Administrative Assistant

Roche Holding AG; Zug; Vor Ort; CHF 60.000 - 90.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Roche Holding AG in der Schweiz sucht eine/n Administrative Assistant, der das DOP-Team in globalen Beschaffung unterstützt. Zu den Aufgaben gehören organisatorische und administrative Assistenz, Onboarding neuer Mitarbeitender sowie Koordination von Reisen, Meetings und Events.

Er/Sie verfügt über einen Hochschulabschluss oder KV, 1–3+ Jahre Erfahrung, starke Englisch- und Deutschkenntnisse, und sichere Beherrschung von Google Workspace und MS Office.

Qualifikationen

• Universitätabschluss oder KV bevorzugt, mit 1–3+ Jahren Erfahrung in einer administrativen oder Business-Support-Rolle.
• Gute Kenntnisse in Google Workspace und MS Office sowie Grundkenntnisse in Monday.com sind vorteilhaft.
• Gute Englisch- und Deutschkenntnisse (Sprechen und Schreiben) sind Pflicht.

Aufgaben

• Umfassende administrative Unterstützung der DPLT-Führungskräfte, Inbox-Management, komplexe globale Kalenderplanung und abteilungsübergreifende Back-up-Bereitschaft.
• Reise- und Veranstaltungskoordination inklusive End-to-End-Logistik und Spesenabrechnung.
• Vollständiger Onboarding-Lifecycle für neue Direct-Procurement-Mitarbeitende, einschließlich Bereitstellung von Hardware/Software und Trainingspfade.
• Kooperation mit People Leaders bei der Implementierung der Training Matrix und aktive Begleitung des Prozesses.
• Bereitstellung von Workforce-Administration, Zeitmanagement-Systemunterstützung und HR-Verwaltung für externe Mitarbeitende und Berater.
• Unterstützung des Leadership-Teams bei Operationen, Huddles und Workshops; Verfolgung von Action Items in Monday.com.

Kenntnisse

Google Workspace

MS Office

Englisch

Deutsch

Ausbildung

Universitätabschluss oder KV

Tools

Monday.com

SAP

Simplebuy (myBuy)

Cornerstone LMS

Jobbeschreibung

Bei Roche kannst du ganz du selbst sein und wirst für deine einzigartigen Qualitäten geschätzt. Unsere Kultur fördert persönlichen Ausdruck, offenen Dialog und echte Verbindungen. Hier wirst du für das, was du bist, wertgeschätzt, akzeptiert und respektiert. Dies schafft ein Umfeld, in dem du sowohl persönlich als auch beruflich wachsen kannst. Gemeinsam wollen wir Krankheiten vorbeugen, stoppen und heilen und sicherstellen, dass jeder Zugang zur Gesundheitsversorgung hat – heute und in Zukunft. Werde Teil von Roche, wo jede Stimme zählt.

Die Position

At Roche, we do now what patients need next. Global Diagnostics Procurement (DOP) is a high-performing, world-class team of approximately 200 enthusiastic professionals committed to driving value with our suppliers worldwide. Operating from diverse, multicultural locations globally, we source and manage our supplier base, develop and execute category strategies, and continually digitize processes to support sustainable business growth. If you aspire to make a significant impact, DOP is the place for you.

The Opportunity

As an Administrative Assistant, your day-to-day responsibilities will focus on Organizational & Administrative Support, Onboarding & HR Administration, and Team Coordination & Digital Workplace, including:

• Executive & Operational Support: Provide high-level administrative support to DPLT leaders, including proactive inbox management, complex global calendar scheduling, and active cross-team backup coverage.

• Travel & Event Coordination: Manage end-to-end business travel logistics and expense reporting, alongside the full-lifecycle planning and execution of meetings, seminars, and team events.

• New Hire Onboarding: Manage the full onboarding lifecycle for new Direct Procurement employees, including administrative requests (hardware/software provisioning) and evaluating/assigning appropriate training paths.

• Training Matrix Implementation: Partner closely with People Leaders to ensure the smooth transition and implementation of the Training Matrix, providing active guidance throughout the process.

• Workforce Administration: Provide time-management system support to the Procurement team and handle HR administration for external employees and consultants.

• Support Leadership Team operations, huddles, and workshops by tracking action items on Monday.com or related platforms.

• Help maintain the department’s internal G-Site, standard operating procedures (SOPs), and resource templates.

Who You Are

To be successful in this role, you will ideally bring the following qualifications and competencies:

• Education & Experience: University degree or commercial apprenticeship (KV) preferred, with 1 to 3+ years of experience in a similar administrative or business support role.

• Digital Savviness: Strong proficiency in Google Workspace (G-Suite, Google Drive, Calendar, G-Sites) and MS Office. Experience with task management tools like Monday.com is a strong plus.

• Language Skills: Business fluency in English and German (both spoken and written) is mandatory.

• Mindset & Working Style: Highly organized, proactive, discreet, and solution-oriented with strong attention to detail. Ability to work independently while acting as a collaborative team player.

• Nice to have: Familiarity with SAP, Simplebuy (myBuy), or Cornerstone LMS.

Wer wir sind

Eine gesündere Zukunft treibt uns zur Innovation an. Mehr als 100.000 Mitarbeiter weltweit arbeiten gemeinsam daran, wissenschaftliche Fortschritte zu erzielen und sicherzustellen, dass jeder Zugang zur Gesundheitsversorgung hat – heute und für zukünftige Generationen. Durch unser Engagement werden über 26 Millionen Menschen mit unseren Medikamenten behandelt und mehr als 30 Milliarden Tests mit unseren Diagnostik-Produkten durchgeführt. Wir ermutigen uns gegenseitig, neue Möglichkeiten zu erkunden, Kreativität zu fördern und hohe Ziele zu setzen, um lebensverändernde Gesundheitslösungen zu liefern.

Gemeinsam können wir eine gesündere Zukunft gestalten.

Roche ist ein Arbeitgeber, der die Chancengleichheit fördert.