Koordinatorin Research Management & Administration 80-100%

Kinderspital Zürich; Zürich; Vor Ort; CHF 90.000 - 120.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Das Kinderspital Zürich sucht eine engagierte Sachbearbeiterin/Sachbearbeiter zur Unterstützung der Research Managerin im operativen Tagesgeschäft und zur Koordination administrativer HR-Prozesse, Budgetübersichten, Rekrutierungen und Onboarding.

Sie organisieren Sitzungen, Workshops und Veranstaltungen, erstellen Agenden/Protokolle, koordinieren interne und externe Termine und unterstützen Forschungsprojekte und regulatorische Abläufe. Wir bieten ein dynamisches Umfeld am Kispi in Zürich.

Qualifikationen

• Abgeschlossene höhere Ausbildung in Administration/Management; Hochschulabschluss bevorzugt.
• Mehrjährige Erfahrung in administrativer/koordinierender Funktion, idealerweise im universitären, klinischen oder wissenschaftlichen Umfeld.
• Kenntnisse regulatorischer Anforderungen in der klinischen Forschung sowie Erfahrung mit Studiendokumenten und Vereinbarungen sind von Vorteil.
• Interesse an wissenschaftlichen und medizinischen Fragestellungen sowie Offenheit und Neugier für Forschungsthemen.
• Erfahrung in Budget-/Finanzadministration und Projektkoordination.
• Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise sowie ausgeprägtes Organisationstalent.
• Freude an einer dynamischen, vielseitigen Schnittstellenfunktion und an der Koordination unterschiedlicher Aufgaben.
• Ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit sowie eine lösungsorientierte und kooperative Arbeitsweise.
• Sehr gute Kenntnisse der MS-Office-Anwendungen, insbesondere Excel.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Aufgaben

• Administrative HR-Prozesse für neue und bestehende Teammitglieder begleiten.
• Budgetübersichten erstellen und aktualisieren.
• Sitzungen, Workshops und Veranstaltungen organisieren und vorbereiten.
• Agenden, Protokolle und Termine koordinieren.
• Forschungsprojekte administrativ unterstützen und Studiendokumente koordinieren.
• Kommunikation mit internen und externen Partnern koordinieren.
• Prozesse optimieren und strukturieren.

Kenntnisse

Administrative Koordination

Budget-/Finanzadministration

Projektkoordination

Kommunikation und Teamarbeit

MS-Office, insbesondere Excel

Ausbildung

Höhere Ausbildung in Administration/Management

Bachelor/Master bevorzugt

Tools

MS Office

Excel

Jobbeschreibung

Pinnacle - Forschungsgruppe für pädiatrishe und neonatale Intensivmedizin

Arbeitgeber Kinderspital Zürich

Das Kinderspital Zürich ist mit rund 3'000 Mitarbeitenden das grösste Universitäts-Kinderspital der Schweiz und eines der führenden Zentren für Kinder- und Jugendmedizin in Europa. Das Grösste am "Kispi" aber sind die Kleinen: Bis zu 100'000 Patientinnen und Patienten werden jährlich versorgt, in 47 Fachbereichen tun wir alles zu ihrem Wohl. Nicht nur modernste Geräte und höchste Qualität in der Behandlung werden am Kispi gross geschrieben, sondern auch ein gutes Gespür für Zwischenmenschliches. Neben dem gesamten kindermedizinischen und kinder-chirurgischen Spektrum bietet das Kinderspital auch ein einzigartiges Rehabilitationszentrum und ein Forschungszentrum.

Deine Aufgaben

• Du unterstützt die Research Managerin im operativen und administrativen Tagesgeschäft und sorgst für einen reibungslosen Ablauf.
• Administrative HR-Prozesse für neue und bestehende Teammitglieder begleitest du von der Vorbereitung der erforderlichen Unterlagen über Rekrutierungen und Interviews bis hin zu Eintritten und Onboarding.
• Bei administrativen Finanzprozessen packst du mit an - insbesondere bei der Erstellung und Aktualisierung von Budgetübersichten, der Rechnungsstellung und -bearbeitung sowie der Kontierung in Zusammenarbeit mit den zuständigen Fachstellen.
• Sitzungen, Workshops, Retreats und weitere Veranstaltungen organisierst du selbstständig und übernimmst deren Vor- und Nachbereitung.
• Agenden und Protokolle erstellst du zuverlässig und behältst dabei Pendenzen, Termine und Fristen im Blick.
• Interne und externe Meetings sowie Termine koordinierst und bereitest du sorgfältig vor.
• Bei der Erstellung, Zusammenstellung und Aufbereitung von Forschungs-, Projekt- und weiteren Berichten unterstützt du das Team tatkräftig.
• Projektunterlagen und administrative Dokumentationen koordinierst und pflegst du strukturiert und gewissenhaft.
• Im Rahmen von Forschungsprojekten und klinischen Studien unterstützt du bei administrativen und regulatorischen Abläufen, insbesondere bei der Koordination von Studiendokumenten, Vereinbarungen und weiteren regulatorisch relevanten Unterlagen.
• Als zentrale Ansprechperson koordinierst du die Kommunikation mit internen und externen Partnern sowie Fachstellen.
• Beim Aufbau und bei der Weiterentwicklung und Optimierung administrativer Prozesse und Strukturen bringst du deine Ideen aktiv ein.
• Teammitglieder unterstützt du bei der Klärung von Abläufen, Zuständigkeiten und erforderlichen Unterlagen und trägst damit zu effizienten Arbeitsprozessen bei.

Dein Profil

• Abgeschlossene höhere Ausbildung in einem für die Funktion relevanten Bereich, beispielsweise in Administration/Management, Gesundheitswesen oder Life Sciences; ein Hochschulabschluss (Bachelor oder Master) ist von Vorteil
• Mehrjährige Erfahrung in einer administrativen oder koordinierenden Funktion, idealerweise im universitären, klinischen oder wissenschaftlichen Umfeld
• Kenntnisse regulatorischer Anforderungen und Abläufe in der klinischen Forschung sowie Erfahrung mit Studiendokumenten und Vereinbarungen sind von Vorteil oder alternativ Bereitschaft, sich diese Kenntnisse rasch anzueignen
• Interesse an wissenschaftlichen und medizinischen Fragestellungen sowie Offenheit und Neugier für Forschungsthemen
• Erfahrung in der Budget-/Finanzadministration und Projektkoordination
• Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise sowie ausgeprägtes Organisationstalent
• Freude an einer dynamischen, vielseitigen Schnittstellenfunktion und an der Koordination unterschiedlicher Aufgaben
• Ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit sowie eine lösungsorientierte und kooperative Arbeitsweise
• Sehr gute Kenntnisse der MS-Office-Anwendungen, insbesondere Excel
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Dr. sc. nat. Elisa Zimmermann
Forschungsmanagerin Klinik
[phone]
Kinderspital Zürich
Lenggstrasse 30
8008 Zürich