TECHNICIEN(NE) EN ADMINISTRATION - COMMISSARIAT AUX PLAINTES ET À LA QUALITÉ DES SERVICES

Santé Québec Laval; Laval; Hybrid; CAD 42,000 - 54,000; Full time

Job summary

Santé Québec Laval cherche une technicienne en administration pour assurer l’accueil des usagers et l’orientation des demandes. Vous recueillerez les renseignements, classerez les documents et acheminerez les dossiers vers les interlocuteurs appropriés dans un environnement hybride.

Vous soutiendrez le traitement des dossiers, la tenue des arborescences et du suivi, tout en garantissant confidentialité et traçabilité des actions dans les outils dédiés.

Qualifications

• Doit détenir un DEC en administration ou domaine connexe, ou DEC + AEC/mention pertinente.
• Expérience en service à la clientèle est un atout.
• Maîtrise du français écrit et oral et bonne connaissance des normes de confidentialité.

Responsibilities

• Accueil et réception des demandes; orientation vers les bons interlocuteurs.
• Analyse sommaire et tri des demandes selon les consignes.
• Ouverture et organisation des dossiers; respect des règles de confidentialité.
• Soutien administratif du traitement des dossiers et suivi des échéances.
• Documentation complète des démarches et traçabilité des actes dans les systèmes.
• Veille à la qualité administrative et à la correction des écarts.
• Compilation des données et soutien à la reddition de comptes.
• Soutien des agendas, rencontres et communication interne.
• Vigueur sur la sécurité et les procédures d’hygiène et d’urgence.

Skills

Discrétion

Écoute et tact

Rigueur

Organisation

Autonomie

Esprit de collaboration

Souci du détail

Education

DEC ou équivalent en administration/techniques

Tools

Word

Excel

PowerPoint

Job description

Mandat

*****Réservé aux employés de Santé Québec*****

Sous l’autorité de la directrice, la technicienne en administration constitue la principale porte d’entrée du Commissariat pour les usagers, leurs représentants, les collaborateurs et les partenaires. Elle reçoit les demandes, recueille les renseignements requis, les classe selon leur nature et les achemine à la personne appropriée. Elle organise également les communications et les suivis nécessaires au cheminement des dossiers. Le Commissariat exerce son mandat en toute indépendance, avec impartialité et rigueur, tout en collaborant étroitement avec les directions, les gestionnaires et les partenaires du territoire de Laval. La technicienne soutient administrativement chaque étape des dossiers, veille à la qualité et à la fiabilité des renseignements consignés et contribue à une gestion documentaire uniforme et rigoureuse. La qualité de son accueil et de ses suivis influence directement l’expérience des usagers et la crédibilité du Commissariat. Au sein d’une équipe collaborative et d’un environnement de travail hybride, elle travaille en complémentarité avec l’attachée de direction. Les deux fonctions partagent leurs connaissances et ajustent la répartition des tâches selon les besoins afin d’assurer la continuité des activités et de maintenir l’offre de service.

1. Assure l'accueil et la réception des demandes

• Assure la vigie des boîtes courriel et vocales générales, du courrier et des autres canaux de communication du
  Commissariat.
• Accueille les usagers, leurs représentants, les collaborateurs et les partenaires avec écoute, tact et professionnalisme.
• Recueille les renseignements nécessaires, répond aux questions de nature administrative et explique les principales étapes
  du cheminement d’une demande associée au régime d’examen des plaintes.

2. Analyse sommairement, classe et achemine les demandes

• Détermine la nature administrative de la demande selon les catégories et les consignes établies, sans se substituer à
  l’analyse professionnelle du dossier.
• Soumet les situations nécessitant une validation, achemine la demande à la personne ou à l’instance appropriée et organise
  les suivis requis.

3. Ouvre et organise les dossiers

• Crée les dossiers et leur arborescence dans les systèmes et répertoires autorisés.
• Applique les règles de nomenclature, de classement, de confidentialité et de conservation documentaire.
• Prépare et transmet les accusés de réception, formulaires, avis et autres documents administratifs requis.

4. Soutient administrativement le traitement des dossiers

• Soutient les membres de l’équipe pour les plaintes, les assistances, les interventions, les signalements et les autres activités
  relevant du Commissariat.
• Prépare, révise, met en forme, anonymise, transmet et classe les documents selon les consignes et les autorisations
  applicables.
• Coordonne la réception des documents et effectue les relances administratives nécessaires auprès des personnes et des
  instances concernées.

5. Documente les démarches et assure le suivi des échéanciers

• Consigne de façon complète et chronologique les démarches, les communications, les documents reçus et les suivis
  effectués dans SIGPAQS et les outils prévus.
• Tient à jour les échéanciers, les rappels et les tableaux de suivi, signale rapidement les situations nécessitant une attention
  particulière et assure la traçabilité des activités administratives.

6. Exerce une vigie de la qualité administrative des dossiers

• Vérifie la présence, la cohérence et le classement des renseignements et des documents requis, repère les écarts et
  contribue à leur correction.
• Participe à l’élaboration et à la mise à jour des modèles, des outils, des listes de contrôle et des procéduriers afin de favoriser
  des pratiques uniformes.

7. Compile les données et contribue à la reddition de comptes

• Effectue les extractions et les compilations nécessaires, tient à jour les tableaux de gestion et contribue à la validation de la
  qualité des données.
• Soutient la préparation des statistiques, des rapports annuels, des suivis de recommandations et des autres redditions de
  comptes.

8. Assure le soutien administratif général et la continuité des activités

• Soutient, au besoin, les agendas, les rencontres, le courrier, les commandes, les accès, les arrivées et les départs, les
  relevés de présence, les documents et les requêtes administratives.
• Travaille en complémentarité avec l’attachée de direction et contribue à une répartition souple des tâches afin de maintenir l’offre de service lors des absences, des périodes de pointe ou d’une réorganisation.

9. Voit à la sécurité des usagers

• Signale toute situation à risque et informe sa supérieure de tout incident ou accident dont elle est témoin.
• Applique les mesures d’hygiène de base, les mesures de prévention et de contrôle des infections ainsi que le plan des
  mesures d’urgence.
• Remplit, lorsque requis, le rapport d’incident ou d’accident.

Exigences

Doit détenir un diplôme d’études collégiales (DEC) en administration générale, en techniques de comptabilité et de gestion, en techniques de bureautique ou dans une autre discipline collégiale appropriée d’une école reconnue par le ministère compétent ou un diplôme d’études collégiales (DEC) combiné à un certificat universitaire de premier cycle pertinent ou une attestation d’études collégiales (AEC) pertinente de huit cents heures et plus combinée à de l’expérience pertinente au domaine visé. Cet emploi comprend également les personnes qui détiennent un certificat d’études collégiales en techniques administratives.

Expérience

• Une année d'expérience dans un poste similaire.
• Une expérience en service à la clientèle ou dans le réseau de la santé et des services sociaux constitue un atout.

Qualités personnelles

• Discrétion et respect de la confidentialité
• Écoute, tact et habiletés relationnelles
• Approche clientèle
• Rigueur, jugement et souci de la qualité
• Sens des responsabilités, de l’organisation et des priorités
• Autonomie et capacité d’adaptation
• Esprit de collaboration et d’entraide
• Souci du détail et esprit de synthèse

Qualités techniques

• Capacité à recueillir, organiser, documenter et transmettre l’information avec précision
• Capacité de rédaction, de révision et de mise en forme de documents
• Capacité à gérer simultanément plusieurs dossiers, suivis et échéanciers
• Aisance avec les outils technologiques et les systèmes de gestion de dossiers, un atout
• Connaissance de l’anglais, un atout
• Excellente maîtrise de la langue française tant à l’oral qu’à l’écrit (70%);
• Maîtrise des Logiciels Word et Excel niveau intermédiaire
• Maîtrise du logiciel PowerPoint niveau débutant;
• Vitesse de frappe au clavier 40 mots/minute;
• Test d’écriture et de gestion des priorités;