Mitarbeiter:in Administration im Grants Office (m/w/d)

Master in Integrated Building Systems ETH Zürich; Zürich; Vor Ort; CHF 70.000 - 100.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Vergünstigungen ÖV-Abonnemente und Car

Sportangebot ASVZ

Kinderbetreuung

Sozial- und Vorsorgeleistungen

Zusammenfassung

ETH Zürich sucht eine engagierte, initiative Persönlichkeit für das Grants Office. Sie übernehmen Administrative Aufgaben, koordinieren Abläufe, pflegen Daten sorgfältig und behalten den Überblick in einem internationalen Umfeld.

Zu Ihrem Profil gehören fundierte Administrations­erfahrung, sicherer Umgang mit digitalen Tools (FileMaker) und sehr gute Deutsch- sowie Englischkenntnisse. Die Stelle ist unbefristet und vollzeit.

Qualifikationen

• Fundierte Berufserfahrung im administrativen Bereich.
• Sicherer Umgang mit digitalen Tools; Kenntnisse in FileMaker oder ähnlichen Datenbanksystemen von Vorteil.
• Teamfähige, lösungs- und dienstleistungsorientierte Persönlichkeit mit Eigeninitiative; Arbeiten im internationalen Umfeld.
• Ausgeprägte Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Aufgaben

• Verwaltung von Drittmittelprojekten, inkl. Pflege relevanter Schnittstellen und Vorbereitung/Qualitätssicherung von Entscheidungs- und Korrespondenzdokumenten.
• Organisation von Informationsveranstaltungen und Pflege der Kommunikationskanäle.
• Organisation der Besuche externer Gutachter im Rahmen departementaler Evaluationen.
• Finanzadministration: Spesen erfassen, Rechnungen kontieren, Budget- und Trendrechnungen.
• Personaladministration: Ein-/Austritte, Einarbeitungsunterstützung.
• Qualitätssicherung, insbesondere Monitoring und Pflege der Datenbanken im Grants Office.

Kenntnisse

Organisationsstärke

Teamfähigkeit

Serviceorientierung

Eigeninitiative

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

FileMaker

Tools

FileMaker

Jobbeschreibung

80%-100%, Zürich, unbefristet print Drucken

Das Grants Office ist die zentrale Anlaufstelle für Forschungsförderung an der ETH Zürich und unterstützt Forschende aller Karrierestufen beim Identifizieren, Einwerben und Verwalten kompetitiver nationaler und internationaler Forschungsgelder. Wir begleiten zudem den Evaluationsprozess der ETH-Departemente und betreuen die ETH-internen Forschungsförderprogramme (Projekt- und Talentförderung), führen die Geschäftsstellen der Forschungskommission und der Preiskommission und unterstützen die Vizepräsidentin für Forschung in strategischen, konzeptionellen und organisatorischen Fragen.

Zur Verstärkung unseres Sekretariats suchen wir per sofort oder nach Vereinbarung eine engagierte, initiative und organisationsstarke Persönlichkeit. Die Stelle verbindet klassische Sekretariatsaufgaben mit der Mitarbeit in vielfältigen administrativen Prozessen im Forschungsumfeld. Wer Freude daran hat, Abläufe zu koordinieren, Daten sorgfältig zu pflegen und verlässlich den Überblick zu behalten, findet bei uns ein spannendes Tätigkeitsfeld.

Stellenbeschreibung

In Einem Dynamischen Und Abwechslungsreichen Arbeitsumfeld Übernehmen Sie Administrative Und Organisatorische Aufgaben Im Zusammenhang Mit Diversen Prozessen Im Grants Office, Führen Das Allgemeine Sekretariat Vom Grants Office (inkl. Telefondienst, Terminorganisation, Materialbestellung) Und Unterstützen Die Fachpersonen Zusätzlich In Folgenden Bereichen

• Verwaltung von Drittmittelprojekten, inkl. Pflege von Schnittstellen mit relevanten Verwaltungseinheiten, sowie Vorbereitung und Qualitätssicherung von Entscheidungs- und Korrespondenzdokumenten
• Organisation von Informationsveranstaltungen für Forschende und Pflege der entsprechenden Kommunikationskanäle
• Organisation der Besuche der externen Gutachter im Rahmen der departementalen Evaluationen
• Finanzadministration: Spesen erfassen, Rechnungen kontieren, Budget, Trendrechnung
• Personaladministration: Ein-/Austritte, Support bei der Einarbeitung
• Qualitätssicherung, insb. Monitoring und Pflege der Datenbanken im Grants Office

Profil

• Sie bringen fundierte Berufserfahrung im administrativen Bereich mit, vorzugsweise in einer äquivalenten Position im Hochschulumfeld
• Sie zeichnen sich durch einen sicheren Umgang mit digitalen Tools aus, wobei Kenntnisse in File-Maker oder anderen Datenbanksystemen von Vorteil sind
• Sie sind eine teamfähige, lösungs- und dienstleistungsorientierte Persönlichkeit mit grosser Eigeninitiative und Freude an der Arbeit in einem internationalen Umfeld und mit verschiedenen Anspruchsgruppen
• Sie arbeiten gerne sorgfältig, exakt und behalten auch bei einer Vielzahl paralleler Aufgaben und in hektischen Situationen den Überblick
• Eine hohe Serviceorientierung sowie ein ausgeprägtes Qualitätsbewusstsein zeichnen Ihre Arbeitsweise aus
• Hervorragende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift runden ihr Profil ab

Wir bieten

Sie erwartet ein abwechslungsreiches und anspruchsvolles Aufgabengebiet in einer offenen, wertschätzenden und kollegialen Arbeitskultur. Ihr Arbeitsplatz im historischen ETH-Hauptgebäude bietet eine moderne Infrastruktur sowie eine hervorragende Anbindung an den öffentlichen Verkehr. Darüber hinaus profitieren Sie von zahlreichen Vorteilen, darunter Vergünstigungen, wie z.B. für ÖV-Abonnemente und Car-Sharing, ein vielseitiges Sportangebot des ASVZ, verschiedene Angebote zur Kinderbetreuung sowie attraktive Sozial- und Vorsorgeleistungen.

Ihr Beruf mit Wirkung

Werden Sie Teil der ETH Zürich, die nicht nur Ihre berufliche Entwicklung unterstützt, sondern auch aktiv zu positiven Veränderungen in der Gesellschaft beiträgt.

Arbeiten, Lehren und Forschen an der ETH Zürich

Diversität und Nachhaltigkeit sind uns wichtig. Im Einklang mit unseren Werten unterstützt die ETH Zürich eine inklusive Kultur. Wir fördern Chancengleichheit, schätzen Vielfalt und pflegen ein Arbeits- und Lernumfeld, in dem die Rechte und die Würde aller Mitarbeitenden und Studierenden respektiert werden. Auf unserer Webseite zur Chancengleichheit und Vielfalt erfahren Sie, wie wir ein faires und offenes Umfeld sicherstellen, in dem sich alle entwickeln und entfalten können. Nachhaltigkeit ist für uns ein zentraler Wert – wir arbeiten konsequent an einer klimaneutralen Zukunft.

Neugierig? Sind wir auch.

Für Auskünfte steht Ihnen Frau Dr. Frédérique Amor, [e-mail] (keine Bewerbungsunterlagen), gerne zur Verfügung.

Gerne weisen wir darauf hin, dass die Vorselektion durch die verantwortlichen Rekrutierenden und nicht durch künstliche Intelligenz durchgeführt wird.

Für Personalvermittlungen gelten die AGB der ETH Zürich.

Über die ETH Zürich

Die ETH Zürich ist eine der besten technisch-naturwissenschaftlichen Hochschulen der Welt. Wir sind bekannt für unsere exzellente Lehre, wegweisende Grundlagenforschung und den direkten Transfer von neuen Erkenntnissen in die Gesellschaft. Über 30'000 Menschen aus mehr als 120 Ländern finden bei uns ein Umfeld, das eigenständiges Denken fördert, und ein Klima, das zu Spitzenleistungen inspiriert. Im Herzen Europas und weltweit vernetzt entwickeln wir gemeinsam Lösungen für die globalen Herausforderungen von heute und morgen.