FM - Office Manager/In (dreisprachig) - 100% - m/w/d

Impirio Zürich AG; Zürich; On-site; CHF 110,000 - 140,000; Full time

Job summary

Impirio Zürich AG sucht eine/n Standortassistent/in zur Sicherstellung eines reibungslosen Ticketmanagements, Einsatzkoordination und HR-Verwaltung in Zürich. Sie erfassen Tickets, koordinieren Einsätze und dokumentieren Aufträge sorgfältig.

Zu Ihren Aufgaben gehören Personaladministration, Lohnverarbeitung, Arbeitsbewilligungen und Vertragsmanagement gemäß GAV. Sehr gute Deutsch-, Französisch- und Italienischkenntnisse sind zwingend; Englischkenntnisse für Reporting von Vorteil.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (EFZ) oder gleichwertige Qualifikation.
• Mindestens zwei Jahre Berufserfahrung in der Personaladministration, insbesondere Führung von Personaldossiers, Vertragsverwaltung und Lohnverarbeitung.
• Erfahrung in Buchhaltung oder Rechnungsstellung.
• Erfahrung in operativer Koordination, Einsatzplanung oder Backoffice eines standortübergreifend tätigen Facility-Management- oder Dienstleistungsunternehmens von Vorteil.

Responsibilities

• Operative Koordination und Ticketmanagement: Tickets erfassen, qualifizieren, Einsätze zuweisen, Dokumentation sicherstellen.
• Personaladministration: Personalakten pflegen, Arbeitsbewilligungen prüfen, Arbeitsverträge erstellen.
• Lohnverarbeitung: Monatslohnabrechnungen prüfen und vorbereiten, Abrechnungsprozesse überwachen.

Skills

Deutschkenntnisse

Französischkenntnisse

Italienischkenntnisse

Englischkenntnisse

Organisationstalent

Kommunikationsfähigkeiten

StrukturierteArbeitsweise

Education

EFZ Kaufmännische Ausbildung

Tools

CAFMS/CMMS-Systeme

ServiceChannel

Microsoft Office

ERP-Systeme

Zeiterfassungssysteme

Job description

Schwerpunkte: Ticketmanagement · Einsatzdisposition · Qualitätskontrolle · telefonischer Pikettdienst 1. Stufe · Personaladministration und Lohnverarbeitung

Ziel dieser Funktion ist die Sicherstellung eines reibungslosen und effizienten Ablaufs sämtlicher Aufträge und Anfragen über ServiceChannel. Dazu gehören die Erfassung und Priorisierung der Tickets, die Koordination der Einsätze sowie die Kontrolle der ordnungsgemässen Auftragsausführung und Dokumentation.

Zusätzlich verantwortet die Funktion die Personaladministration und die administrativen Prozesse des zugewiesenen Teams. Dies umfasst insbesondere die Führung der Personaldossiers, die Erstellung und Verwaltung von Arbeitsverträgen, die Kontrolle der Arbeitszeiten sowie die Vorbereitung und Verarbeitung der Lohndaten. Die Aufgaben entsprechen in wesentlichen Teilen der Funktion einer Standortassistenz bei unserem Kunden.

Sprachen: Deutsch, Französisch und Italienisch zwingend erforderlich; Englischkenntnisse für das Reporting von Vorteil bzw. gemäss betrieblicher Anforderung.

AUFGABEN UND VERANTWORTLICHKEITEN

Operative Koordination und Ticketmanagement

• Erfassung und Qualifizierung sämtlicher Tickets in ServiceChannel unter Berücksichtigung des Standorts, der betroffenen Anlage bzw. des Objekts und der Prioritätsstufe P1–P7.
• Zeitnahe Zuweisung der Aufträge an das zuständige Einsatzgebiet und Sicherstellung einer effizienten Einsatzplanung.
• Kontrolle des ordnungsgemässen Ticketabschlusses anhand der erforderlichen Angaben und Nachweise, insbesondere Arbeitszeiten, Fotos, Materialbelege und Unterschriften.
• Sicherstellung des telefonischen Pikettdienstes erster Stufe ausserhalb der regulären Arbeitszeiten gemäss Einsatzplan.
• Betreuung der Filialleiter/innen in der jeweiligen Sprache.
• Unverzügliche Eskalation von P1-Störungen mit drohender oder bereits eingetretener Fristüberschreitung sowie von relevanten Vorbehalten oder Problemen an den Account Director.
• Vorbereitung der monatlichen Rechnungsstellung auf Basis der vollständig dokumentierten und abgeschlossenen Tickets.
• Verwaltung von Offerten, Freigaben, Schlüsseln und Zutrittsberechtigungen.

Personaladministration und Personalverwaltung

• Eröffnung, Erstellung und laufende Pflege der administrativen und elektronischen Personaldossiers für neue Mitarbeitende, Techniker/innen und übernommenes Personal.
• Überwachung der Vollständigkeit und Gültigkeit von Arbeitsbewilligungen, Personalunterlagen und weiteren erforderlichen Dokumenten.
• Erstellung, Prüfung und Verwaltung von Arbeitsverträgen und Vertragsnachträgen gemäss den geltenden arbeitsrechtlichen Bestimmungen und dem anwendbaren Gesamtarbeitsvertrag (GAV) der Reinigungsbranche.
• Sicherstellung der erforderlichen Meldungen und administrativen Schritte im Zusammenhang mit AHV, Arbeitsbewilligungen und Quellensteuer in Zusammenarbeit mit den zuständigen internen Stellen und Behörden.
• Organisation und administrative Begleitung des Eintritts neuer Mitarbeitender.
• Sicherstellung der Einhaltung relevanter Fristen und interner HR-Prozesse.

Arbeitszeitkontrolle und Lohnverarbeitung

• Monatliche Kontrolle der erfassten Arbeitsstunden pro Filiale und Mitarbeitendem.
• Überprüfung und Abstimmung von Zeiterfassungen, Einsatzplänen, Pikettzeiten und Winterdiensteinsätzen.
• Abgleich der effektiv geleisteten Arbeitsstunden mit den kalkulierten Zeitvorgaben sowie Klärung allfälliger Abweichungen.
• Erfassung und Kontrolle fixer und variabler Lohndaten sowie Vorbereitung und Verarbeitung der monatlichen Lohnabrechnung im vorgesehenen System.
• Durchführung der monatlichen Plausibilitäts- und Vollständigkeitskontrollen vor der Lohnfreigabe.
• Koordination mit Ausgleichskassen, Versicherungen und weiteren zuständigen Stellen in Zusammenarbeit mit der Personalabteilung.
• Administrative Bearbeitung von Abwesenheiten und Sozialversicherungsfällen, insbesondere Krankheit, Unfall, Mutterschaft und Ferien.
• Erstellung und Aktualisierung von HR-Auswertungen, Kennzahlen und Personalreportings.

ERFOLGSKRITERIEN UND LEISTUNGSMESSUNG

Ticketmanagement und Einsatzkoordination

• 100 % der eingehenden Tickets innerhalb einer Stunde qualifiziert und dem zuständigen Bereich zugewiesen.
• P1-Störungen innerhalb von 15 Minuten bearbeitet bzw. gemäss Eskalationsprozess weitergeleitet.
• Keine Ticketabschlüsse ohne vollständige und nachvollziehbare Dokumentation.

Personaladministration

• Vollständige Personaldossiers vor dem ersten Arbeitstag.
• Unterzeichnete Arbeitsverträge vor Stellenantritt.
• Keine abgelaufenen Arbeitsbewilligungen aufgrund versäumter administrativer Fristen.

Arbeitszeitkontrolle und Lohnverarbeitung

• Fristgerechte Prüfung und Freigabe der Arbeitszeitdaten gemäss internem Abrechnungskalender.
• Termingerechte Verarbeitung der Lohndaten und zuverlässige Durchführung der vorgesehenen Kontrollen.
• Vermeidung nachträglicher Lohnkorrekturen aufgrund administrativer Erfassungs- oder Kontrollfehler.

Rechnungsstellung

• Termingerechte Vorbereitung der monatlichen Rechnungsstellung.
• Vollständige und nachvollziehbare Dokumentation der abgerechneten Leistungen.
• Vermeidung von Abrechnungsstreitigkeiten aufgrund unvollständiger oder fehlerhafter Ticketdaten.

ANFORDERUNGSPROFIL

Ausbildung und Berufserfahrung

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit eidgenössischem Fähigkeitszeugnis (EFZ) oder gleichwertige Qualifikation.
• Mindestens zwei Jahre Berufserfahrung in der Personaladministration, insbesondere in der Führung von Personaldossiers, der Vertragsverwaltung und der Lohnverarbeitung.
• Berufserfahrung in der Buchhaltung oder Rechnungsstellung.
• Erfahrung in der operativen Koordination, Einsatzplanung oder im Backoffice eines standortübergreifend tätigen Facility-Management- oder Dienstleistungsunternehmens von Vorteil.

Sprachkenntnisse

• Sehr gute Kenntnisse in Deutsch, Französisch und Italienisch.
• Sprachniveau C1 in zwei der drei Sprachen und mindestens B2 in der dritten Sprache.
• Englischkenntnisse für Reporting und interne Kommunikation gemäss betrieblicher Anforderung.

Fachkenntnisse und IT-Kompetenzen

• Gute Kenntnisse des Schweizer Arbeitsrechts sowie des anwendbaren Gesamtarbeitsvertrags (GAV) der Reinigungsbranche.
• Erfahrung im Umgang mit CAFM-/CMMS-Systemen oder digitalen Ticketmanagement-Lösungen, idealerweise ServiceChannel.
• Sehr gute Anwenderkenntnisse in Microsoft Office.
• Erfahrung mit ERP-Systemen und Software für die Lohnverarbeitung.
• Verständnis für administrative Abläufe, Fristen und die Anforderungen an eine korrekte Personaldokumentation.

Persönliche Kompetenzen

• Strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise.
• Hohes Mass an Genauigkeit, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein.
• Ausgeprägte Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten.
• Belastbarkeit und Ruhe auch bei hohem Arbeitsaufkommen und zeitkritischen Störungen.
• Dienstleistungsorientiertes Auftreten gegenüber Filialleitungen, Mitarbeitenden und internen Anspruchsgruppen.
• Bereitschaft zur Übernahme eines rotierenden telefonischen Pikettdienstes erster Stufe.