Assistant administratif H/F 50 %

urbaplan sa; Neuenburg; Vor Ort; CHF 39.000 - 58.000; Teilzeit

Zusammenfassung

urbaplan sa Neuchâtel recherche un/une Assistant administratif H/F à 50% pour rejoindre l’équipe locale (6 personnes). Vous assurerez le bon fonctionnement administratif et organisationnel de la succursale, au contact des équipes et des partenaires.

Vos missions couvrent le support administratif, la gestion des agendas, l’accueil, la caisse et les achats courants, le suivi des appels d’offres et l’appui à la facturation.

Qualifikationen

• Support administratif de la succursale: accueil et réception, gestion de la correspondance, relecture et mise en page de rapports.
• Gestion organisationnelle: agendas, réservations des salles, organisation des déplacements et remplacements, gestion de l’économat et des prestataires.
• Suivi administratif des appels d’offres: collecte et contrôle des pièces, mise en forme des dossiers, envoi et suivi.
• Soutien aux collaborateurs: accueil des nouveaux, suivi des besoins logistiques et appui administratif à la facturation.
• Réception téléphonique: permanence téléphonique pour l’ensemble des succursales.

Aufgaben

• Assurer le bon fonctionnement administratif et organisationnel de la succursale.
• Gérer l’accueil, la correspondance, les dossiers et les bases de données.
• Organiser les réunions, déplacements et événements; tenir la caisse et achats courants.
• Suivre les appels d’offres et soutenir les collaborateurs.

Kenntnisse

Initiative et proactivité

Relationnel et rigueur

Maîtrise informatique

Organisation et priorisation

Intérêt IA

Ausbildung

Swiss Federal VET Diploma (ou équivalent)

Tools

Abacus

Adobe InDesign

Microsoft Office

Google Workspace

Jobbeschreibung

Assistant administratif H/F 50 %

urbaplan sa Vacant since : 28.09.2026 Number of jobs : 1 2000 Neuchâtel (NE) 50% By agreement Permanent

En lien étroit avec l’équipe de Neuchâtel (6 personnes) et les autres secrétariats d’urbaplan, tu assures le bon fonctionnement administratif et organisationnel de la succursale.

Tes principales missions sont :

• Support administratif de la succursale : accueil et réception physique et téléphonique, gestion de la correspondance, relecture et mise en page de rapports, suivi de bases de données et classement, gestion des impressions et montage des dossiers officiels,
• Gestion organisationnelle de la succursale : suivi des agendas et réservation des salles, organisation des séances et événements, coordination des besoins liés aux déplacements, vacances et remplacements, gestion de l’économat et des prestataires, tenue de la caisse et achats courants.
• Suivi administratif des appels d’offres : collecte et contrôle des pièces, mise en forme des dossiers, envoi et suivi administratif.
• Soutien aux collaborateurs- trices : accueil des nouvelles et nouveaux collaborateurs- trice- s, suivi des besoins logistiques et appui administratif à la facturation.
• Réception téléphonique : participation à la permanence téléphonique pour l’ensemble de nos succursales, en coordination avec les autres secrétariats.

Ton profil :

• Esprit d'initiative et proactivité : tu anticipes les besoins et soutiens efficacement l'équipe au quotidien.
• Aisance relationnelle et rigueur : tu communiques avec facilité et assure une communication écrite de qualité. Un excellent niveau de français est indispensable ; l'allemand et/ou l'anglais constituent un atout.
• Maîtrise des outils numériques : tu disposes d’une très bonne maîtrise de Microsoft Office, de Google Workspace (Docs, Sheets, Drive) ou souhaite devenir rapidement autonome avec ces outils. La connaissance d’Abacus, de la suite Adobe, notamment InDesign, est un plus.
• Organisation et gestion des priorités : tu sais hiérarchiser les tâches et les urgences avec méthode, autonomie et fiabilité.
• Intérêt pour l'intelligence artificielle : tu es à l'aise avec les outils d’IA pour gagner en efficacité dans tes tâches et ton organisation.

Tes atouts personnels :Tu te distingues par une attitude positive et orientée solutions, un sens développé du service, un bon esprit de coopération ainsi que par ta précision et ton souci du détail. La nature de la fonction requiert également discrétion et respect strict de la confidentialité.

Notre offre :Une grande diversité de mandats dans un cadre de travail stimulant au sein d’une équipe pluridisciplinaire, dynamique et fortement engagée dans la transition écologique.L’entreprise est certifiée B Corp, une démarche qui témoigne de notre engagement en matière de responsabilité sociale et environnementale.Nous offrons un budget dédié à la formation continue ainsi que de nombreux avantages en matière de prestations sociales. Plus d’information sous urbaplan.ch

Entrée en fonction : de suite ou à convenirLieu de travail : NeuchâtelTaux d’occupation : 50 %, réparti idéalement sur 4 joursHoraire : 8h00 à 12h00 et 13h00 à 17h00Environnement de travail : poste au sein d’un espace de travail partagé.

• Work location 2000 Neuchâtel (NE)
• Workload 50%
• Employment start By agreement
• Employment duration Permanent
• Qualification skilled
• Work experience More than 3 years
• Education Vocational education and training with the Swiss Federal VET Diploma or equivalent
• French Orally : Very good knowledge Written : Very good knowledge