Administrative Assistant, Child Care Services (Part-Time)

Ville de Prilly; Prilly; Vor Ort; CHF 35.000 - 52.000; Teilzeit

Zusammenfassung

Ville de Prilly sucht eine Administrative Assistenz (50%) zur Unterstützung des Kinderbetreuungsdienstes. Sie empfangen Familien, geben Auskünfte telefonisch und am Empfang, und leiten Anfragen weiter.

Sie verwalten Wartelisten, pflegen Informationen, bereiten Abrechnungen und Statistiken vor und arbeiten eng mit Netzwerken und FAJE zusammen. Erwartet wird eine kaufmännische Grundbildung, mehrjährige Administrativexperience, IT‑Tools‑Sicherheit und exzellente Französischkenntnisse.

Qualifikationen

• Kaufmännische Grundbildung (EFZ) oder gleichwertige Ausbildung.
• Mehrjährige Erfahrung im administrativen Bereich.
• Französisch beherrschen in Wort und Schrift.
• Gute IT-Tools Kenntnisse.

Aufgaben

• Empfang und Auskunftserteilung für Familien, telefonisch und am Empfang des Dienstes.
• Verwaltung der Wartelistenanmeldungen auf dem Kibe-Portal und Aktualisierung der Informationen und Dokumente.
• Verfolgung der Kommunikation mit den Familien bezüglich ihrer Anmeldungen und Anliegen.
• Verwaltung der allgemeinen E-Mail-Adresse des Dienstes, Bearbeitung der Anfragen und deren Nachverfolgung.
• Erstellung und Nachverfolgung von Vereinbarungen und internen Abrechnungen zwischen Netzwerken.
• Vorbereitung von Abrechnungen, Statistiken und Daten für kantonale Instanzen und die Stiftung für Tagesbetreuung von Kindern (FAJE).
• Aktualisierung von Formularen, Genehmigungen und administrativen Dokumenten des Netzwerks.
• Verfassen und Bearbeiten der laufenden administrativen Korrespondenz.
• Allgemeine Unterstützung für den reibungslosen Ablauf des Sekretariats und des Kinderbetreuungsdienstes.

Kenntnisse

Français perfekt

Teamfähigkeit

Organisation

IT‑Kenntnisse

Ausbildung

Kaufmännische Grundbildung (EFZ)

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

Ville de Prilly sucht eine Administrative Assistenz (50%) zur Unterstützung des Kinderbetreuungsdienstes. Sie empfangen Familien, geben Auskünfte telefonisch und am Empfang, und leiten Anfragen weiter.

Sie verwalten Wartelisten, pflegen Informationen, bereiten Abrechnungen und Statistiken vor und arbeiten eng mit Netzwerken und FAJE zusammen. Erwartet wird eine kaufmännische Grundbildung, mehrjährige Administrativexperience, IT‑Tools‑Sicherheit und exzellente Französischkenntnisse.