Technicien.ne en administration – Soutien scientifique

CIUSSS du Nord-de-l'île-de-Montréal; Montreal (administrative region); Hybrid; CAD 42,000 - 54,000; Full time

Job summary

CIUSSS du Nord-de-l’Île-de-Montréal – Universitaire recherche une personne rigoureuse pour occuper le poste de technicien(ne) en administration, au soutien des équipes de recherche et au bon fonctionnement des activités administratives associées.

Vous collaborez avec les équipes scientifiques et administratives, assurez le suivi des documents, des procédures et contribuez à l’amélioration des outils et des processus liés aux activités scientifiques.

Qualifications

• Diplôme d’études collégiales en administration, bureautique, comptabilité ou domaine pertinent.
• Maîtrise parfaite de Word et Excel et aisance avec les outils collaboratifs.
• Maîtrise du français à l’oral et à l’écrit; connaissance fonctionnelle de l’anglais.
• Connaissance du milieu de la recherche ou intérêt marqué pour les environnements institutionnels.
• Combinaison formation/expérience admise.

Responsibilities

• Recevoir, traiter et suivre les courriels à la boîte de soutien scientifique.
• Accompagner les équipes dans les procédures et l’utilisation des outils institutionnels.
• Coordonner les demandes d’accès liées à la recherche (cartes, clés, Portail).
• Envoyer les boîtes d’archivage des documents andd’activités de recherche.
• Vérifier la documentation pour l’ouverture des comptes financiers de recherche.
• Réviser les réquisitions d’achat et les demandes de paiement et effectuer le suivi.
• Servir de liaison entre les équipes et les services des approvisionnements et des finances.
• Constituer et maintenir les registres institutionnels (subventions, contrats).
• Contribuer au développement et à l’amélioration des outils et structures de soutien.
• Réaliser des tâches administratives complexes liées au soutien scientifique.
• Effectuer les commandes pour l’équipe de direction selon les procédures.
• Coordonner les demandes d’interventions mineures avec les équipes d’exploitation des bâtiments.

Skills

Communication

Organisation

Rigueur

Autonomie

Discrétion

Éthique

Education

DEC en administration

DEC en bureautique

DEC en comptabilité

Tools

Microsoft Office

Outils collaboratifs

Job description

Mandat

Santé Québec Nord-de-l’Île-de-Montréal – Universitaire dessert une population de plus de 435
000 personnes et offre des services spécialisés et surspécialisés à 6 millions de Québécois de
différentes régions. L’établissement se distingue par son ouverture sur la communauté, la richesse
de son environnement multiculturel, ainsi que son engagement envers l’excellence et l’innovation.
La recherche y occupe une place importante, avec plus de 800 personnes réparties sur trois sites
: l’Hôpital du Sacré-Cœur-de-Montréal, l’Hôpital en santé mentale Rivière-des-Prairies et le Centre
Jean-Jacques-Gauthier. Reconnu par le Fonds de recherche du Québec, le Centre de recherche
regroupe plus de 250 chercheurs, près de 300 étudiants, résidents, fellows et stagiaires
postdoctoraux, qui participent activement à plus de 800 projets de recherche dans trois grands
secteurs : santé physique, recherche sociale et santé mentale.

Description du poste :

Sous l’autorité hiérarchique de l’administratrice soutien aux équipes de recherche, la personne
titulaire du poste de technicien.ne en administration collabore avec les équipes scientifiques,
administratives et de recherche afin d’assurer le bon fonctionnement des activités administratives
liées à la recherche au sein de Santé Québec Nord-de-l’Île-de-Montréal – Universitaire.
Nous recherchons une personne rigoureuse, organisée et orientée vers le service, capable
d’appuyer efficacement les équipes de recherche dans leurs démarches administratives et de
contribuer à l’amélioration continue des outils et des processus liés aux activités scientifiques.

• Recevoir, traiter et assurer le suivi des courriels transmis à la boîte générique de soutien scientifique ;
• Accompagner les équipes de recherche dans l’application des procédures administratives et l’utilisation des outils institutionnels ;
• Coordonner le traitement et le suivi des demandes d’accès liées aux activités de recherche, notamment les cartes, les clés, Nagano et le Portail ;
• Coordonner l’envoi des boîtes d’archivage des documents liés aux activités de recherche ;
• Vérifier la documentation requise pour l’ouverture des comptes financiers de recherche ;
• Réviser les réquisitions d’achat et les demandes de paiement, puis effectuer les suivis requis, au besoin ;
• Servir de point de liaison entre les équipes de recherche et les services des approvisionnements et des finances du Centre de recherche ;
• Consigner et tenir à jour les informations requises dans les registres institutionnels, notamment pour les subventions et les contrats ;
• Contribuer au développement, à la mise à jour et à l’amélioration d’outils et de structures répondant aux besoins des équipes de recherche ;
• Réaliser des tâches administratives complexes liées au soutien scientifique ;
• Effectuer les commandes nécessaires pour l’équipe de direction, conformément aux procédures applicables ;
• Coordonner les demandes d’interventions mineures avec les équipes responsables de l’exploitation des bâtiments.

Exigences

• Détenir un diplôme d’études collégiales en administration, en bureautique, en comptabilité ou dans toute autre discipline pertinente ;
• Posséder une excellente maîtrise des logiciels de la suite Microsoft Office, particulièrement Word et Excel, ainsi qu’une aisance avec les outils collaboratifs ;
• Excellente maîtrise du français : écrit, lu et parlé ;
• Connaissance fonctionnelle de l’anglais : écrit, lu et parlé ;
• Avoir une connaissance du milieu de la recherche ou un intérêt marqué pour les environnements de recherche institutionnels ;
• Toute combinaison de formation et d’expériences pourra être considérée.

Compétences recherchées :

• Fortes aptitudes en communication et en relations interpersonnelles ;
• Faire preuve d’un excellent sens de l’organisation, de rigueur, d’autonomie et d’un souci marqué du détail ;
• Démontrer une capacité à travailler en collaboration avec des équipes multidisciplinaires et à établir des relations professionnelles de qualité ;
• Faire preuve de discrétion, de jugement professionnel et d’un sens élevé de l’éthique dans le traitement de l’information ;