HR Payroll Specialist / Generalist (40-60 %)

Adcubum AG; Sankt Gallen; On-site; CHF 90,000 - 120,000; Part time

Job summary

Adcubum AG in St. Gallen sucht eine Payroll- und HR-Administratorin bzw. einen Payroll-Manager, der die Schweizer Payroll eigenständig in Abacus durchführt und die HR-Administration über den gesamten Mitarbeitendenzyklus verantwortet.

Sie arbeiten im HR-Team in St. Gallen, berichten direkt an den Head of HR, und betreuen zusätzlich die Payroll-Themen Deutschlands und Kroatiens. 40–60% Pensum vor Ort, internationales Umfeld, Präzision und Diskretion sind gefordert.

Qualifications

• Kaufmännische Grundausbildung mit Weiterbildung im HR- oder Sozialversicherungsbereich.
• Fundierte Erfahrung in der Schweizer Lohnverarbeitung inklusive Sozialversicherungen und Quellensteuer.
• Sicherer Umgang mit Abacus oder einer vergleichbaren Payroll-Software.
• Erfahrung in einem internationalen Umfeld oder Bereitschaft, dich in die Payroll-Themen Deutschlands und Kroatiens einzuarbeiten.
• Ausgeprägte Sorgfalt, Zahlenaffinität und strukturierte Arbeitsweise, auch bei Termindruck.

Responsibilities

• Eigenständige Durchführung der monatlichen Lohnverarbeitung in Abacus – Mutationserfassung, Kontrolle, Zahlungsfreigabe.
• Abrechnung und Abstimmung der Sozialversicherungen sowie der Quellensteuer.
• Jahresendarbeiten: Lohnausweise, Jahresabschlüsse Sozialversicherungen, Deklarationen und Abstimmungen mit dem Accounting.
• Erste Ansprechperson für Mitarbeitende bei Fragen zu Lohn, Abzügen und Sozialversicherungen.
• Payroll-Inputs termingerecht an lokale Lohnprovider übermitteln und Outputs plausibilisieren.

Skills

Zahlenaffinität

Selbstständige Arbeitsweise

Teamfähigkeit

Deutsch & Englisch

Education

Kaufmännische Grundausbildung

Weiterbildung HR-/Sozialversicherungsbereich

Tools

Abacus

Job description

St. Gallen

Teilzeit

Wir sind Adcubum – ein führender und stetig wachsender Hersteller von Versicherungssoftware in den Bereichen Kranken- und Unfallversicherung sowie Marktführer im Bereich Kranken- und Unfallversicherung in der Schweiz. Herausragende Ideen sind die Bausteine für unser innovatives Produkt und unseren Erfolg. Hochqualifizierte, flexible Mitarbeitende aus den Bereichen Versicherung und IT entwickeln diese weiter.

Wir sind international mit mehreren Standorten in der Schweiz, Deutschland und Kroatien tätig.

Rund 300 Mitarbeitende in der Schweiz, Deutschland und Kroatien verlassen sich darauf, dass ihr Lohn korrekt und pünktlich ausbezahlt wird. Genau dafür sorgst du. Du führst die Schweizer Payroll eigenständig in Abacus durch und stellst sicher, dass unsere Lohnprovider in Deutschland und Kroatien sauber und termingerecht liefern.

Daneben verantwortest du die HR-Administration über den gesamten Mitarbeitendenzyklus – vom Eintritt bis zum Austritt. Du arbeitest im HR-Team in St. Gallen und berichtest direkt an den Head of HR.

Deine Aufgaben

Payroll Schweiz

Eigenständige Durchführung der monatlichen Lohnverarbeitung in Abacus – von der Mutationserfassung über die Kontrolle bis zur Zahlungsfreigabe

Abrechnung und Abstimmung der Sozialversicherungen (AHV/IV/EO, ALV, BVG, UVG, KTG) sowie der Quellensteuer

Jahresendarbeiten: Lohnausweise, Jahresabschlüsse Sozialversicherungen, Deklarationen und Abstimmungen mit dem Accounting

Erste Ansprechperson für Mitarbeitende bei Fragen zu Lohn, Abzügen und Sozialversicherungen

Payroll Deutschland & Kroatien – Steuerung der Lohnprovider

Aufbereitung und termingerechte Übermittlung der monatlichen Payroll-Inputs an die lokalen Lohnprovider

Kontrolle der Provider-Outputs: Plausibilisierung, Abweichungsanalyse und Freigabe vor der Auszahlung

Sicherstellung, dass lokale gesetzliche Vorgaben, Meldepflichten und Fristen eingehalten werden

Zusammenarbeit mit den Providern bei Rückfragen, Korrekturen und Prozessverbesserungen

HR-Administration vom Ein- bis zum Austritt

Erstellung von Arbeitsverträgen, Vertragsänderungen, Arbeitszeugnissen und Bestätigungen

Onboarding- und Offboarding-Administration für alle drei Standorte

Pflege der Personalstammdaten und Personaldossiers

Verwaltung von Absenzen, Ferien, Krankheit, Unfall und Mutterschaft inklusive Meldungen an die Versicherungen

Bewilligungs- und Meldewesen (z. B. Arbeits- und Aufenthaltsbewilligungen)

Sicherstellung einer hohen Verarbeitungsqualität – korrekt beim ersten Durchlauf statt in der Korrekturschlaufe

Laufende Verbesserung und Dokumentation der Payroll- und Administrationsprozesse über alle drei Länder hinweg

Unsere Anforderungen

Kaufmännische Grundausbildung mit Weiterbildung im HR- oder Sozialversicherungsbereich (z. B. HR-Fachfrau/-mann mit eidg. Fachausweis, Fachausweis Sozialversicherungen) oder gleichwertige Praxiserfahrung

Fundierte Erfahrung in der Schweizer Lohnverarbeitung inklusive Sozialversicherungen und Quellensteuer

Sicherer Umgang mit Abacus oder einer vergleichbaren Payroll-Software

Erfahrung in einem internationalen Umfeld oder die Bereitschaft, dich in die Payroll-Themen Deutschlands und Kroatiens einzuarbeiten

Ausgeprägte Sorgfalt und Zahlenaffinität – du arbeitest auch unter Termindruck präzise

Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise und ein Auge für effiziente Prozesse

Absolute Diskretion im Umgang mit vertraulichen Personaldaten

Stilsichere Kommunikation in Deutsch und Englisch – beide Sprachen brauchst du im Arbeitsalltag täglich

Eine eigenverantwortliche Rolle mit direktem Draht zum Head of HR und kurzen Entscheidungswegen

Payroll-Verantwortung über drei Länder – mehr fachliche Breite als in einer rein schweizerischen Rolle

Den Freiraum, Prozesse aktiv zu verbessern statt sie nur abzuarbeiten

Ein Pensum von 40-60 %, das du grundsätzlich vor Ort in St. Gallen leistest

Unsere Mitarbeitenden schätzen besonders die enge Zusammenarbeit unter Kollegen

«Bei Adcubum schätze ich besonders die Kultur des kontinuierlichen Lernens und der Zusammenarbeit. Offenheit und Unterstützung der Kollegen erleichtern es, gemeinsam zu wachsen und neue Ideen einzubringen. Es ist ein Umfeld, das persönliches und berufliches Wachstum aktiv fördert.»

«Du bist bei uns richtig, wenn du Neugier für Technologie mitbringst, Verantwortung für anspruchsvolle Aufgaben übernimmst und etwas Nachhaltiges aufbauen möchtest - gemeinsam mit Kolleginnen und Kollegen, denen Qualität, Zusammenarbeit und Wirkung genauso wichtig sind wie dir.»