Executive Assistant 100% (w/m/d)

FlexBase Group; Laufenburg; Remote; CHF 110,000 - 170,000; Full time

Benefits offered by this job

Verantwortung & Ideenfreiheit

Technologie- und Energiemix-Umfeld

Kleines, motiviertes Team

Flexible Arbeitsbedingungen

Zusatzleistungen

Job summary

FlexBase Group sucht eine vorausschauende Executive Assistant, die den CEO im operativen Tagesgeschäft unterstützt und als zentrale Schnittstelle im Unternehmen agiert. Sie organisieren Termine, planen Reisen und bereiten Sitzungen professionell vor.

Sie arbeiten zweisprachig Deutsch/Englisch, bringen Erfahrung auf Geschäftsleitungsniveau mit und nutzen moderne Tools sowie KI-gestützte Systeme für effiziente Abläufe. Flexible Arbeitsbedingungen und ein dynamisches Team warten.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit Weiterbildung als Direktionsassistent oder vergleichbarer Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion, idealerweise auf Geschäftsleitungs- oder C-Level-Ebene.
• Sehr gute MS-Office- und digitale Anwenderkenntnisse sowie Affinität zu modernen Tools und KI.

Responsibilities

• Verantwortung für die professionelle Kalender- und Terminorganisation des CEOs.
• Organisation und Koordination von Geschäftsreisen, Meetings, Kundenbesuchen und Anlässen.
• Vorbereitung und Begleitung von Geschäftsleitungs- und Verwaltungsratssitzungen inklusive Sitzungsunterlagen, Protokollen und Pendenzenmanagement.
• Selbstständige Bearbeitung der Korrespondenz sowie Koordination eingehender Anfragen auf Deutsch und Englisch.
• Zentrale Schnittstellenfunktion zwischen CEO, Geschäftsleitung, Mitarbeitenden, Kunden und externen Geschäftspartnern.
• Aufbereitung von Präsentationen, Unterlagen und Informationen für den CEO.
• Vertrauliche Bearbeitung von Dokumenten, Spesen und Rechnungen.
• Unterstützung bei verschiedenen organisatorischen Projekten und Übernahme von Sonderaufgaben

Skills

Kaufmännische Ausbildung

Organisationstalent

MS-Office

Englischkenntnisse

KI-Affinität

Education

Direktionsassistent Weiterbildung

Tools

MS Office

Digitale Werkzeuge

KI-Tools

Job description

Einleitung

Das Technologiezentrum Laufenburg (TZL) ist eines der ambitioniertesten Industrie- und Energieinfrastrukturprojekte der Schweiz. In einem einzigartigen Campuskonzept vereint das Projekt modernste Energiespeichertechnologie im Gigawattbereich mit einem hochverfügbaren KI-Rechenzentrum und setzt damit neue Massstäbe an der Schnittstelle von Energie und Digitalisierung.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine vorausschauende und organisationsstarke Persönlichkeit als Executive Assistant, die unseren CEO im operativen Tagesgeschäft unterstützt und als zentrale Schnittstelle innerhalb und ausserhalb des Unternehmens agiert.

Unser Versprechen:

Ein Arbeitsplatz, der Technologie und Nachhaltigkeit vereint. Werde Teil der FlexBase und unterstütze uns in Laufenburg, das zukünftige Zuhause des weltweit grössten Redox-Flow-Batteriespeichers und eines hochmodernen KI-Rechenzentrums. Gemeinsam treiben wir Innovationen für eine saubere, verlässliche Energiezukunft voran!

Deine Aufgaben

• Verantwortung für die professionelle Kalender- und Terminorganisation des CEOs
• Organisation und Koordination von Geschäftsreisen, Meetings, Kundenbesuchen und Anlässen
• Vorbereitung und Begleitung von Geschäftsleitungs- und Verwaltungsratssitzungen inklusive Sitzungsunterlagen, Protokollen und Pendenzenmanagement
• Selbstständige Bearbeitung der Korrespondenz sowie Koordination eingehender Anfragen auf Deutsch und Englisch
• Zentrale Schnittstellenfunktion zwischen CEO, Geschäftsleitung, Mitarbeitenden, Kunden und externen Geschäftspartnern
• Aufbereitung von Präsentationen, Unterlagen und Informationen für den CEO
• Vertrauliche Bearbeitung von Dokumenten, Spesen und Rechnungen
• Unterstützung bei verschiedenen organisatorischen Projekten und Übernahme von Sonderaufgaben

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit Weiterbildung als Direktionsassistent oder vergleichbarer Qualifikation
• Mehrjährige relevante Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion, idealerweise auf Geschäftsleitungs- oder C-Level-Ebene
• Sehr gute MS-Office- und digitale Anwenderkenntnisse sowie Affinität zu modernen Tools und KI
• Stilsicheres Deutsch und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift; Französischkenntnisse von Vorteil
• Ausgeprägtes Organisationstalent, selbstständige und vorausschauende Arbeitsweise sowie hohe Priorisierungs- und Belastungsfähigkeit
• Diskretion, Loyalität, professionelles Auftreten, ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeit und ausgeprägte Dienstleistungsorientierung

Benefits

• Viel Verantwortung und Raum für Ideen
• Spannendes Technologie- und Energieumfeld
• Enge Zusammenarbeit in einem kleinen, motivierten Team
• Flexible Arbeitsbedingungen, moderne Tools und Unterstützung bei Weiterbildungen
• Attraktive Zusatzleistungen (Cafeteria, Fitnesscenter, Massageangebot, Handy)