Corporate Security Services Administrator

RUAG; Emmen; Hybrid; CHF 70,000 - 95,000; Full time

Benefits offered by this job

13 Monatslöhne

Homeoffice-Optionen

flexible Arbeitszeiten

Vergünstigungen Mobilität

Job summary

RUAG ist in der Schweiz aktiv und sucht eine/n Corporate Security Services Administrator/in zur Unterstützung von administrativen Prozessen, Dokumentenmanagement und Schulungskoordination. Sie arbeiten eng mit Sicherheitsfachstellen zusammen, koordinieren Termine und übernehmen Aufgaben im Backoffice.

Sie verfügen über eine kaufmännische Grundausbildung, bringen mehrjährige Erfahrung mit und arbeiten strukturiert, diskret und serviceorientiert.

Qualifications

• Kaufmännische Grundausbildung abgeschlossen (EFZ) oder gleichwertig.
• Mehrjährige Berufserfahrung in Sachbearbeitung, Administration oder Backoffice.
• Erfahrung in Koordination administrativer Prozesse und im Umgang mit Dokumenten/Systemen.
• Kenntnisse in Sicherheit, Informationsschutz, Umwelt oder Gefahrstoffmanagement sind von Vorteil.
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise.
• Hohe Dienstleistungsorientierung, Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit.
• Sorgfalt, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Informations-/Verwaltungs-Systemen.
• Sehr gute Deutschkenntnisse; Englischgrundkenntnisse wünschenswert; weitere Landessprachen vorteilhaft.
• Bereitschaft, sich in neue Fachgebiete einzuarbeiten und innerhalb der Schweiz zu reisen.

Responsibilities

• Administrative Sachbearbeitung und First-Level-Support in Sicherheitsprozessen.
• Daten- und Dokumentenmanagement, Ablage und Archivierung sicherstellen.
• Unterstützung Umwelt- und Gefahrstoffmanagement schweizweit.
• Backoffice- und Administrationsaufgaben, Terminkoordination und Protokollführung.
• Unterstützung von Corporate Security Projekten mit Dokumentation und Nachverfolgung.
• Schulungsmanagement: Planung, Koordination und Dokumentation von Schulungen.
• Stellvertretung im Team und Zusammenarbeit mit internen Fachstellen sowie externen Ansprechpartnern.

Skills

MS Office

Administrative Koordination

Daten- und Dokumentenmanagement

Sicherheit/Informationsschutz

Deutsch (Wort & Schrift)

Englisch Grundkenntnisse

Reisebereitschaft Schweiz

Education

EFZ kaufmännische Grundausbildung

Tools

DMS-Systeme

Datenbanken

Dokumentenverwaltungs-Software

Job description

Rund 3000 Mitarbeitende von RUAG und RUAG Real Estate leisten jeden Tag einen wesentlichen Beitrag zur Sicherheit der Schweiz. Sie sorgen dafür, dass die Schweizer Armee sowie andere Einsatz- und Sicherheitsorganisationen ihre Aufgaben jederzeit umfassend wahrnehmen können.

Corporate Security Services Administrator

Das kannst du bewegen

• Sachbearbeitung und First-Level-Support: Administrative Bearbeitung, Koordination und Stellvertretung bei konzernweiten Sicherheitsprozessen, insbesondere Personen- und Sicherheitsüberprüfungen, Betriebssicherheitsverfahren für Sublieferanten sowie Geheimschutz- und Dokumentenmanagement
• Daten- und Dokumentenmanagement: Pflege und Bewirtschaftung von Datenbanken, Registern, Formularen und vertraulichen Unterlagen sowie Sicherstellung einer nachvollziehbaren Ablage und Archivierung
• Umwelt- und Gefahrstoffmanagement: Administrative Unterstützung bei der schweizweiten Bewirtschaftung von Sicherheitsdatenblättern, Gefahrstoffinformationen, Kennzeichnungen und zugehörigen Datenbanken
• Backoffice und Administration: Selbstständige Bearbeitung allgemeiner administrativer und organisatorischer Aufgaben, insbesondere Terminkoordination, Korrespondenz, Protokollführung, Pendenzenmanagement und Unterstützung des Berichtswesens
• Projektadministration: Organisatorische und administrative Unterstützung von Corporate-Security-Projekten, einschliesslich Dokumentation, Terminplanung, Informationsaufbereitung und Nachverfolgung von Aufgaben
• Schulungsmanagement: Administrative Planung, Koordination und Dokumentation von Schulungen sowie Unterstützung bei Schulungscontrolling und Reporting
• Stellvertretung und Zusammenarbeit: Sicherstellung definierter Stellvertretungen innerhalb des Teams Corporate Security Services sowie Zusammenarbeit mit internen Fachstellen und externen Ansprechpartnern

Das bringst du mit

• Abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung (EFZ) oder vergleichbare Ausbildung
• Mehrjährige Berufserfahrung in der Sachbearbeitung, Administration, im Backoffice oder in einer vergleichbaren Dienstleistungsfunktion
• Erfahrung in der Koordination administrativer Prozesse sowie in der Bewirtschaftung von Datenbanken, Dokumenten und digitalen Ablagesystemen
• Kenntnisse in den Bereichen Sicherheit, Informationsschutz, Umwelt oder Gefahrstoffmanagement von Vorteil, jedoch nicht zwingend erforderlich
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten sowie eine strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise
• Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung, Kommunikationsfähigkeit und Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Fachbereichen
• Hohe Sorgfalt, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Informations- und Verwaltungssystemen
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie grundlegende Englischkenntnisse; weitere Landessprache von Vorteil
• Bereitschaft, sich in neue Fachgebiete und administrative Prozesse einzuarbeiten sowie punktuell innerhalb der Schweiz zu reisen

Wir sind stets auf der Suche nach talentierten und motivierten Personen, die unser Team bereichern möchten. Wir legen grossen Wert auf Vielfalt und Chancengleichheit und unser Ziel ist es, ein vielfältiges Team aufzubauen, in dem alle ihre persönlichen Stärken voll entfalten können.

Deine Vorteile

Lohn und Nebenleistungen

Wir bieten dir ein leistungsorientiertes- und marktgerechtes Salär, 13 Monatslöhne sowie grosszügige Prämien- und Zulagen. Zusammen mit weiteren Nebenleistungen ergibt sich daraus ein attraktives Gesamtpaket.

Flexibles Arbeiten

Wir legen grossen Wert darauf, dass unsere Mitarbeitenden ein gesundes Gleichgewicht zwischen Beruf und Privatleben finden. Darum bieten wir unter anderem flexible Arbeitszeiten und Homeoffice-Optionen an.

Vergünstigungen

Bei RUAG profitierst du von Vergünstigungen in den Bereichen Mobilität und Verpflegung. Zudem profitierst du auf unserem Benefit-Portal von attraktiven Angeboten und hast Flottenrabatte bei verschiedenen renommierten Automarken.

Aufstiegs- und Weiterbildungsmöglichkeiten

Das Potenzial unserer Mitarbeitenden zu fördern und zu entfalten ist uns wichtig. Durch Schulungen, Kurse und Weiterbildungen unterstützen wir sie dabei, ihre Fähigkeiten kontinuierlich auszubauen um ihre beruflichen Ziele zu erreichen.

Freizeitangebote

Unsere Mitarbeitenden liegen uns am Herzen. Deshalb schenken wir ihnen zum Geburtstag einen freien Tag, bieten ein vielfältiges Sportangebot und die Möglichkeit, ergänzend zum jährlichen Ferienguthaben zusätzliche freie Tage gegen Lohnabzug zu beziehen.

Deine Ansprechperson

Oliver Gurtner

Talent Acquisition Specialist

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