Assistent:in der Institutsleitung 70–100 %

ZHAW Zurich University of Applied Sciences

Zürich

On-site

CHF 90,000 - 110,000

Full time

13 hours ago

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Job summary

Die ZHAW Zurich University of Applied Sciences sucht eine/n Assistent/in der Institutsleitung im Departement Angewandte Psychologie in Zürich. Sie entlasten die Institutsleitung organisatorisch, koordinieren Termine und unterstützen bei Verträgen, Finanzen sowie der digitalen Dokumentenablage.

Sie arbeiten eigenverantwortlich, kommunizieren sicher auf Deutsch und bringen idealerweise Englischkenntnisse mit. Die Position bietet abwechslungsreiche Aufgaben im Hochschul- und Forschungsumfeld.

Qualifications

Abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
Berufserfahrung in einer ähnlichen Funktion, ideal im Hochschul-/Bildungs- oder Forschungsumfeld.
Sicherer Umgang mit MS 365-Anwendungen, insbesondere SharePoint; offen für digitale Innovationen und KI-gestützte Tools.
Stilsichere Kommunikation in Deutsch; gute Englischkenntnisse von Vorteil.
Selbstständige, strukturierte und qualitätsorientierte Arbeitsweise; gutes Organisations- und Planungsvermögen.

Responsibilities

Administrative Unterstützung der Institutsleitung in allen Belangen des Tagesgeschäfts.
Sitzungs- und Veranstaltungsmanagement: Termine koordinieren, Vor-/Nachbereitung von Sitzungen, Protokolle führen, Veranstaltungen organisieren.
Vertrags- und Finanzadministration: Verwaltung von Forschungsverträgen; Unterstützung im Kreditoren-/Debitorenmanagement.
Sekretariats- und Kommunikationsaufgaben: zentrale Anlaufstelle, Anfragen koordinieren, Kontakte pflegen.
Digitale Dokumentenablage und SharePoint-Einführung: Neuorganisation und Pflege der Ablage unterstützen; SharePoint mitaufbauen.
Zusätzliche Aufgaben und Projekte: eigenverantwortlich Projekte leiten oder begleiten.

Skills

Organisationstalent

Sitzungsmanagement

Vertrags- und Finanzadministration

Sekretariats- und Kommunikationsauf

Selbstständigkeit

Education

Kaufmännische Grundausbildung

Tools

MS 365

SharePoint

Job description

Organisationstalent, Weitblick und Freude am Umgang mit Menschen zeichnen Sie aus? Als Assistent:in der Institutsleitung übernehmen Sie eine zentrale Drehscheibenfunktion und tragen aktiv zum Erfolg unseres Instituts für Mental Health bei. Es erwartet Sie ein vielseitiges Aufgabengebiet mit spannenden organisatorischen Herausforderungen und abwechslungsreichen Tätigkeiten im Hochschul- und Forschungsumfeld. Freuen Sie sich auf ein kollegiales und wertschätzendes Miteinander sowie die Zusammenarbeit in einem engagierten Team.

Departement:

Angewandte Psychologie

Arbeitsbeginn:

Ab sofort oder nach Vereinbarung. Bewerbungsfrist: 30. Oktober 2026. Potenzielle Erstgespräche finden am 9. und 12. November 2026 vor Ort in Zürich statt. Wir bitten Sie, diese Termine nach Möglichkeit bereits vorzumerken.

Aufgaben

Administrative Unterstützung der Institutsleitung: Mit Ihrem Organisationstalent entlasten Sie die Institutsleitung in sämtlichen administrativen und organisatorischen Belangen des Tagesgeschäfts.
Sitzungs- und Veranstaltungsmanagement: Sie koordinieren Termine, übernehmen die professionelle Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, führen Protokolle und sorgen für die reibungslose Organisation und Durchführung interner und externer Veranstaltungen.
Vertrags- und Finanzadministration: Die Verwaltung von Forschungsverträgen sowie die Unterstützung im Kreditoren- und Debitorenmanagement gehören zu Ihrem vielseitigen Aufgabengebiet.
Sekretariats- und Kommunikationsaufgaben: Als zentrale Anlaufstelle behalten Sie den Überblick, koordinieren Anfragen und pflegen den Kontakt zu internen und externen Anspruchsgruppen.
Digitale Dokumentenablage und SharePoint-Einführung: Sie unterstützen die Neuorganisation und Pflege der digitalen Dokumentenablage und wirken bei der Einführung von SharePoint mit.
Übernahme von zusätzlichen Aufgaben und Projekten: Abhängig von Ihrem Kompetenzprofil und Interesse leiten oder begleiten Sie eigenverantwortlich Projekte, entwickeln administrative Abläufe weiter und unterstützen die kontinuierliche Professionalisierung und organisatorische Weiterentwicklung des Instituts.

Profil

Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation und bringen fundierte administrative Kenntnisse mit.
Idealerweise konnten Sie bereits Berufserfahrung in einer vergleichbaren Funktion sammeln, vorzugsweise im Hochschul-, Bildungs- oder Forschungsumfeld.
Der sichere Umgang mit den MS-365-Anwendungen, insbesondere SharePoint, gehört für Sie zum Arbeitsalltag. Sie sind offen für digitale Innovationen sowie den Einsatz KI-gestützter Tools.
Sie kommunizieren stilsicher und adressatengerecht in deutscher Sprache. Gute Englischkenntnisse sind von Vorteil.
Zu Ihren Stärken zählen Selbstständigkeit, eine strukturierte und exakte Arbeitsweise sowie ein ausgeprägtes Qualitäts- und Verantwortungsbewusstsein.
Auch in einem dynamischen und anspruchsvollen Umfeld behalten Sie den Überblick, setzen Prioritäten gezielt und überzeugen durch ausgeprägte Organisations- und Planungsfähigkeiten.

Dafür stehen wir

Die ZHAW Zürcher Hochschule für Angewandte Wissenschaften ist mit über 14'000 Studierenden und über 11'000 Weiterbildungsteilnehmenden sowie mit rund 3'700 Mitarbeitenden eine der grössten Mehrsparten-Fachhochschulen der Schweiz.

Das Departement Angewandte Psychologie bietet ein umfassendes Angebot in Aus- und Weiterbildung, vielfältige Beratungsleistungen sowie praxisnahe Forschungsprojekte. In dieser Breite ist die Psychologie an einer Schweizer Hochschule einzigartig vertreten. Seit 1923 schaffen wir neues Wissen, verbinden psychologische Erkenntnisse mit den Herausforderungen der Praxis und stellen unsere Expertise Wirtschaft, Verwaltung und Gesellschaft zur Verfügung.

Das Departement vereint drei Institute: das IAP Institut für Angewandte Psychologie, das Institut für Mensch, Gesellschaft und Technologien sowie das Institut für Mental Health. Gemeinsam stehen sie für eine wissenschaftlich fundierte, qualitativ hochstehende und gesellschaftlich relevante Psychologie mit starkem Praxisbezug.

Die ZHAW setzt sich für geschlechtergemischte und diverse Teams ein, um Gleichstellung, Vielfalt und Innovation zu fördern.

What you can expect