Collaborateur Services Généraux (H/F)

Edmond de Rothschild; Genf; Vor Ort; CHF 52.000 - 70.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Edmond de Rothschild recherche un(e) agent d’archives pour assurer la gestion globale des archives internes et externalisées, réaliser l’inventaire des boîtes et centraliser les inventaires des départements.

Le poste implique le suivi régulier des inventaires, le contrôle des archives et la réponse aux demandes de localisation, avec remplacement du Responsable en cas d’absence et participation à des projets liés à l’activité des archives.

Qualifikationen

• Expérience de 1 à 3 ans dans un poste similaire.
• Bonne connaissance de la législation en matière d’archives.
• Maîtrise des outils informatiques et de la suite Microsoft Office.
• Profil rigoureux, organisé et méthodique.
• Bonne résistance physique requise.
• Maîtrise excellente du français, à l’oral comme à l’écrit.
• Permis de conduire exigé.
• Résidence en Suisse obligatoire.

Aufgaben

• Gérer les archives internes et externalisées de la Banque.
• Réaliser et mettre à jour l’inventaire des boîtes d’archives.
• Centraliser et mettre à jour les inventaires transmis par les départements.
• Contrôler et suivre les archives via le programme interne.
• Répondre aux demandes de recherche et localisation de boîtes.
• Assurer le remplacement du Responsable des archives en cas d’absence.
• Participer à des projets liés aux archives et numériser selon les besoins.
• Livrer et organiser les boîtes d’archives dans les espaces dédiés.

Kenntnisse

Expérience 1–3 ans

Législation archives

Informatique & Office

Rigueur & organisation

Résistance physique

Français courant

Permis de conduire

Résidence en Suisse

Jobbeschreibung

Responsabilités

Archives

• Assure la gestion globale des archives de la Banque, tant internes qu’externalisées.
• Réalise et met à jour l’inventaire des boîtes d’archives dans l’outil informatique dédié.
• Centralise les inventaires transmis par les différents départements.
• Veille à la mise à jour régulière des inventaires d’archives des départements de la Banque.
• Assure le contrôle et le suivi des archives au moyen du programme interne.
• Répond aux demandes de recherche et de localisation de boîtes formulées par les autres départements.
• Remplace le Responsable des archives dans l’exercice de ses fonctions en cas d’absence.
• Participe, selon les besoins, aux projets liés à l’activité des archives.
• Scanne et numérise selon les besoins

Manutention

• Assure la livraison des boîtes d’archives demandées aux services concernés.
• Collecte les boîtes d’archives auprès des départements, puis en assure le classement, le rangement et l’organisation dans les espaces dédiés.
• Organise, lorsque nécessaire, le stockage des archives sur palettes.
• Coordonne le transport des boîtes d’archives vers les services demandeurs.
• Procède, sur demande et conformément aux procédures en vigueur, à la destruction des archives arrivées à échéance.
• Veille au maintien d’un classement des archives à jour, structuré et optimisé.

Administratif

• Passe les commandes auprès des fournisseurs dans le cadre de son activité.
• Contribue à l’élaboration et au suivi des statistiques liées à l’activité des archives.
• Participe à la rédaction, à la mise à jour et à l’amélioration des directives et processus de travail propres à son secteur.
• Connaît, applique et veille au respect des directives et procédures internes relevant de son domaine d’activité.

Compétences

• Expérience de 1 à 3 ans dans un poste similaire
• Très bonnes connaissances de la législation en matière d’archives
• Aisance avec les outils informatiques / bonne pratique de la suite Microsoft Office
• Profil rigoureux, organisé et méthodique
• Bonne résistance physique
• Excellente maîtrise du français, à l’oral comme à l’écrit
• Permis de conduire exigé
• Résidence en Suisse obligatoire

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