Collaborateur administratif/Collaboratrice administrative

Fondation Ipt; Bern; Hybride; CHF 28 000 - 36 000; Temps partiel

Avantages offerts par ce poste

Formation continue interne

Télétravail ponctuel

Environnement moderne et central

Mission dans une équipe dynamique

Résumé du poste

Fondation IPT à Berne recherche un/une collaborateur(trice) administratif(ve) à 50% pour assurer le pivot organisationnel du bureau cantonal. Vous gérez les appels téléphoniques, accueillez les visiteurs, coordonnez les rendez-vous et assurez la correspondance bilingue FR/DE tout en suivant les agendas et le matériel.

Expérience dans l’administration publique ou le secteur non lucratif souhaitée; CFC d’employé·e de commerce et maîtrise du FR et DE à l’oral et à l’écrit; formation continue

Qualifications

• CFC d’employé·e de commerce ou formation équivalente.
• Expérience dans une fonction administrative polyvalente.
• Excellentes connaissances du français et de l’allemand, à l’oral et à l’écrit.
• Bonne organisation et autonomie dans un environnement dynamique.
• Maîtrise de MS Office et systèmes numériques de gestion de dossiers.
• Sens du service, travail en équipe et fiabilité.

Responsabilités

• Gestion des appels téléphoniques et accueil des visiteurs.
• Organisation des rendez-vous, suivi des agendas et de la correspondance bilingue.
• Gestion du matériel, du courrier et tenue de la caisse.
• Rédaction de contrats et documents pour les formations et programmes.
• Suivi des dossiers candidat·e et support administratif pour les services supports.

Connaissances

Bilingue FR/DE

Organisation

Rigueur

Autonomie

Communication écrite/orale

Formation

CFC d’employé·e de commerce ou formation équivalente

Outils

MS Office

Gestion électronique de dossiers

Description du poste

La Fondation IPT, créée en 1972 par des entrepreneurs, est une fondation de droit privé, d’utilité publique et sans but lucratif. Elle est active dans l’insertion, la réinsertion et l’orientation pour accompagner les personnes dans l’évolution de leur parcours professionnel. La Fondation IPT travaille, en tant que partenaire national, avec les assurances sociales publiques ou privées, les entreprises, les institutions et les médecins.

Diversité et inclusion sont au cœur de notre mission. Nous encourageons chacun·e à réaliser son potentiel.

Afin de renforcer notre équipe du bureau cantonal de Berne, nous recherchons, dès le 1er janvier 2027, ou à convenir, un·e :

Collaborateur·trice administratif·ve à 50%

Contrat à durée déterminée d'un an, avec possibilité de prolongation

• Tu assumes un rôle de pivot administratif pour notre équipe et garantis le bon fonctionnement de l’organisation du bureau : gestion des appels téléphoniques, accueil physique des visiteurs, gestion des rendez-vous, correspondance F/D, suivi des agendas, organisation interne, gestion du matériel et des fournitures, traitement du courrier entrant et sortant, tenue de la caisse
• Tu gères et tiens à jour les dossiers des candidat·e·s dans nos systèmes électroniques, rédiges des contrats ainsi que d’autres correspondances et prépares la documentation pour les programmes et modules de formation
• Tu établis des décomptes mensuels et des statistiques et apportes ton soutien à nos services supports basés à Vevey (finance, RH, IT, communication)
• Tu soutiens les conseiller·ère·s et la direction cantonale dans leurs tâches organisationnelles et administratives et tu es une personne de référence pour les interlocuteur·trice·s internes et externes
• CFC d’employé·e de commerce ou formation équivalente
• Expérience confirmée dans une fonction administrative polyvalente, idéalement dans le domaine de l’administration publique, des assurances sociales ou d’une organisation à but non lucratif
• Excellentes connaissances du français et de l’allemand, à l’oral et à l’écrit (bilingue) ; tu communiques quotidiennement dans les deux langues, au téléphone comme par écrit
• Grande aisance organisationnelle, sens des priorités, rigueur, autonomie et capacité d’adaptation, dans un environnement dynamique et ouvert
• Maîtrise de MS Office et expérience avec des systèmes numériques de gestion de dossiers et de décomptes
• Sens prononcé du service, aisance avec les chiffres et sens de la précision, ainsi qu’une méthode de travail structurée, autonome et orientée solutions
• Tu apprécies le travail en équipe, gardes une vue d’ensemble même avec plusieurs tâches en parallèle et fais preuve d’empathie, de fiabilité et de professionnalisme

Nous proposons

• Une mission passionnante dans une équipe dynamique et conviviale
• Lapossibilité de mettre à profit et de développer tes compétences au sein d’une entreprise engagée
• Un programme de formation continue interne, en adaptation permanente
• Un environnement de travail moderne, central, proche des transports publics, avec la possibilité de télétravail ponctuel

Intéressé·e à nous rejoindre ?