Administrative Assistant 50%

TBWA Switzerland AG; Zürich; Vor Ort; CHF 30.000 - 42.000; Teilzeit

Zusammenfassung

TBWA Zürich sucht per Oktober 2026 eine:n Administrative Assistant (50%). Du bist der Empfang des Hauses, betreust eigenständig das Office Management und koordinierst Termine, Reisen und Events für das Team.

Du arbeitest eng mit der Buchhaltung zusammen und unterstützt Lernende im Office-Umfeld. Du bringst eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung sowie mehrjährige Empfangserfahrung mit, beherrscht Deutsch und Englisch sicher und arbeitest strukturiert, zuverlässig und serviceorientiert.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und mehrjährige Empfangserfahrung.
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse.
• Ausgeprägtes Dienstleistungsverständnis und Organisationsstärke.
• Sicherer Umgang mit Office-Programmen (Word, Excel).
• Flexibilität bei Arbeitszeiten und Bereitschaft zu Events.

Aufgaben

• Empfang von Gästen, Kunden und Partnern mit positiver Energie.
• Eigenständige Betreuung des Office Managements – Telefon, Post, Termine, Catering.
• Unterstützung der Buchhaltung – Belege und Budgetübersicht.
• Sorgfältige Gewährleistung effizienter Arbeitsabläufe und Einhaltung von Qualitätsstandards.
• Mitbetreuung der Lernenden und Ansprechpartner:in für die NachwuchsMitarbeiter im Office Management.

Kenntnisse

Kundenempfang

Organisationstalent

Office-Programme

Teamfähigkeit

Flexibilität

Deutsch/Englisch

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Word

Excel

Jobbeschreibung

TBWA\\Zürich ist eine der führenden Kreativagenturen in der Schweiz. Wir machen keine halben Sachen - «The Disruption Company» ist unsere Ansage an den Markt und unser Skull-Zeichen für unseren Anspruch: unkonventionell, gemeinschaftlich und immer hart am Wind.

Du willst Verantwortung übernehmen, Abläufe im Griff haben und dafür sorgen, dass im Hintergrund alles rund läuft? Dann bist du bei uns richtig. Wir suchen per Oktober 2026 oder nach Vereinbarung eine:n

Administrative Assistant 50%

Deine Mission

• Kommunikationsstarke und teamfähige Persönlichkeit: Der Empfang ist dein Revier, du begrüsst Gäste, Kunden und Partner mit deiner positiven Energie
• Hands-on & eigenständig: Eigenverantwortliche Betreuung des Office Managements – du sorgst dafür, dass alles reibungslos läuft – Telefon, Post, Termine mit Lieferanten, Catering bei KundenbesuchenMit Blick auf das Ganze: Du bist ein Organisationstalent und behältst auch bei Zeitdruck den Überblick. Getränke, Büromaterial sind stets aufgefüllt, du planst und koordinierst Events und organisierst Reisen für das Team (Flüge, Transfers & Hotels).
• Zuverlässig & detailorientiert: Du unterstützt die Buchhaltung – Rechnungen, Belege, Budgtet-Übersicht
• Strukturiert & sorgfältig: Gewährleistung effizienter Arbeitsabläufe, sowie Sicherstellung der Einhaltung von Qualitätsstandards
• Mitbetreuung unserer Lernenden: du bist Ansprechpartner:in unserer jungen Generation im Office Management und motivierst sie in ihrer Selbstständigkeit

Deine Skills

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und mehrjährige Berufserfahrungen am Empfang
• Fliessende Sprachkenntnisse auf Deutsch und Englisch
• Ausgeprägtes Dienstleistungsverständnis, Organisationsgeschick und Freude im Umgang mit Menschensehr strukturierte und selbstständige Arbeitsweise auch bei hoher Arbeitsauslastung
• Sicherer Umgang mit den Office Programmen (Word, Excel etc.)
• Flexibilität bei den Arbeitszeiten sowie Bereitschaft bei zusätzlichen Events mitzuwirken

Was dich bei uns erwartet.

• Ein dynamisches und motiviertes Team, das rockt
• Lage ist direkt am Zürichsee
• Kein 0815-Job, 40 h Arbeitswoche
• Spannende Kund:innen und Projekte

Klingt nach Dir?

Dann bist du genau richtig bei uns.

Unser Bewerbungsprozess

1. Profil-Check:Wir scannen kurz deinen CV und wenn du uns neugierig machst, folgt ein knackiger Kennenlern-Call.
2. Deep Dive:Im ersten Treffen gehen wir in die Tiefe und finden heraus, ob wir miteinander harmonieren.
3. Schnuppertag & Team-Vibe:Abschliessend lernst du unser Team kennen - denn nur wenn der Vibe stimmt, sind wir alle happy!