Assistenz der Geschäftsleitung mit Projektverantwortung

Job-Room; Freienbach; Vor Ort; CHF 90.000 - 140.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Flexible Zeiteinteilung

Überdurchschnittliche Vergütung

5 Wochen Ferien

BVG-Beiträge Arbeitgeber 70%

Zusammenfassung

CREATIO entwickelt Wohnbauten in der Deutschschweiz, am Zürichsee. Gesucht wird eine Assistenz der Geschäftsleitung mit 80–100% Verantwortung, die Projekte von Grundstücksprüfung bis Schlüsselübergabe begleitet und Informationsbeschaffung vor Kauf betreibt.

Sie koordinieren externe Partner, sichern Termine/Kosten, Inbox/Kalender/Korrespondenz und übernehmen Belege, Zahlungen und Ablage; Flexibilität, Offenheit für Neues und Diskretion sind zentral.

Qualifikationen

• Breites kaufmännisches Profil, ideal in kleinem Betrieb.
• Bezug zur Immobilien- oder Baubranche von Vorteil.
• Sicherheit im Umgang mit Zahlen und strukturierte Prozesse.

Aufgaben

• Koordination externer Planer, Bauleitungen, Notariate, Banken und Vermarkter.
• Abklärungen für neue Projekte: Grundbuch, Bau- und Zonenordnung, Gemeinde, Werke.
• Aufbereitung der Entscheidungsgrundlagen für Investitionsentscheide.
• Begleitung der Mieterschaft beim Auszug, inkl. Ersatzwohnung.
• Inbox, Kalender, Korrespondenz für Geschäftsführer und Gesellschaften.
• Vorbereitende Buchhaltung, Zahlungsverkehr und Ablage.
• Planung und Durchführung von Events, Marketingmaterial.
• Besichtigungen und Kommunikation mit Käufern.
• Brainstorming, strategische Ideen, Vorbereitung von Verwaltungsratssitzungen.

Kenntnisse

Langjährige kaufmännische Erfahrung

Immobilien-/Baubranche-Bezug

Zahlenaffinität, strukturierte Arbeits

Deutsch fließend

Englisch von Vorteil

Diskretion

Tools

Notion

HubSpot

Missive

KI-Unterstützung

Jobbeschreibung

Assistenz der Geschäftsleitung mit Projektverantwortung (80 bis 100 %) CREATIO entwickelt Wohnbauten in der Deutschschweiz, mit Fokus auf die Region am Zürichsee. Aktuell entwickeln wir drei Projekte mit über 30 Einheiten und mehr als CHF 50 Mio. Volumen. Wir arbeiten mit einem festen Netzwerk externer Partner: Architektur, Bauleitung, Treuhand, Vermarktung. Intern sind wir bewusst schlank -- und genau deshalb suche ich dich.

Was dich erwartet

Du begleitest mich und unsere Projekte über den ganzen Weg: von der ersten Prüfung eines Grundstücks bis zur Schlüsselübergabe an die Käuferinnen und Käufer. Vor dem Kauf holst du die Informationen ein, auf denen unser Entscheid basiert, und führst die Gespräche dazu. Nach dem Kauf hältst du die vielen Beteiligten zusammen, damit Termine, Kosten und Zusagen nicht auseinanderlaufen. Darunter liegt die Assistenzarbeit, die uns beide freispielt: Inbox, Kalender, Korrespondenz. Und ein Teil der Arbeit ist schlicht Sachbearbeitung -- Belege, Zahlungen, Ablage. Ich suche eine langfristige Zusammenarbeit auf Augenhöhe. Offenheit für neue Aufgaben und Projekte jeder Art sowie die Motivation, CREATIO zu einem führenden Entwickler in der Region Zürichsee zu machen, sind zentral.

Deine Aufgaben

• Koordination unserer externen Planer, Bauleitungen, Notariate, Banken und Vermarkter -- du bist die zentrale Anlaufstelle und gehst Pendenzen nach, bis sie erledigt sind
• Abklärungen für neue Projekte: Grundbuch, Bau‑ und Zonenordnung, Gemeinde, Werke -- inklusive der Telefonate mit Maklern, Eigentümerschaften und Behörden
• Aufbereitung der Entscheidungsgrundlagen für Investitionsentscheide sowie der Unterlagen für Bank und Verwaltungsrat
• Begleitung der Mieterschaft einer Bestandsliegenschaft beim Auszug, inklusive Unterstützung bei der Ersatzwohnungssuche
• Inbox, Kalender, Telefon und Korrespondenz für mich und unsere Gesellschaften
• Vorbereitende Buchhaltung, Zahlungsverkehr und Ablage, in Zusammenarbeit mit unserem Treuhänder
• Planung und Durchführung von Events, inklusive Beschaffung von Marketingmaterial
• Besichtigungen sowie Aufbau der Kommunikation mit unseren Käuferinnen und Käufern
• Brainstorming mit mir, Reflexion strategischer Ideen und Vorbereitung von Verwaltungsratssitzungen

Was du mitbringst

• Mehrjährige Erfahrung in einer breiten kaufmännischen Rolle, idealerweise in einem kleinen Betrieb, wo es sonst niemanden gab
• Bezug zur Immobilien‑ oder Baubranche von Vorteil: Bewirtschaftung, Bauadministration, Architektur, Treuhand oder Vermarktung
• Sicherheit mit Zahlen und exakte Arbeitsweise: Zahlungsverkehr, Kontoabgleiche, Dateiablage und strukturierte Prozesse
• Freude daran, Menschen anzurufen und Dinge zu klären, statt zu warten, bis sich jemand meldet
• Sehr gutes Deutsch in Wort und Schrift, Englisch von Vorteil
• Struktur, Verbindlichkeit und Diskretion: Du arbeitest mit unseren Finanzen und teilweise mit privaten Themen
• Offenheit für digitale Werkzeuge; wir arbeiten mit Notion, HubSpot, Missive und KI‑Unterstützung
• Bereitschaft, dich in jedes Thema einzuarbeiten und Aufgaben zu übernehmen, von denen wir heute noch nicht wissen, dass sie uns erwarten

Was wir dir bieten

• Direkte Zusammenarbeit mit mir als Geschäftsführer, ohne Hierarchie dazwischen
• Echte Verantwortung: Du erhältst Entscheidungsbefugnisse, keine Freigabeschleifen für jede Kleinigkeit
• Einen Entwicklungspfad: CREATIO wird in den nächsten Jahren wachsen. Head of Operations oder Chief of Staff sind mögliche nächste Schritte für dich
• Flexible Zeiteinteilung, überdurchschnittliche Vergütung, 5 Wochen Ferien sowie einen guten Vorsorgeplan -- der Arbeitgeber übernimmt 70 % der BVG‑Beiträge
• Eintritt ab sofort oder nach Vereinbarung