Assistant·e administratif·ve à 50%

Ville de Prilly; Prilly; Vor Ort; CHF 35.000 - 52.000; Teilzeit

Zusammenfassung

Ville de Prilly sucht eine Administrative Assistenz (50%) zur Unterstützung des Kinderbetreuungsdienstes. Sie empfangen Familien, geben Auskünfte telefonisch und am Empfang, und leiten Anfragen weiter.

Sie verwalten Wartelisten, pflegen Informationen, bereiten Abrechnungen und Statistiken vor und arbeiten eng mit Netzwerken und FAJE zusammen. Erwartet wird eine kaufmännische Grundbildung, mehrjährige Administrativexperience, IT‑Tools‑Sicherheit und exzellente Französischkenntnisse.

Qualifikationen

• Kaufmännische Grundbildung (EFZ) oder gleichwertige Ausbildung.
• Mehrjährige Erfahrung im administrativen Bereich.
• Französisch beherrschen in Wort und Schrift.
• Gute IT-Tools Kenntnisse.

Aufgaben

• Empfang und Auskunftserteilung für Familien, telefonisch und am Empfang des Dienstes.
• Verwaltung der Wartelistenanmeldungen auf dem Kibe-Portal und Aktualisierung der Informationen und Dokumente.
• Verfolgung der Kommunikation mit den Familien bezüglich ihrer Anmeldungen und Anliegen.
• Verwaltung der allgemeinen E-Mail-Adresse des Dienstes, Bearbeitung der Anfragen und deren Nachverfolgung.
• Erstellung und Nachverfolgung von Vereinbarungen und internen Abrechnungen zwischen Netzwerken.
• Vorbereitung von Abrechnungen, Statistiken und Daten für kantonale Instanzen und die Stiftung für Tagesbetreuung von Kindern (FAJE).
• Aktualisierung von Formularen, Genehmigungen und administrativen Dokumenten des Netzwerks.
• Verfassen und Bearbeiten der laufenden administrativen Korrespondenz.
• Allgemeine Unterstützung für den reibungslosen Ablauf des Sekretariats und des Kinderbetreuungsdienstes.

Kenntnisse

Français perfekt

Teamfähigkeit

Organisation

IT‑Kenntnisse

Ausbildung

Kaufmännische Grundbildung (EFZ)

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

Die Gemeindeverwaltung der Stadt Prilly setzt sich für eine qualitative und harmonische städtische Entwicklung der Gemeinde und der Region ein, um so ein hohes Leistungsniveau zugunsten der gesamten Bevölkerung zu gewährleisten.

Der Kinderbetreuungsdienst bietet Betreuungsleistungen für Kinder bis 12 Jahre im Rahmen des Gesetzes über die Tagesbetreuung von Kindern (LAJE) an, die es den Eltern ermöglichen, Familie und Beruf besser zu vereinbaren.

Sie mögen den Kontakt, Organisation und möchten zu einer Aufgabe im Dienst der Familien beitragen?
Die Stadt Prilly engagiert sich täglich für eine qualitativ hochwertige Betreuung der Kinder und ihrer Familien. Im Rahmen der Schaffung dieser neuen Stelle suchen wir eine/n:

Administrative Assistenz 50%

Was werden Sie konkret tun?

• Empfang und Auskunftserteilung für Familien, telefonisch und am Empfang des Dienstes, sowie Weiterleitung an die zuständigen Ansprechpartner/innen
• Verwaltung der Wartelistenanmeldungen auf dem Kibe-Portal und Aktualisierung der Informationen und Dokumente
• Verfolgung der Kommunikation mit den Familien bezüglich ihrer Anmeldungen und Anliegen
• Verwaltung der allgemeinen E-Mail-Adresse des Dienstes, Bearbeitung der Anfragen und deren Nachverfolgung
• Erstellung und Nachverfolgung von Vereinbarungen und internen Abrechnungen zwischen Netzwerken
• Vorbereitung von Abrechnungen, Statistiken und Daten für kantonale Instanzen und die Stiftung für die Tagesbetreuung von Kindern (FAJE)
• Aktualisierung von Formularen, Genehmigungen und administrativen Dokumenten des Netzwerks
• Verfassen und Bearbeiten der laufenden administrativen Korrespondenz
• Allgemeine Unterstützung für den reibungslosen Ablauf des Sekretariats und des Kinderbetreuungsdienstes.

Ihr Profil

• Sie verfügen über eine kaufmännische Grundbildung (EFZ) oder eine gleichwertige Ausbildung
• Ein Arbeitsumfeld, in dem Ihre Arbeit konkret dazu beiträgt, die Anliegen der Familien zu erleichtern und den reibungslosen Betrieb des Tagesbetreuungsnetzwerks sicherzustellen
• Sie bringen mehrere Jahre Erfahrung im administrativen Bereich mit, idealerweise im Kinderbetreuungssektor
• Sie sind sehr sicher im Umgang mit den gängigen IT-Tools
• Sie beherrschen Französisch in Wort und Schrift perfekt
• Ihr Sinn für Prioritäten und Verantwortung ermöglicht es Ihnen, mehrere Aufgaben gleichzeitig effizient zu bewältigen
• Sie sind kontaktfreudig und schätzen die Teamarbeit
• Diskret und respektvoll, sind Sie zudem dynamisch

Wir bieten Ihnen:

• Die Möglichkeit, eine vielseitige Stelle im Zentrum des Austauschs mit Familien und verschiedenen Netzwerkpartnern in einem dynamischen und kooperativen kommunalen Umfeld zu übernehmen
• Eine selbständige, abwechslungsreiche und herausfordernde Tätigkeit

Bewerbungsschluss: 30. September 2026

Arbeitsbeginn: Januar 2027 oder nach Vereinbarung