Office and Administration Manager (50%)

Hive Power; Ticino; Hybrid; CHF 35,000 - 60,000; Part time

Benefits offered by this job

Part-time 50%

Lavoro ibrido

Ownership completo

Job summary

Hive Power cerca una risorsa amministrativa per gestire contabilità, stipendi, adempimenti fiscali e supporto eventi interni ed esterni. Sarai riferimento per l'ufficio e dovrai introdurre processi gestionali avanzati e strumenti di intelligenza artificiale.

Ruolo al 50% con orari flessibili e modello ibrido in Ticino. È richiesta autonomia, precisione e forte dimestichezza con strumenti digitali e contesti svizzeri.

Qualifications

• Esperienza consolidata in un ruolo amministrativo/contabile in Svizzera.
• Ottima padronanza di Banana Accounting (requisito indispensabile).
• Buona conoscenza IVA svizzera e imposte alla fonte.
• Esperienza nell'elaborazione di stipendi.
• Italiano e inglese fluenti, scritti e parlati.
• Autonomia, precisione e gestione di scadenze complesse.
• Uso avanzato di Google Workspace, Slack e Notion, con skills negli strumenti AI.

Responsibilities

• Gestire contabilità e finanze, incluse chiusure periodiche.
• Amministrazione generale, gestione stipendi e assicurazioni sociali.
• Gestione dei permessi di lavoro e relazioni con enti svizzeri.

Skills

Esperienza amministrativa

Autonomia

Organizzazione

Gestione scadenze

Comunicazione ITA/EN

Approccio alle nuove tecnologie

Tools

Banana Accounting

Google Workspace

Slack

Notion

ChatGPT

Claude

Job description

Chi siamo

Hive Power è una scale-up svizzera attiva nel settore energetico con sede a Manno (Ticino). Sviluppiamo soluzioni software per la flessibilità energetica (impianti solari, batterie e sistemi di ricarica per veicoli elettrici) per aziende elettriche e gestori di flotte in Svizzera e in Europa. Siamo un team piccolo, internazionale e informale: l'inglese e l’italiano sono le due lingue principali.

Il ruolo

Cerchiamo una persona che prenda in mano tutta la parte amministrativa dell'azienda e la faccia funzionare in autonomia: contabilità, stipendi, adempimenti fiscali e assicurativi, e supporto nell'organizzazione di eventi interni ed esterni.

Sarai il punto di riferimento amministrativo per l’intero team e dovrai implementare nuovi processi di gestione amministrativa, sfruttando i migliori modelli di intelligenza artificiale.

Non cerchiamo persone poco predisposte all’uso attivo ed efficiente delle nuove tecnologie.

Cosa farai

Contabilità e finanze

• Tenuta della contabilità su Banana (registrazioni, riconciliazioni bancarie, chiusure periodiche)
• Emissione delle fatture clienti, tenuta dello scadenzario, monitoraggio degli incassi e solleciti
• Gestione delle fatture fornitori, preparazione dei pagamenti in e-banking, note spese
• Preparazione della chiusura annuale

Salari

• Elaborazione mensile degli stipendi su Easysalary
• Gestione delle assicurazioni sociali (AVS/AI/IPG/AD, LPP, LAINF): dichiarazioni annuali, certificati di salario, conguagli
• Gestione dell'imposta alla fonte
• Gestione dei permessi di lavoro per collaboratori stranieri (richieste, rinnovi, contatti con le autorità)

Fiscalità e adempimenti

• Rendiconti IVA trimestrali e riconciliazione annuale
• Gestione delle scadenze fiscali e dei rapporti con autorità e assicurazioni
• Tenuta ordinata dell'archivio digitale (contratti, polizze, documenti ufficiali)

Eventi e supporto al team

• Organizzazione degli eventi interni (all-hands meeting, team event)
• Supporto organizzativo a eventi esterni: fiere, conferenze e webinar (logistica, trasferte, coordinamento fornitori)
• Gestione operativa dell'ufficio e della posta

Chi cerchiamo

• Esperienza consolidata in un ruolo amministrativo/contabile in Svizzera, idealmente in una PMI
• Ottima padronanza di Banana Accounting (requisito indispensabile)
• Buona conoscenza dell'IVA svizzera, dell'imposta alla fonte e delle assicurazioni sociali
• Esperienza nell'elaborazione di stipendi
• Italiano e inglese fluenti, scritti e parlati (altre lingue benvenute ma non necessarie)
• Persona precisa, autonoma e organizzata, a suo agio nel gestire scadenze e priorità multiple con poca supervisione
• Dimestichezza con gli strumenti digitali (Google Workspace; usiamo anche Slack e Notion)
• Ottima dimestichezza con i principali tool di intelligenza artificiale (es. ChatGPT, Claude), forte curiosità nell’innovare e nell’automatizzare i processi aziendali per la massima efficienza

Cosa offriamo

• Impiego al 50% con orari flessibili e modalità di lavoro ibrida
• Un ruolo con vera ownership: l'amministrazione sarà tua, dalla A alla Z
• Ambiente giovane e internazionale in un settore in forte crescita (energia e clean-tech)
• Processi moderni e digitalizzati, con spazio per migliorarli e automatizzarli