsunternehmen einsetzen und mit deiner Arbeit etwas bewegen?

Dann freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen.