Koordinator:in Eventpersonal & Administration 50-100 %

Jungfrau World Events GmbH; Stechelberg; On-site; CHF 55,000 - 75,000; Part time

Benefits offered by this job

Moderner Arbeitsplatz in Matten bei Ob

Arbeitsplatz in Matten bei Interlaken

Job summary

Jungfrau World Events GmbH in Matten b. Interlaken (BE) sucht eine Koordinator:in Eventpersonal & Administration zur Organisation des Personals für Greenfield Festival, Trucker & Country-Festival und Touch the Mountains.

Das Pensum startet bei 50–60% und kann erweitert werden. Du bringst eine kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Qualifikation, Erfahrung in Administration/Personalplanung, starke Organisationsfähigkeiten, und sehr gute Deutschkenntnisse mit.

Qualifications

• kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung in der Administration, Personalplanung oder Koordination
• ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein und die Fähigkeit, einen eigenen Aufgabenbereich selbstständig zu führen
• strukturierte, exakte und zuverlässige Arbeitsweise
• Organisationstalent, Kommunikationsstärke und Freude am Umgang mit Menschen
• sehr gute Deutschkenntnisse sowie Sicherheit im Umgang mit MS Office und digitalen Tools
• Flexibilität während intensiver Eventphasen sowie Bereitschaft für veranstaltungsbezogene Abend- und Wochenendeinsätze

Responsibilities

• Planung des Personalbedarfs und Rekrutierung des Eventpersonals
• Einsatz- und Schichtplanung sowie Briefings
• Erstellung von Einsatzinformationen und Personalunterlagen
• laufende Kommunikation mit Mitarbeitenden und Partnern
• Koordination von Änderungen, Ausfällen und Nachbesetzungen
• administrative Betreuung von Ticketing-, Membership- und Premiumprogrammen
• Koordination kleinerer Aufgabenbereiche und Mitarbeit bei Veranstaltungen
• Unterstützung bei der Dokumentation und Auswertung der Personaleinsätze

Skills

Organisationstalent

Kommunikationsstärke

Verantwortungsbewusstsein

Strukturierte Arbeitsweise

MS Office Kenntnisse

Flexibilität

Teamfähigkeit

Education

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Schweizer VET Zertifikat oder gleichwertig

Tools

MS Office

digitale Tools

Job description

Koordinator:in Eventpersonal & Administration 50-100 %

Du übernimmst gerne Verantwortung, organisierst selbstständig und behältst auch dann den Überblick, wenn viele Personen, Termine und Informationen gleichzeitig koordiniert werden müssen?

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir per Dezember 2026 oder nach Vereinbarung eine engagierte Persönlichkeit für die Koordination unseres Eventpersonals und die damit verbundene Administration. Das Pensum kann je nach Verfügbarkeit und Erfahrung bei 50-60 % starten und nach Absprache erweitert werden.

Dein Hauptbereich: Eventpersonal

Der Schwerpunkt deiner Tätigkeit liegt in der vollständigen Organisation und Betreuung des Personals für unsere Hauptevents Greenfield Festival, Internationales Trucker & Country-Festival und Touch the Mountains sowie für weitere Veranstaltungen. Dabei übernimmst du die selbstständige Verantwortung für den gesamten Personalprozess – dazu gehören insbesondere:

• Planung des Personalbedarfs
• Rekrutierung und Auswahl des Eventpersonals
• Einsatz- und Schichtplanung
• Erstellung und Aufbereitung von Einsatzinformationen, Briefings und Personalunterlagen
• laufende Kommunikation mit den Mitarbeitenden
• Koordination von Änderungen, Ausfällen und Nachbesetzungen
• Betreuung und Koordination des Personals beziehungsweise der Supervisor vor Ort
• Einsatzbereiche vor Ort vorbereiten (nötiges Material für Personal bereitstellen)
• Kontrolle der Einsatzzeiten und Arbeitsrapporte
• administrative Nachbearbeitung und Auswertung der Personaleinsätze

Administration und Festivaltools

Für das Greenfield Festival und das Trucker & Country-Festival entstehen verschiedene neue digitale Verwaltungstools. Du bist für die administrative Bearbeitung und laufende Pflege der dir zugeteilten Bereiche verantwortlich.

Dazu gehören:

• Erfassung, Kontrolle und Aktualisierung von Daten
• Aufbereitung und Versand von Informationen und Unterlagen
• Überwachung von Terminen, Rückmeldungen und offenen Punkten
• administrative Betreuung verschiedener Ticketing-, Membership- und Premiumprogramme
• Bearbeitung der Truck Registration und des Teilnehmermanagements
• Kommunikation mit Teilnehmenden, Mitarbeitenden, Partnern und weiteren Anspruchsgruppen
• allgemeine administrative und organisatorische Arbeiten

Projekte und Veranstaltungen

• administrative und organisatorische Projektunterstützung
• Erstellung von Übersichten, Unterlagen und Präsentationen
• Koordination kleinerer Aufgabenbereiche
• punktuelle Mitarbeit bei Corporate Events und weiteren Veranstaltungen

Das bringst du mit

• kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung in der Administration, Personalplanung oder Koordination
• ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein und die Fähigkeit, einen eigenen Aufgabenbereich selbstständig zu führen
• strukturierte, exakte und zuverlässige Arbeitsweise
• Organisationstalent, Kommunikationsstärke und Freude am Umgang mit Menschen
• sehr gute Deutschkenntnisse sowie Sicherheit im Umgang mit MS Office und digitalen Tools
• Flexibilität während intensiver Eventphasen sowie Bereitschaft für veranstaltungsbezogene Abend- und Wochenendeinsätze

Das erwartet dich

• eine vielseitige Funktion mit einem eigenen Verantwortungsbereich
• Mitarbeit an einigen der bekanntesten Festivals und Veranstaltungen der Schweiz
• ein abwechslungsreicher Arbeitsalltag zwischen Personalorganisation, Administration und Eventbetrieb
• ein motiviertes und unkompliziertes Team mit kurzen Entscheidungswegen
• ein moderner Arbeitsplatz in Matten bei Interlaken

• Work location 3800 Matten b. Interlaken (BE)
• Workload 50% - 100%
• Employment start By agreement
• Employment duration Permanent

• Qualification skilled
• Work experience More than 3 years
• Education Vocational education and training with the Swiss Federal VET Certificate or equivalent

• Swiss German Orally : Very good knowledge Written : Basic knowledge
• German Orally : Very good knowledge Written : Very good knowledge
• French Orally : Basic knowledge Written : Basic knowledge
• English Orally : Basic knowledge Written : Basic knowledge

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